Những Kỹ Năng Cơ Bản Cho Business Analyst (Phần 2)
Một trong những kĩ năng cốt lõi và quan trọng nhất theo suốt hành trình của Business Analyst
Sau khi kết thúc phần 1 của chuỗi những kĩ năng cơ bản, bài viết này là phần 2 của nhóm kĩ năng quan trọng dành cho BA. Mình đã từng không tìm hiểu kĩ càng kĩ năng này và đã rất nhiều lần chật vật vì thiếu cả kiến thức lẫn kinh nghiệm thực tế áp dụng từ kĩ năng này. Vì vậy ở phần 2 này mình muốn tập trung đến chỉ kĩ năng phân tích (Analytical Skill). Kĩ năng này sẽ hỗ trợ BA từ khi bắt đầu tham gia dự án, trong quá trình triển khai xây dựng sản phẩm đến bước hoàn thiện và đi vào sử dụng. Vì vậy kĩ năng này cực kì quan trọng mà BA nào cũng cần phải nắm vững và rèn luyện qua thời gian.
Nếu bạn chưa đọc phần 1 có thể tham khảo ở đây
Kĩ năng thu thập yêu cầu và hợp tác (Elicitation and Collaboration Skills)
Kĩ năng mô hình hoá (Modelling Skills)
Kỹ năng Triển Khai Chi Tiết Nhu Cầu & Giải Pháp (Requirements & Solution Documentation)
Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving Skill)
Qua phần 2 này mình hi vọng bạn sẽ nắm rõ hơn về:
5.1 Kĩ năng phân tích là gì?
5.2 Năng lực cốt lõi của kĩ năng phân tích bao gồm:
Creative Thinking (Tư duy sáng tạo)
Decision Making (Kĩ năng ra quyết định)
Learning (Học tập hoặc tiếp thu kiến thức)
Systems Thinking (Tư duy hệ thống)
Conceptual Thinking (Tư duy Khái niệm/ Tổng quát)
Visual Thinking (Tư duy trực quan)
5. Kĩ năng phân tích (Analytical Skill)
Khi làm BA, bạn thường tiếp nhận rất nhiều thông tin từ nhiều bên liên quan khác nhau. Tuỳ từng đặc thù của doanh nghiệp hay dự án mà các thông tin sẽ thuộc các lĩnh vực với kiến thức ngành khác nhau. Tuy nhiên, đặc điểm chung đó là khối lượng thông tin rất lớn đòi hỏi BA phải biết cách sắp xếp và hệ thống lại giúp dễ hiểu, dễ tìm đồng thời dễ trao đổi với các bên khác khau.
Ví dụ việc có tiếp nhận rất nhiều các yêu cầu ở mức tổng quát (high-level) từ phía khách hàng, những yêu cầu này thường chung chung và chưa rõ ràng. Có kĩ năng và tư duy phân tích giúp BA tìm hiểu rõ được những vấn đề nhức nhối mà doanh nghiệp đang gặp phải ở mức cụ thể hơn (detail-level). Việc quan trọng là tìm ra vấn đề đằng sau những yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, kĩ năng và tư duy phân tích giúp BA tìm ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng và trình bày chúng một cách dễ hiểu nhất.
Ngoài ra, có tư duy và kĩ năng phân tích còn giúp BA nhìn yêu cầu và giải pháp một cách tổng quan nhất, từ đó tìm ra sự ảnh hưởng của giải pháp với các thành phần khác của hệ thống. Việc này giúp BA tìm ra các lỗ hổng mà team đã chưa cân nhắc. Vậy kĩ năng phân tích cụ thể là gì? Mình bắt đầu tìm hiểu nhé!
5.1 Kĩ năng phân tích là gì?
Theo BABOK, tư duy phân tích giúp BA hiểu rõ vấn đề và cơ hội, xác định những thay đổi mang lại giá trị cao nhất, và đánh giá tác động của các thay đổi đó với sự tham gia của các bên liên quan.
BA vận dụng kỹ năng này bằng cách nhanh chóng tiếp nhận và chọn lọc thông tin từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau (sơ đồ, phản hồi khách hàng, tài liệu, dữ liệu…), đồng thời lựa chọn các phương pháp phân tích linh hoạt và phù hợp với từng bối cảnh, đối tượng và loại vấn đề.
Kỹ năng tư duy phân tích còn giúp BA trình bày thông tin một cách hiệu quả, lựa chọn hình thức truyền đạt phù hợp (ví dụ: sơ đồ, biểu đồ thay vì văn bản dài), từ đó nâng cao mức độ thấu hiểu của stakeholders và hỗ trợ việc lập kế hoạch cũng như truyền thông trong hoạt động phân tích nghiệp vụ.
Tóm lại kĩ năng phân tích là khả năng hiểu rõ ràng vấn đề, cơ hội từ đó có khả năng đề xuất giải pháp PHÙ HỢP và có GIÁ TRỊ cao nhất. Đồng thời kĩ năng phân tích là khả năng BA có thể chọn lọc, chọn phương pháp phân tích và trình bày thông tin đã phân tích hiệu quả, dễ hiểu cho các bên liên quan.
5. 2 Năng lực cốt lõi của kĩ năng phân tích
Theo BABOK, kĩ năng và tư duy và phân tích bao gồm:
Creative Thinking (Tư duy sáng tạo)
Mục đích
Tư duy sáng tạo và giúp người khác áp dụng tư duy sáng tạo nhằm giúp doanh nghiệp trong việc tạo ra các ý tưởng, cách tiếp cận mới và các giải pháp thay thế để giải quyết vấn đề và nắm bắt cơ hội.
Định nghĩa
Tư duy sáng tạo bao gồm việc tạo ra các ý tưởng và khái niệm mới, cũng như tìm ra các mối liên hệ mới hoặc khác biệt giữa những ý tưởng và khái niệm hiện có. Kỹ năng này giúp vượt qua cách tiếp cận cứng nhắc trong giải quyết vấn đề bằng cách đặt câu hỏi về các phương pháp truyền thống và khuyến khích những ý tưởng mới, sự đổi mới phù hợp với tình huống. Tư duy sáng tạo có thể bao gồm việc kết hợp, thay đổi hoặc áp dụng lại các khái niệm hay ý tưởng đã có. BA có thể thúc đẩy tư duy sáng tạo ở người khác bằng cách xác định và đề xuất các phương án thay thế, đặt câu hỏi và thách thức các giả định hiện tại.
Vì sao BA lại cần tư duy sáng tạo?
Bạn tưởng tượng là BA sẽ cần làm việc với rất nhiều bên liên quan đến dự án. Nếu như hiểu vấn đề thôi chưa đủ. Việc cần tìm ra cách thức thực hiện và giải quyết mang tính sáng tạo sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh và chính xác hơn. Việc luôn suy nghĩ và tìm cách làm mới giúp BA phát triển sự tin tưởng với khách hàng và đồng nghiệp
Luyện tập
Luôn đặt câu hỏi có cách làm nào khác mà vẫn có thể tối ưu hơn và nhanh hơn để giải quyết vấn đề không?
Ngoài giải pháp này còn có giải pháp nào khác không? Và giải pháp mới có gì cải tiến và tốt hơn giải pháp cũ?
Decision Making (Kĩ năng ra quyết định)
Mục đích
BA cần hiểu các yếu tố cần thiết trong quá trình đưa ra quyết định và hỗ trợ người khác đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Định nghĩa
Khi một BA hoặc một nhóm các bên liên quan phải lựa chọn một phương án trong số nhiều lựa chọn khác nhau, BA cần đưa ra quyết định về phương án nào mang lại lợi ích lớn nhất cho các bên liên quan và cho doanh nghiệp. Việc xác định lựa chọn tối ưu bao gồm việc thu thập thông tin liên quan đến quyết định, phân tích các thông tin đó, so sánh và đánh đổi giữa các lựa chọn tương đồng hoặc khác biệt, và xác định phương án mong muốn nhất. BA ghi lại các quyết định (và lý do đằng sau những quyết định đó) để sử dụng làm tài liệu tham khảo khi cần đưa ra quyết định tương tự trong tương lai hoặc khi cần giải thích lý do vì sao một quyết định đã được đưa ra.
Vì sao BA lại cần kĩ năng ra quyết định?
Kĩ năng này vô cùng quan trọng với BA. Vì sao? Vì BA chính là người tìm kiếm các giải pháp cho khách hàng và trình bày các phương án cho khách hàng. Dù đã tham khảo ý kiến của khách hàng nhưng BA là người có đầy đủ các thông tin cần có để có thể chọn được phương án tối ưu nhất và gợi ý cho khách hàng. Đôi khi trong dự án thực tế, không phải lúc nào BA cũng có thể đưa ra quyết định dễ dàng tuy nhiên BA luôn có thể gợi ý phương án phù hợp nhất với khách hàng ở thời điểm đó. Việc có kĩ năng ra quyết định giúp BA thể hiện sự quyết đoán dựa trên kiến thức mà bản thân đã thu thập được đồng thời giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng hơn về quyết định đã đưa ra.
Luyện tập
Khi cần ra bất cứ quyết định nào trong cuộc sống hay trong công việc, hãy cân nhắc tất cả các phương án và phân tích điểm được và điểm mất từ đó tìm ra phương án phù hợp nhất ở thời điểm cần ra quyết định.
Suy nghĩ lí do vì sao mình muốn đưa ra quyết định/chọn giải pháp này cho công việc được giao thay vì giải pháp khác?
Khi đã quyết định cần ghi chép lại lí do đã đưa ra quyết định để trong tương lai khi nhìn lại sẽ là một bài học nếu quyết định đưa ra không phải là phương án tối ưu.
Learning (Học tập hoặc tiếp thu kiến thức)
Mục đích
Khả năng nhanh chóng tiếp thu những loại thông tin mới cũng như điều chỉnh và thích ứng với kiến thức hiện có, cho phép BA làm việc hiệu quả trong những môi trường thay đổi nhanh chóng và liên tục phát triển.
Định nghĩa
Học tập là quá trình tiếp nhận kiến thức hoặc kỹ năng. Việc học về một lĩnh vực (domain) trải qua nhiều giai đoạn: từ việc tiếp thu ban đầu các thông tin thô, đến hiểu được ý nghĩa của chúng, rồi áp dụng kiến thức đó vào công việc hằng ngày, và cuối cùng là phân tích, tổng hợp và đánh giá. BA cần có khả năng mô tả mức độ hiểu biết của mình về lĩnh vực nghiệp vụ và áp dụng mức độ hiểu biết đó để xác định những hoạt động phân tích cần thực hiện trong từng tình huống. Khi việc học về lĩnh vực đã đạt đến mức độ có thể hoàn thành phân tích, BA phải có khả năng tổng hợp thông tin để xác định các cơ hội tạo ra giải pháp mới và đánh giá các giải pháp đó nhằm đảm bảo chúng hiệu quả.
Vì sao BA lại cần kĩ năng tiếp thu kiến thức?
Không phải BA lúc nào cũng làm cố định một lĩnh vực, và dù có làm cùng một lĩnh vực thì vẫn có sự thay đổi về kiến thức theo thời gian, tuỳ từng doanh nghiệp và dự án mới sẽ có những kiến thức mới. Việc làm một nhiệm vụ mới hay tham gia một dự án mới đòi hỏi BA phải nhanh chóng tiếp nhận thông tin và kiến thức đầu tiên là để hiểu về kiến thức ngành sau đó mới có thể nói chuyện được với khách hàng về vấn đề của họ và tìm giải pháp cho chúng.
Luyện tập
Tìm tòi và luôn luôn học kiến thức mới mỗi ngày bất kể là kiến thức chuyên môn hay những sở thích cá nhân.
Khi gặp một vấn đề mới, dành thời gian nghiên cứu tài liệu, tìm kiếm thêm thông tin và kiểm tra mức độ tiếp thu kiến thức mới của bản thân.
Tổng hợp lại những kiến thức mới để từ đó có thể chia sẻ những điều học được với bất kì ai.
Systems Thinking (Tư duy hệ thống)
Mục đích
Việc hiểu rõ cách con người, quy trình và công nghệ trong một tổ chức tương tác với nhau cho phép BA hiểu được doanh nghiệp từ một góc nhìn toàn diện (holistic).
Định nghĩa
Lý thuyết hệ thống (Systems Theory) và Tư duy hệ thống (Systems Thinking) cho rằng một hệ thống xét về tổng thể có những thuộc tính, hành vi và đặc điểm phát sinh từ sự tương tác của các thành phần trong hệ thống đó. Những yếu tố này không thể đoán trước được chỉ từ việc hiểu riêng lẻ các thành phần. Vì vậy tư duy hệ thống giúp BA có thể nhìn một thành phần của một hệ thống không chỉ hoạt động đơn lẻ mà còn cách thành phần đó được đặt trong một hệ thống sẽ hoạt động như thế nào.
Vì sao BA lại cần kĩ năng tư duy hệ thống?
Bạn tưởng tượng là một hệ thống sẽ gồm nhiều các thành phần gắn kết lại mới có thể chạy được. Cũng giống như một chiếc xe đạp gồm nhiều bộ phận khác nhau như yên xe, tay lái, bánh xe. Để xe đạp có thể chạy được thì tất cả các bộ phận này cần kết hợp nhịp nhàng với nhau. Nếu một bộ phận nào đó không chạy ví như bàn đạp bị hỏng, bàn đạp sẽ hưởng đến toàn bộ chiếc xe đạp, ảnh hưởng đến tốc độ đạp, rồi có thể khiến chiếc xe đạp không đi được. Xây dựng hệ thống cũng vậy, BA không chỉ tập trung vào một thành phần của hệ thống mà còn phải tìm hiểu xem chức năng đó được đặt vào cả hệ thống sẽ làm việc như thế nào, có bị vướng mắc gì không?
Luyện tập
Bất cứ khi nào thiết kế một giải pháp cho khách hàng cần cân nhắc:
Ai sẽ bị ảnh hưởng bởi chức năng này?
Quy trình nào sẽ cần đến chức năng này và mức độ ảnh hưởng như thế nào?
Những chức năng nào sẽ ảnh hưởng bởi chức năng đang xây dựng? Và sự ảnh hưởng cụ thể như thế nào?
Conceptual Thinking (Tư duy Khái niệm/ Tổng quát)
Mục đích
BA thường xuyên tiếp nhận một lượng lớn thông tin chi tiết và có khả năng là rời rạc. BA cần áp dụng các kỹ năng tư duy khái niệm để tìm cách hiểu được thông tin đó phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào, và để kết nối thông tin tưởng chừng như trừu tượng nhưng lại có sự tương thích và mô tả một khái niệm tổng quát.
Định nghĩa
Tư duy khái niệm là về việc hiểu được mối liên kết giữa các bối cảnh, giải pháp, nhu cầu, thay đổi, các bên liên quan và giá trị một cách trừu tượng và trong bức tranh toàn cảnh (big picture).
Nó liên quan đến việc hiểu và kết nối các thông tin và mô hình (patterns) mà thoạt nhìn có vẻ không liên quan rõ ràng.
Tư duy khái niệm bao gồm việc hiểu rõ các chi tiết phù hợp với bối cảnh lớn hơn ở đâu.
Nó bao gồm việc sử dụng kinh nghiệm trong quá khứ, kiến thức, sự sáng tạo, trực giác và tư duy trừu tượng để tạo ra các giải pháp thay thế, các tùy chọn và ý tưởng không dễ xác định hoặc không dễ liên quan với nhau.
Trong phân tích nghiệp vụ, tư duy khái niệm đặc biệt liên quan đến việc liên kết các yếu tố không dễ xác định với vấn đề hoặc cơ hội cơ bản, các mô hình (models) hoặc khuôn khổ (frameworks) giúp các bên liên quan hiểu và tạo điều kiện cho bản thân họ và những người khác thông qua sự thay đổi.
Nó cần thiết để kết nối thông tin rời rạc từ vô số các bên liên quan, mục tiêu, rủi ro, chi tiết và các yếu tố khác. Với thông tin này, nó tạo ra các tùy chọn và giải pháp thay thế cho một giải pháp, và truyền đạt thông tin này cho những người khác đồng thời khuyến khích họ tự tạo ra các ý tưởng của riêng mình.
Vì sao BA lại cần kĩ năng tư duy tổng quát?
Một trong những yêu cầu của BA là đi vào chi tiết cụ thể các tính năng của thành phần của hệ thống. Nhưng khi trao đổi với khách hàng lại đi quá nhiều vào chi tiết mà đôi khi với các khách hàng ở vị trí lãnh đạo cao, họ thường nhìn vấn đề một cách khái quát và tổng quan hơn. Nếu đi quá chi tiết BA sẽ vướng vào vấn đề nhỏ lẻ, không có cái nhìn tổng thể và bao quát vấn đề. Nếu như nhìn vấn đề một cách tổng quát, BA sẽ có thể dễ dàng tìm ra vấn đề cốt lõi của khách hàng thay vì những vấn đề không phải chính yếu. Mình đã từng bị mặc lỗi đi vào chi tiết quá nhiều khiến khách hàng khó hiểu và không tìm được cách tư duy chung. Vì vậy tư duy tổng quát là vô cùng quan trọng để BA có thể nắm được vấn đề cốt lõi chung nhất và tìm sự liên kết đến một vấn đề tổng quát, giải pháp và sự thay đổi cũng ở mức tổng quát nhất.
Luyện tập
Trước khi giải quyết bất kì vấn đề nào mình sẽ nhận định vấn đề đó nằm trong một bức tranh tổng thể như thế nào?
Vấn đề gặp phải có phải là một phần nhỏ trong vấn đề tổng quát lớn không? Làm thế nào để nhìn vấn đề ở mức tổng quát và tìm giải pháp đáp ứng được vấn đề lớn hơn thay vì giải quyết vấn đề nhỏ lẻ không mang lại hiệu quả?
Visual Thinking (Tư duy trực quan)
Mục đích
Khả năng truyền đạt các khái niệm và mô hình phức tạp thành các biểu diễn trực quan dễ hiểu cho phép BA thu hút các bên liên quan và giúp họ hiểu các khái niệm đang được trình bày.
Định nghĩa
Các kỹ năng Tư duy Trực quan (Visual Thinking) cho phép BA tạo ra các đồ họa, quy trình của các khái niệm hoặc hệ thống được đưa ra thảo luận một cách dễ dàng.
Mục tiêu của các biểu diễn đồ họa này là cho phép các bên liên quan dễ dàng hiểu các khái niệm đang được trình bày, và sau đó cung cấp ý kiến đóng góp. Tư duy trực quan đòi hỏi BA phải thực hiện chuyển đổi các khái niệm trừu tượng hoá sang một cách thức dể hiểu bằng cách sử dụng phương tiện đồ họa phù hợp để đại diện cho chúng.
Tư duy trực quan là việc hình dung và tạo ra các khái niệm, đồ họa, mô hình, sơ đồ và cấu trúc trực quan đơn giản để truyền tải và tích hợp thông tin phi trực quan (non-visual information).
Trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ, một lượng lớn thông tin và các kết nối phức tạp giữa bối cảnh, các bên liên quan, nhu cầu, giải pháp, thay đổi và giá trị được truyền đạt. Các yếu tố trực quan đại diện cho thông tin này và sự phức tạp của nó, cho phép các bên liên quan tiếp thu nhanh hơn, xử lý thông tin và kết nối các điểm từ bối cảnh của riêng họ.
Tư duy trực quan cũng cho phép khánh hàng tham gia và kết nối các khái niệm vào bối cảnh của họ nhanh chóng và tự do hơn, cũng như hiểu và đánh giá cao bối cảnh của những người khác rõ ràng hơn.
Vì sao BA lại cần kĩ năng tư duy tư duy trực quan?
Đây là một kĩ năng mà mình đang dùng nhiều nhất khi làm BA. Mọi vấn đề, giải pháp nếu chỉ nhìn tổng quát thôi thì chưa đủ. Để có thể trình bày vấn đề trừu tượng cho các bên liên quan thì việc có thể vẽ/mô tả dưới hình vẽ hay quy trình là vô cùng quan trọng. Mình dùng nhiều phương pháp khác nhau ví dụ như sơ đồ flow chart, các ví dụ minh hoạ để giúp khách hàng hay các bên liên quan có thể tiếp cận thông tin mình đã phân tích dễ dàng hơn.
Luyện tập
Bất cứ khi nào cần trình bày thông tin nào cho khách hàng hay các bên liên quan bạn hãy đặt câu hỏi:
Có cách nào mình có thể mô hình hoá bằng hình vẽ hay quy trình để khách hàng hay các bên liên quan dễ tiếp cận không?
Liệu có thể đưa các ví dụ cụ thể ở nhiều trường hợp khác nhau giúp người nghe dễ dàng hình dung ra logic không?
Luôn luôn cân nhắc và chọn các cách mô hình giúp đơn giản hoá các thông tin cần trao đổi với khách hàng ở bất cứ trường hợp nào.
Kĩ năng trực quan cũng đã khép lại phần 2 của kĩ năng cơ bản cho BA, các bạn nhớ kĩ năng phân tích là một trong những kĩ năng quan trọng nhất cho BA, vì vậy việc rèn luyện mỗi ngày là vô cùng quan trọng. Bạn nhớ quay lại các bước luyện tập để rèn luyện giúp tăng khả năng phân tích trước bất cứ tình huống nào nha. Hành trình làm BA với mình là một hành trình luôn tìm tòi và rèn luyện để có tư duy sắc bén, nhanh nhẹn vừa tổng quát mà vẫn cần chi tiết, trừu tượng mà vẫn cần trực quan hoá và dễ dàng chia sẻ cho người khác. Dù có khó nhưng mình tin kĩ năng phân tích giúp ích không chỉ cho công việc BA mà giúp đời sống cá nhân mình nữa vì vậy rất đáng để tìm hiểu và rèn luyện.
Ở phần tiếp theo trong series kĩ năng cho BA (dự là sang năm 2026 ;)), mình sẽ tập trung vào 2 kĩ năng là:
Kĩ năng tương tác (Interaction Skill)
Kĩ năng giao tiếp (Communication Skill)
Cám ơn bạn đã theo dõi bài viết của mình giữa vô vàn các thông tin khác và hẹn gặp bạn ở bài viết tiếp theo nhé.
Mến thương,
Thơ Nguyễn