Business Analyst (nhân viên phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp) cụ thể là làm gì?
Business Analyst có phải chỉ là ghi chép nhu cầu doanh nghiệp (Business Requirements) hay tóm tắt biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) một cách nhàm chán?
Disclaimer: Trong bài viết mình sẽ không dịch một số từ tiếng anh hay dùng trong ngành để giữ đúng nghĩa. Đồng thời, bài viết dựa trên kiến thức thực tế và thông tin mình tự tìm hiểu và trải nghiệm có thể sẽ khác với trải nghiệm ở các vị trí Business Analyst (BA) khác mà bạn đang làm.
Nhớ lại ngày mình bắt đầu chuyển sang làm BA cho một công ty về hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) của Singapore vào năm 2017, mình chưa có nhiều kiến thức về BA, chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm đã tham gia vào dự án triển khai ERP ở công ty cũ khi còn làm kế toán. Mình mò mẫm viết business requirements rồi phân tích, thiết kế chức năng và gửi cho các bạn làm lập trình, hoàn toàn là học việc trong lúc làm chứ không hề có kiến thức nền tảng. Sau này khi sang Úc và được học và đọc nhiều hơn về nghề này, mình mới nắm được rõ hơn bản chất của người làm BA. Dưới đây là góc nhìn của mình về những thông tin cơ bản bạn cần biết nếu muốn định hướng theo ngành BA này.
Trước khi hiểu những nhiệm vụ của BA, mình cần hiểu Business Analysis là gì?
1. Business Analysis (Phân tích nghiệp vụ) là gì?
Theo BABOK - a guide to the business analysis - Body of knowledge do IIBA (International Institute of Business Analysis) phát triển có đề cập:
“Business analysis is the practice of enabling change in an enterprise by defining
needs and recommending solutions that deliver value to stakeholders. Business
analysis enables an enterprise to articulate needs and the rationale for change,
and to design and describe solutions that can deliver value.”
Cụ thể thì ý nghĩa là:
Vế 1: Phân tích nghiệp vụ (Business Analysis) là hoạt động giúp doanh nghiệp thực hiện sự thay đổi bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất các giải pháp mang lại giá trị cho các bên liên quan.
Vế 2: Phân tích nghiệp vụ cho phép doanh nghiệp diễn đạt rõ nhu cầu, lý do cần thay đổi, đồng thời thiết kế và mô tả các giải pháp có thể mang lại giá trị thực tế.
Vế 1: WHAT: Hiểu nhu cầu và đề xuất giải pháp
Xác định nhu cầu: Để biết được doanh nghiệp cần ‘thực hiện thay đổi’ gì thì điều tiên quyết đầu tiên là hiểu yêu cầu (requirements) hay những vấn đề nhức nhối (pain points) mà doanh nghiệp đang gặp phải. Việc hiểu đúng và đủ nhu cầu của doanh nghiệp với BA là vô cùng quan trọng và trước khi tiến hành bất cứ nhiệm vụ tiếp theo nào. Để hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp BA có thể thực hiện một hoặc nhiều cách dưới đây:
Interviews focus group: Phỏng vấn SMEs (Subject Matter Expert), quản lý công ty, để hiểu vấn đề từ nhiều góc nhìn.
Workshops: Tổ chức buổi thảo luận nhóm, phát triển ý tưởng với các bên liên quan (developer, UXUI designer)
Observation / Shadowing: Quan sát trực tiếp quy trình làm việc từ đó có thể hiểu rõ hơn pain points của doanh nghiệp.
Document analysis: Xem lại quy trình, báo cáo, policy hoặc tài liệu hệ thống hiện có.
Đề xuất giải pháp: Vậy để giải quyết nhu cầu phía trên thì giải pháp có thể là gì? thường thì ở bước này BA có thể là một phần xây dựng ‘Đề xuất kinh doanh’ (Business Case) để phân tích những nhu cầu ở mức tổng quan rồi nghiên cứu và tìm hiểu giải pháp (phần mềm, hệ thống) để giải quyết các nhu cầu đó. BA cũng có thể tham gia vào quá trình phân tích chi tiết nhu cầu để tiến hành thiết kế giải pháp chi tiết khi đã tìm ra giải pháp ở mức độ tổng quan.
Ở vế sau của định nghĩa của 'Business Analysis’ sau khi hiểu về nhu cầu và đề xuất giải pháp là cách thức diễn đạt nhu cầu và trình bày giải pháp.
Vế 2: HOW: Diễn đạt nhu cầu và thiết kế giải pháp
Diễn đạt nhu cầu:
Phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp đỏi hỏi nhu cầu cần được diễn đạt cụ thể, chi tiết nhằm thuyết phục các bên liên quan trong đó có khách hàng (customers), đội ngũ phát triển phần mềm (developer), kĩ sư kiểm thử phần mềm (tester) hay thành viên của dự án đồng ý và cùng hiểu đúng về nhu cầu của khách hàng.
Để diễn đạt được nhu cầu, dưới đây là các cách BA có thể dùng:
Diagram: Sử dụng As-Is process (quy trình hiện tại) để thể hiện quy trình hiện tại trước khi có bất cứ thay đổi nào.
Document: ghi chép nhu cầu, tóm tắc những nội dung đã trao đổi và thảo luận với khách hàng đồng thời nêu lí do vì sao doanh nghiệp cần thay đổi.
Thiết kế giải pháp:
Bước đề xuất giải pháp thường là ở mức khá chung chung và high-level chứ chưa đi vào chi tiết cụ thể. Khi thiết kế giải pháp là lúc BA sẽ tiến hành design (thiết kế) ý tưởng, có thể sẽ là người lên wireframe cho giải pháp hoặc thảo luận với UX/UI designer để đảm bảo giải pháp đồng nhất với các components (các thành phần của hệ thống) khác của hệ thống và tuân thủ nguyên tắc trong thiết kế trải nghiệm và giao diện cho người dùng (UXUI principles).
Để trình bày và ghi chép giải pháp, dưới đây là các cách BA có thể dùng
Diagram: Sử dụng To-Be process (quy trình tương lai): thể hiện quy trình trong tương lai khi giải pháp đã đi vào sử dụng.
User story: là một mô tả ngắn gọn, đơn giản, và tập trung vào người dùng về một chức năng hoặc nhu cầu mà hệ thống cần cung cấp.
Use case: Làm rõ mối quan hệ giữa các hệ thống và người dùng để nhấn mạnh những chức năng mà người dùng có thể sử dụng khi triển khai và đưa hệ thống vào sử dụng.
2. Nhiệm vụ của Business Analyst là gì?
Business analyst chính là người thực hiện các nhiệm vụ của việc Business Analysis ( phân tích nghiệp vụ) để có thể hiểu rõ được nhu cầu thực sự của khách hàng thông qua việc tìm tòi thông tin, thảo luận với khách, phân tích và tổng hợp thông tin. Từ đó có thể thiết kế giải pháp phù hợp với nhu cầu thực sự của khách hàng.
Trong sách BABOK cũng đề cập đến ‘The Business Analysis Core Concept Model’ - Mô hình khái niệm cốt lõi trong phân tích nghiệp vụ có đề cập:
The Business Analysis Core Concept Model™ (BACCM™) is a conceptual
framework for business analysis. It encompasses what business analysis is and
what it means to those performing business analysis tasks regardless of
perspective, industry, methodology, or level in the organization.
Cụ thể ý nghĩa là:
Mô hình khái niệm cốt lõi trong phân tích nghiệp vụ (Business Analysis Core Concept Model™ – BACCM™) là một khung khái niệm dành cho lĩnh vực phân tích nghiệp vụ.
Mô hình này bao quát bản chất của phân tích nghiệp vụ là gì và ý nghĩa của nó đối với những người thực hiện các hoạt động phân tích nghiệp vụ, bất kể góc nhìn, ngành nghề, phương pháp hay cấp độ trong tổ chức.
Khi đã đi làm mình thấy BACCM cực kì quan trọng và cực kì sát với những mấu chốt mà BA cần cân nhắc khi bắt đầu công việc. BACCM có đề cập đến 6 khái niệm chính dưới đây.
6 khái niệm này không hề tồn tại rời rạc mà liên quan mật thiết đến nhau ví dụ như:
Needs tạo ra Changes
Changes yêu cầu một Solutions
Solutions mang lại Value
Value được xác định và đánh giá bởi Stakeholders
Mọi thứ diễn ra trong Contexts nhất định
3. Kết luận
Vì vậy công việc chính của BA là làm sao có thể thực hiện sự thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách xác định những nhu cầu của doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp nhờ đó mang lại giá trị cho doanh nghiệp và các bên liên quan. Mọi người thường nghĩ BA chỉ là người ghi chép lại yêu cầu hay là người ghi chép các buổi họp với khách hàng nhưng thực tế BA là người cần có khả năng hiểu và đảm bảo hiểu ĐÚNG nhu cầu của khách hàng (một trong những điều cực kì khó vì không phải lúc nào khách hàng cũng biết mình muốn gì) sau đó phân tích và xác nhận những giả thuyết với khách hàng để đảm bảo không bao giờ make assumption (giả định và tự mình cho là đúng) từ đó có thể đề xuất những giải pháp phù hợp.
Để có thể đến bước tìm ra được giải pháp là cả một quá trình trao đổi với nhiều team khác nhau từ khách hàng đến đội developer đến đội thiết kế mà vừa phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian và đủ thông tin chi tiết cho developer có thể xây dựng chức năng/phần mềm dựa trên những phân tích của BA. Mỗi ngày đi làm với BA đều mới mẻ với nhiều thử thách mới đòi hỏi BA phải linh hoạt, nhanh nhẹn ứng phó với các thay đổi của dự án. Bài viết tới mình sẽ trình bày một số hướng nghề nghiệp mà bạn có thể cân nhắc nếu muốn định hướng theo ngành BA.
4. Tài liệu đề cập trong bài
BABOK là cuốn sách gối đầu của BA, mình cũng có tạo mindmap để bạn dễ theo dõi tại đây: BABOK and mindmap
BPMN (Business Process Model and Notation) là ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ dùng để vẽ As-Is Process và To-Be Process. BPMN
Làm BA có nhiều thử thách nhưng lại là cơ hội học hỏi tuyệt vời, vì vậy nếu bạn có mong muốn định hướng theo ngành này mình tin sẽ vô cùng xứng đáng cho những ai không ngại thay đổi, và mong muốn đóng góp vào một phần thay đổi và mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Cám ơn bạn nhiều đã đọc đến phần cuối của bài, hi vọng bài viết mang lại cho bạn góc nhìn đúng về nghề BA và hẹn bạn ở bài viết tiếp theo nha.
Mến thương,
Thơ Nguyễn