Đỏ, Vàng, Xanh Lá, Xanh Dương: bốn ngôn ngữ giao tiếp mà bạn PHẢI biết để kết nối với bất kỳ ai
Tại sao nói chuyện với một số người dễ dàng, còn người khác lại bất khả thi?
Với tổng cộng gần sáu năm kinh nghiệm làm Business Analyst (BA)—bao gồm 4 năm tại Úc và gần 2 năm tại Việt Nam (làm việc cho công ty có trụ sở Singapore)—ngôn ngữ chính trong mọi giao tiếp của mình với đồng nghiệp và khách hàng luôn là Tiếng Anh.
Trong suốt hành trình đó, nếu phải chọn ra một kỹ năng thách thức nhất và quan trọng nhất đối với một BA, đặc biệt là trong môi trường đa quốc gia, thì đó chắc chắn là Kỹ năng Giao tiếp.
Mình vẫn còn nhớ rất rõ những ngày đầu chập chững làm BA ở Úc. Vì chưa nắm vững cách giao tiếp hiệu quả, công việc trở nên khó khăn hơn mình tưởng rất nhiều.
1. Nỗi ám ảnh tên “Cô B”
Khoảng một năm đầu, nỗi ám ảnh lớn nhất của mình mang tên... khách hàng. Mình tạm gọi là Cô B. Bất cứ khi nào chuẩn bị cho buổi họp với Cô B, mình đều rơi vào trạng thái run bần bật, nói vấp, và không thể diễn đạt rõ ràng. Đã có những lúc, Cô B thẳng thắn nói:
“I don’t understand what you are trying to say” (Tôi không hiểu bạn đang cố gắng nói gì)
“What do you mean?” (Ý bạn là gì?)
Những lời đó khiến cơ thể mình như đóng băng. Mình sợ nói tiếng anh đến mức gần như chỉ dám nhắn tin thay vì trao đổi trực tiếp với không chỉ Cô B mà tất cả đồng nghiệp. Cảm giác run rẩy đặc biệt tăng lên khi làm việc với các cô chú lãnh đạo cấp cao những người cực kỳ bận rộn. Mỗi lần đặt câu hỏi phải thật nhanh chóng, rõ ràng và chính xác mà đó thường không phải cách mình giao tiếp.
Là người trẻ nhất trong đội BA, mình cũng mang những mặc cảm tự ti riêng. Mình đã nghĩ rằng kinh nghiệm ít ỏi là một phần khiến khách hàng nghi ngờ, quan ngại rằng mình không đủ kiến thức để giao tiếp. Mặc dù hiện tại mình đã tự tin hơn nhiều, không còn run sợ như xưa, nhưng kỹ năng giao tiếp vẫn luôn là một thử thách mình khao khát chinh phục không chỉ trong sự nghiệp mà còn trong mọi mối quan hệ xã hội.
Mình cứ thắc mắc mãi: Tại sao mình lại sợ giao tiếp với Cô B đến vậy?
2. Vấn đề từ chính cách giao tiếp của mình
Trong mọi tình huống, mình luôn có xu hướng trình bày vấn đề một cách cực kỳ chi tiết: đi từ bối cảnh, đến vấn đề cốt lõi, ảnh hưởng ra sao, và liệt kê hàng loạt các câu hỏi cần tìm câu trả lời. Mình cố gắng nhồi nhét thông tin vì sợ khách hàng thiếu dữ liệu.
Nhưng mình dần nhận ra điều bất thường: Mỗi khách hàng lại có một phản ứng hoàn toàn khác nhau.
Một số người kiên nhẫn lắng nghe, không phản ứng dữ dội nhưng không thể quyết đoán đưa ra câu trả lời
Ngược lại, có những người tỏ ra khó chịu vì họ không đủ kiên nhẫn nghe chi tiết, mà chỉ muốn câu hỏi ngắn gọn và tổng quát.
Mình hiểu ra rằng: Mình có vấn đề trong giao tiếp, và không thể áp dụng cùng một “công thức” trình bày cho tất cả mọi người. Nhưng làm thế nào để nhận biết từng đối tượng khách hàng khác nhau để giao tiếp cho phù hợp? Làm thế nào để “nói ngôn ngữ” mà họ muốn nghe?
Đây chính là lúc hệ thống phân loại giao tiếp theo 4 màu sắc đã thay đổi cách mình tiếp cận với vấn đề giao tiếp của bản thân. Bạn cùng mình khám phá ở phần tiếp theo nhé!
3. “Màu” của bản thân và người mình nói chuyện cùng là gì?
Trong quá trình tìm hiểu và học thêm về kĩ năng giao tiếp, mình có xem một video của Anh Vinh Giang mà thấy cực kì hữu ích. Khi ngẫm lại những vấn đề mình có trước kia là do mình chưa biết “màu” của đối tượng cụ thể là khách hàng mình sẽ giao tiếp nên dẫn đến trường hợp dùng một cách giao tiếp cho tất cả các đối tượng.
Trong video, Anh Vinh Giang chia sẻ về mô hình “Bốn Màu Giao Tiếp” dựa trên cuốn sách “Surrounded by Idiots” của Thomas Erikson.
Theo Thomas Erikson có 4 loại người trong giao tiếp (The Four Communicator Types) là Đỏ, Vàng, Xanh Lá và Xanh Dương.
Mỗi một loại màu sẽ có cách giao tiếp khác nhau vì vậy không hề có cách giao tiếp nào mà có thể phù hợp với tất cả, với mỗi một loại màu khác nhau mình cần tìm cách giao tiếp phù hợp với màu của họ để có thể đem lại hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên trước tiên bạn cần xác định mình thuộc nhóm màu nào.
3.1 Xác định màu sắc của bạn (Identifying your Color)
Bạn sẽ cần trả lời các câu hỏi dưới đây để xác định màu sắc của bản thân.
1. Bạn là người Hướng nội hay Hướng ngoại?
Hướng nội (Introverted): Xanh Dương (Blue) hoặc Xanh Lá (Green).
Hướng ngoại (Extroverted): Đỏ (Red) hoặc Vàng (Yellow).
2. Bạn thiên về Logic hay Cảm xúc?
Logic: Đỏ (Red) hoặc Xanh Lá (Green).
Cảm xúc (Emotional): Vàng (Yellow) hoặc Xanh Dương (Blue).
Bạn nói có Chủ đích (Deliberately) hay Nhanh chóng (Quickly)?
Chủ đích/Từ tốn: Xanh Lá (Green) hoặc Xanh Dương (Blue).
Nhanh chóng: Đỏ (Red) hoặc Vàng (Yellow).
Khi đánh giá bản thân mình tìm ra màu sắc là pha giữa màu Xanh Dương và Xanh Lá, tuy nhiên Xanh Dương chiếm ưu thế hơn. Cụ thể như sau:
Mình Hướng nội và có phần hướng ngoại: Xanh Dương (Blue) hoặc Xanh Lá (Green).
Mình thiên về cảm xúc: Xanh Dương (Blue)
Mình nói có chủ đích/từ tốn: Xanh Lá (Green) hoặc Xanh Dương (Blue)
3.2 Vấn đề và cách khắc phục (The problem and the solution)
Mọi người thường giao tiếp theo màu sắc mặc định của mình, cho rằng người khác cũng giao tiếp như vậy. Điều này dẫn đến mâu thuẫn và ngắt kết nối với những người khác màu (ví dụ: Đỏ nói chuyện với Đỏ thì tuyệt vời, nhưng Đỏ nói chuyện với các màu khác thì gây khó chịu). Cụ thể vấn đề gặp phải của mỗi màu như sau:
Đỏ: Bạn áp đảo người khác bằng phong cách nhanh, trực tiếp, hướng kết quả. Xanh Lá thấy bạn quá thúc ép. Vàng thấy bạn quá nghiêm túc. Xanh Dương thấy bạn liều lĩnh với chi tiết.
Điểm yếu: Nóng vội, đôi khi cứng rắn hoặc áp đặt.
Vàng: Bạn thường mất uy tín vì năng lượng cao. Phong cách dồi dào ý tưởng của bạn khiến Đỏ thấy thiếu tập trung, Xanh Lá thấy hỗn loạn, Xanh Dương thấy quá hời hợt.
Điểm yếu: Thiếu tập trung, hay quên chi tiết.
Xanh Lá: Bạn né tránh/chống lại mâu thuẫn. Điều này khiến Đỏ thấy thiếu quyết đoán, Vàng thấy nhàm chán, Xanh Dương thấy thiếu cam kết.
Điểm yếu: Khó thay đổi, thiếu quyết đoán.
Xanh Dương: Đôi khi bạn phức tạp hóa mọi thứ và quên đi niềm vui (Chính xác là mình :D). Nhu cầu sâu sắc về sự chính xác và chi tiết của bạn khiến Đỏ thấy quá chậm, Vàng thấy quá chỉ trích, Xanh Lá thấy quá soi mói.
Điểm yếu: Hay phê bình, quyết định chậm, ít linh hoạt.
Vấn đề thực sự xuất phát từ sự khác biệt trong phong cách giao tiếp.
Khi nhìn nhận lại, mình nhận ra bản thân thuộc nhóm Xanh Dương (Blue) luôn thích sự chi tiết, cụ thể và chính xác. Trong khi đó, khách hàng mà mình sợ hãi (Cô B) lại là một người Đỏ (Red) thiếu kiên nhẫn, quyết đoán và chỉ muốn đi thẳng vào kết quả. Chính sự khác biệt màu sắc này đã vô hình trung tạo ra rào cản, khiến mình càng sợ hãi mỗi khi phải đối mặt với họ.
Đây chính là cốt lõi của vấn đề: Như Anh Vinh Giang đã chỉ ra, khi chúng ta chỉ nói bằng “ngôn ngữ” của mình, chúng ta chỉ thực sự kết nối với những người cùng màu. Nhưng không phải ai cũng giống bạn.
Do đó, để giao tiếp hiệu quả hơn, chìa khóa là điều chỉnh cách truyền đạt và nói theo phong cách của đối phương ví dụ như trường hợp của mình với Cô B là từ bỏ sự chi tiết Xanh Dương để chuyển sang sự ngắn gọn, trực tiếp của người Đỏ để có thể tạo kết nối mạnh mẽ hơn.
Giải pháp là học cách điều chỉnh phong cách giao tiếp (nói “ngôn ngữ” của họ) để kết nối tốt hơn, mà không cần thay đổi bản chất của mình.
3.3 Cách giao tiếp với từng màu (How to Talk to Each Color)
Việc bạn điều chỉnh để phù hợp với từng màu cũng giúp người đối phương cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng kết nối. Dưới đây là cách bạn có thể giao tiếp với từng màu khác nhau.
Nói chuyện với Đỏ: Hãy trực tiếp, quyết đoán, tự tin, và sử dụng các khuôn khổ (frameworks). Họ tôn trọng tốc độ, sự rõ ràng và kết quả. Hãy bỏ qua sự dài dòng.
Nói chuyện với Vàng: Hãy nhiệt tình, tích cực, lôi cuốn. Họ phát triển mạnh nhờ năng lượng, ý tưởng và câu chuyện. Giữ cho cuộc trò chuyện nhẹ nhàng, vui vẻ.
Nói chuyện với Xanh Lá: Hãy bình tĩnh, kiên nhẫn và hỗ trợ. Họ coi trọng sự hài hòa và độ tin cậy. Hãy chậm lại, lắng nghe và tránh thúc ép quá nhanh.
Nói chuyện với Xanh Dương: Hãy chính xác, có cấu trúc và dựa trên sự thật. Họ quan tâm đến sự chính xác và quy trình. Hãy chuẩn bị kỹ, tôn trọng chi tiết, và tránh phóng đại (họ ghét điều đó).
Bạn có thể xem tóm tắt ở bảng tổng hợp dưới đây:
Nhờ vào khả năng linh hoạt và thấu cảm của bạn, bạn sẽ dễ dàng nói chuyện với người đối phương. Khả năng bước vào bất kỳ căn phòng nào và gặp gỡ mọi người, trong khi vẫn mang đến phiên bản mạnh mẽ nhất của chính mình đó là một siêu năng lực.
Hãy học cách linh hoạt như nước, thích ứng với hình dạng của vật chứa mà bạn được đổ vào.
4. Nắm Vững Ngôn Ngữ Của Mọi Người
Một bài học đắt giá cho bản thân mình và hi vọng sẽ hữu ích cho bạn đó là
Giao tiếp hiệu quả không phải là thay đổi bản thân, mà là điều chỉnh cách truyền đạt của bạn.
Việc nhận diện màu sắc của đối phương dù là sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay người thân và tạm thời “đổ” thông điệp của bạn vào “hình dạng” giao tiếp của họ, sẽ giúp thông điệp được tiếp nhận một cách dễ dàng, giảm thiểu xung đột, và xây dựng sự kết nối gần như tức thì đó.
Câu hỏi dành cho bạn sau khi đọc xong blog lần này là là màu sắc trong giao tiếp của bạn là gì? và bạn sẽ điều chỉnh như thế nào để có thể kết nối hiệu quả hơn với người đối phương?
Cám ơn bạn nhiều lắm đã đọc đến đây của blog tuần này, mình hi vọng bài viết đưa ra cách thức giúp bạn hiểu phong cách giao tiếp của bản thân và của mọi người xung quanh từ đó cải thiện khả năng kết nối và trò chuyện với không chỉ khách hàng mà với bất cứ ai.
Mỗi ngày chúng mình cố gắng rèn luyện một chút, chắc chắn sẽ có ngày mình có thể giao tiếp thông minh, EQ cao để tăng hiệu suất làm việc và chất lượng các mối quan hệ nè. Cố lên nhaa!
Mến thương,
Thơ Nguyễn