Mình chuyển nhà lên gần công ty hơn. Ban ngày đi làm, buổi tối đi dạy. Có những hôm vừa tan làm là tranh thủ ăn nhẹ rồi chuẩn bị đến trường. Khi về nhà cũng đã hơn 9 giờ, tắm rửa xong thì đến giờ đi ngủ.

Cuộc sống của mình ở Úc không nhiều “màu sắc” như nhiều bạn khác. Mình thích sự yên tĩnh và không gian để nghĩ ngợi về hành trình của mình, về những điều mình chưa tốt và làm thể nào để có thể tốt hơn.

Cuối tuần, nếu không có việc gì đặc biệt, mình thường chạy dài hơn một chút rồi ra thư viện của trường. Mình thích ngồi ở đó một mình, viết và nghĩ về một tuần đã qua, đơn giản là có thời gian để mình ngồi ở đó, khi thì làm việc, viết lách và tuần sau rồi cũng lại bắt đầu theo một nhịp rất quen: đi làm, dạy học, chạy bộ, rồi lại viết.

Nếu có dịp đặc biệt thì mình sẽ hẹn gặp bạn bè. Còn không, mình thích dành thời gian cho bản thân nhiều hơn. Mình thích nghĩ và viết về những điều mình đang nghĩ — những điều ở đó chỉ dành cho chính mình, không cần phải gắng tìm kiếm những niềm vui bên ngoài. Điều này đã khiến mình từng nghĩ có phải mình không thích thử những điều gì vui vui hay khác biệt không? Nhưng rồi mình “cho phép” được làm những điều mình thích trong đó có việc dành thời gian nghĩ và viết mà không gặp gỡ nhiều người, không đi chơi, không xem TV và nhiều cái không khác.

Một người bạn từng hỏi mình:

“Nếu cuộc đời mình không rực rỡ thì sao?”

Mình chỉ cười.

Mình nghĩ rằng mỗi người sinh ra trên đời đã là một bông hoa rực rỡ rồi. Dù bạn làm gì, ở đâu, bạn vẫn rực rỡ theo cách riêng của mình — không cần phải giống những định nghĩa mà xã hội hay ai đó đặt ra.

Ai đó cho rằng phải giàu có, thu nhập sáu chữ số, có nhà, có xe, có gia đình… thì mới được gọi là thành công.

Nhưng rồi mình tự hỏi: nếu không có những điều đó thì sao? nếu ai đó không đủ khả năng mua nhà, không có đủ “duyên” để gặp gỡ một ai đó mà họ tin tưởng và đồng hành liệu họ có quyền được '“thành công” và “hạnh phúc” theo một cách khác?

Có thể theo tiêu chuẩn của xã hội, điều đó chưa phải là “thành công”. Nhưng nếu mỗi ngày mình vẫn bình an, vẫn biết đủ, vẫn sống đúng với những điều mình tin, làm những điều mình thích — có thể là thấy vui với những điều mình đang làm — liệu đó có phải là một dạng thành công khác?

Có lẽ mỗi người đều có định nghĩa về sự rực rỡ riêng. Với mình, mình yêu thương bản thân ở bất kì thời điểm nào, khi mà mình cố gắng mỗi ngày không phải để chứng minh cho bất cứ ai, chỉ đơn giản là mình muốn sống đúng và sống tốt để việc nuôi dạy mình của Bố Mẹ và Gia Đình là có ý nghĩa.

Như Nguyễn Du từng viết: “Liệu 300 năm nữa có ai nhớ mình? chắc sẽ chẳng ai nhớ mình nhưng điều đó có còn quan trọng nếu hôm nay mình vẫn chọn sống tốt và ý thức về chính mình, phải không?

Hãy cứ chọn sống tử tế và trao đi những điều tốt đẹp ngay cả không ai thấy, không ai nhớ, không ai quan tâm, vì mọi hành động đều quay trở lại với bạn theo cách riêng của nó — và bạn xứng đáng nhận lại những điều tốt lành đó.

Và nếu bạn đang theo đuổi điều gì đó — dù nó có khớp với định nghĩa thành công của người khác hay không — mình chỉ mong bạn luôn nhớ rằng việc bạn có mặt trên đời này đã là một điều thật đẹp và rực rỡ. Tình yêu của gia đình bạn, của những người thương bạn, là một điều vô cùng quý giá và chúng là một phần tạo nên sự rực rỡ trong bạn mà chẳng cần điều kiện gì đi kèm cả.

Chỉ cần mỗi ngày bạn tiếp tục bước đi. Không phải để chứng minh mình “thành công” hay “rực rỡ” theo cách của ai đó, mà chỉ để sống thật với chính mình và làm những điều mình thích một cách đúng đắn. Những điều bạn làm có thể giúp đỡ hay mang lại giá trị cho ai thì đó quả là một điều đẹp đẽ.

Và ngay cả khi có ai đó nói rằng bạn không rực rỡ, rằng bạn thất bại — bạn vẫn biết rằng ở đâu đó bên trong mình luôn có một nét rực rỡ rất riêng.

Một nét rực rỡ mà chỉ mình bạn biết tự tìm thấy trong chính mình.

Mình chúc bạn luôn biết yêu thương bản thân.
Hãy cho phép mình sống trọn vẹn từng phút giây, là chính mình, và làm những điều thật sự khiến trái tim bạn vui và thấy có ích.

Cuộc sống không cần rực rỡ theo mắt người khác.
Chỉ cần bạn mỉm cười với chính mình, nhìn thấy nét rực rỡ riêng trong từng ngày bình thường — vậy là đủ.

Hãy bước tiếp, theo cách riêng của bạn, và nhớ rằng bạn xứng đáng với tình yêu và sự trân trọng từ chính mình, bạn nhé!

Mến thương,

Thơ Nguyễn

Không hẳn vì nó khó, mà vì mình sợ bản thân không đủ giỏi để theo đến cùng.

Cảm giác đó đã theo mình rất lâu.

Hồi cấp 1 và bắt đầu cấp 2, mình không chịu học, thường chép bài của bạn ngồi bên cạnh. Đến mức lần nào kiểm tra bạn ấy cũng che bài lại để mình không nhìn được. Bây giờ nghĩ lại vẫn thấy xấu hổ.

Lên cấp 3, mình bị loại khỏi lớp chọn khối A (Toán – Lý – Hoá) năm lớp 12. Khi thi phân loại lớp, mình quyết định không làm bài. Mình nghĩ: tại sao phải phân loại? Nếu phải chuyển lớp thì mình chấp nhận.

Sự ương bướng đó khiến mình từ lớp chọn A1 xuống lớp A18…

Và niềm tin rằng “mình không giỏi, mình kém cỏi” lặng lẽ ở lại trong mình cho đến hết những năm tháng phổ thông.

Sau này, khi may mắn đỗ vào Đại học, mình bắt đầu ý thức hơn về những gì mình làm. Mình hiểu rằng việc học là cho chính mình, chứ không phải để chứng minh với ai khác. Vì vậy mình chăm chỉ học hơn và tin tưởng rằng mình có thể thay đổi những định kiến về bản thân đó.

Năm 2018, trong thời gian loay hoay tìm hướng đi du học, mình bắt đầu mở một kênh YouTube.

Những video đầu tiên rất đơn giản. Chỉ là một chiếc iPhone 6 đặt trước mặt, và mình tự nói tiếng Anh.

Mình vẫn nhớ rất rõ video đầu tiên đó.

Mình nói rằng thời gian trôi qua rất nhanh. Rằng nếu mỗi ngày mình không làm điều gì đó tốt hơn hôm qua, hoặc ít nhất là dành một chút thời gian để nhìn lại chính mình, thì rồi cũng sẽ có một ngày mình rời khỏi thế giới này mà chẳng để lại điều gì.

Và vào khoảnh khắc đó, mình thật sự tin rằng:
việc học tập, và chia sẻ lại những gì mình học được, là một điều đúng đắn – trước hết là cho chính bản thân mình.

Khi sang Úc vào năm 2019, mình dừng lại việc làm video vì nghĩ bản thân chưa thực sự đủ tốt để chia sẻ, cảm giác lo lắng và không tin vào bản thân lại quay trở lại. Mình dừng đăng video suốt hai năm.

Không phải vì hết thích, mà vì mình sợ.

Sợ mình không đủ giỏi.
Sợ mình không duy trì được.
Sợ bắt đầu lại rồi lại bỏ dở.

Cho đến khi mình đọc được một bài viết của chị Linh Phan về việc bắt đầu một điều gì đó mới. Chị viết rằng:

Tâm lý phải "dạy" sẽ khiến bạn áp lực phải hoàn hảo. Hãy chuyển sang tâm thế của người chia sẻ hành trình và ghi chép lại thực tế.

Mình đọc xong và bật cười.

Bấy lâu nay mình luôn nghĩ rằng: phải thật xuất chúng thì mới xứng đáng để chia sẻ. Rằng mình chẳng có gì hay ho cả và bản thân cũng không giỏi để mà đứng trước camera hay viết về công việc của bản thân.

Niềm tin đó không đúng. Và cũng rất khắt khe với chính mình.

Có người nói rằng ai cũng bắt đầu từ đâu đó. Mình cũng vậy.

Mình không chờ mua máy quay mới nữa.

Mình lấy điện thoại ra và quay video đầu tiên.

Mình đặt cho mình một thử thách nhỏ: đăng một video ngắn mỗi ngày trong 30 ngày để rèn kỹ năng giao tiếp. Hôm nay là ngày thứ 8.

Mình có sợ bị chê cười không?

Có. Rất sợ.

Nhưng mình còn sợ một điều khác hơn:
một ngày nào đó nhìn lại và tiếc vì đã không cho bản thân một cơ hội.

Vậy nên mình cứ làm.
Vừa làm vừa run.
Vừa áp lực.
Nhưng cũng có một niềm vui rất nhỏ đang lớn dần lên mỗi ngày.

Ảnh là những video “sau cánh gà” của video ngắn đầu tiên khi mình quay lại làm YouTube vào ngày 17.1.2026. Phải đến lần quay thứ 30 mình mới bớt ngắc ngứ và cảm thấy tạm ổn để đăng. Những ngày sau đó cũng không kém cạnh gì, ngày nào cũng quay đi quay lại cỡ 20 lần mới xong, nhưng khi post xong mình thờ phào nhẹ nhõm, ít nhất mình đã hoàn thành xong thử thách ngày hôm nay.

Nếu bạn đang do dự bắt đầu lại một điều gì đó mà bạn từng làm và bỏ dở, mình mong bạn cho chính mình một cơ hội. Cơ hội để bản thân được học, được là một người “không hoàn hảo” trên hành trình cố gắng của chính mình.

Một cơ hội để bắt đầu lại.
Để vấp ngã.
Và để trưởng thành.

Bạn xứng đáng nhận được sự tử tế và cảm thông – ít nhất là từ chính bản thân mình.

Hãy cứ làm điều bạn tin là đúng dù ai đó chê cười, cũng có sao vì cuộc đời bạn là do bạn chọn và chịu trách nhiệm 100%, phải không? Vì vậy hãy cho phép bản thân được “yêu lại từ đầu” với chính mình nhé.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

• Kĩ năng giao tiếp (Communication Skills)

Nếu bạn chưa đọc phần 1 bộ những kĩ năng cơ bản của BA có thể tham khảo ở đây

1. Kĩ năng thu thập yêu cầu và hợp tác (Elicitation and Collaboration Skills)

2. Kĩ năng mô hình hoá (Modelling Skills)

3. Kĩ năng Triển Khai Chi Tiết Nhu Cầu & Giải Pháp (Requirements & Solution Documentation)

4. Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving Skill)

Phần 2 bạn có thể tham khảo ở đây

5.1 Kĩ năng phân tích là gì?

5.2 Năng lực cốt lõi của kĩ năng phân tích bao gồm:

• Creative Thinking (Tư duy sáng tạo)

• Decision Making (Kĩ năng ra quyết định)

• Learning (Học tập hoặc tiếp thu kiến thức)

• Systems Thinking (Tư duy hệ thống)

• Conceptual Thinking (Tư duy Khái niệm/ Tổng quát)

• Visual Thinking (Tư duy trực quan)

  ---

6. Kĩ năng giao tiếp (Communication Skill)

Bản chất của giao tiếp là trao đổi thông tin nhằm hiểu được mong muốn của người truyền đạt hoặc các bên liên quan. Tuy nhiên làm sao để có thể truyền đạt đúng, đủ và khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng và được lắng nghe là điều cần rèn luyện.

Tuỳ từng cách thức giao tiếp khác nhau sẽ có những đặc thù khác nhau cần chú ý. Ở bài viết này mình muốn tập trung vào các phương thức giao tiếp dưới đây:

6.1 Verbal Communication

6.2 Non-verbal communication

6.3 Written communication

6.4 Active listening

Việc chọn đúng kênh giao tiếp sẽ giúp BA lấy được thông tin cần thiết, tránh hiểu sai và khiến đối phương cảm thấy thoải mái khi trao đổi. Với mình những cách thức này không chỉ dành cho BA mà còn cho bất cứ ai muốn giao tiếp hiệu quả và đạt được mục đích giao tiếp của mình. Trong thực tế dự án, BA rất hiếm khi thất bại vì thiếu kiến thức kĩ thuật. Phần lớn vấn đề đến từ:

• Hiểu sai yêu cầu,

• Bỏ sót lo lắng của stakeholders,

• Hoặc giao tiếp không đúng kênh, không đúng thời điểm.

Vì vậy, việc rèn luyện verbal, non-verbal, written communication và active listening mỗi ngày chính là cách bền vững nhất để nâng cấp năng lực nghề nghiệp của một BA.

6.1 Verbal Communication (Giao tiếp bằng lời nói)

Khi mới làm BA, mình thường nghĩ rằng chỉ cần chuẩn bị đủ thông tin và nói thật chi tiết là được. Có lần mình trình bày một luồng xử lý dài gần 10 phút liên tục trong một buổi meeting với khách hàng.

Mình nói xong rất tự tin… nhưng nhìn lại thì thấy khách hàng khá im lặng, chỉ gật đầu cho qua. Sau buổi đó, họ gửi email hỏi lại rất nhiều điểm mà mình tưởng đã giải thích rõ.

Lúc đó mình mới nhận ra: nói nhiều không đồng nghĩa với nói hiệu quả.

Từ đó, mình bắt đầu thay đổi cách giao tiếp bằng lời nói:

• Chia nhỏ nội dung

• Dừng lại để xác nhận thường xuyên

• Luôn hỏi: “Phần này có rõ không?”

Và mình thấy chất lượng các buổi meeting cải thiện rõ rệt.

Mục đích

BA thường dùng giao tiếp bằng lời nói để truyền đạt ý tưởng, khái niệm hay thông tin một cách chi tiết cho khách hàng hoặc nhiều bên khác nhau.

Định nghĩa

Thường khi giao tiếp bằng lời nói việc BA lựa chọn từ ngữ sử dụng và giọng điệu là rất quan trọng vì không chỉ ngôn ngữ cần truyền đạt thông tin mà những thông tin “phi ngôn ngữ” cũng có thể truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Đồng thời người gửi thông tin cũng có thể quan sát lời nói và tone giọng của người đối diện để có thể điều chỉnh cách phản hồi cho phù hợp.

Khi nào thì BA dùng giao tiếp bằng lời nói

Dưới đây là những trường hợp BA nên cân nhắc dùng giao tiếp bằng lời nói:

• Chủ đề cần trao đổi phức tạp và cần có sự thảo luận qua lại giữa các bên. Viết email hoặc các hình thức trao đổi bằng viết không thể đáp ứng được.

• Bạn đang trong quá trình tìm hiểu yêu cầu và cần có thông tin chi tiết với khách hàng.

• Bạn cần xác nhận một quy trình cụ thể hoặc xác nhận thiết kế bằng việc dẫn dắt khách hàng từng bước một trên quy trình hoặc thiết kế đó.

• Có thể qua việc gửi email cho khách hàng, bạn cần có buổi trao đổi trực tiếp để có cơ hội giải thích kĩ càng hơn và tìm ra sự khác biệt trong cách suy nghĩ với khách hàng nếu có mâu thuẫn.

• Verbal communication còn phù hợp với các trường hợp cần thảo luận với team dự án nội bộ khi cần tìm và thống nhất giải pháp cho một yêu cầu của dự án.

Luyện tập

• Luyện tập cách nói và truyền đạt có cấu trúc như ví dụ dưới đây:

  • Bối cảnh => Vấn đề gặp phải => Câu hỏi/xác nhận

  • Mục tiêu => Chi tiết => Xác nhận

• Chuẩn bị thật kĩ trước khi nói/ meeting là kim chỉ nam với phương thức này:

  • Trước khi trao đổi bất cứ thông tin gì, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu sâu về chủ đề cần trao đổi và suy ngẫm về những câu hỏi mà khả năng cao người tiếp nhận sẽ thắc mắc từ đó chuẩn bị sẵn tâm lý để giải đáp.

  • Luôn luôn cân nhắc các giải pháp cho câu hỏi nếu cần và các câu hỏi tiếp theo nếu khách hàng lựa chọn một giải pháp nhất định.

• Lựa chọn câu hỏi dạng:

  • Câu hỏi mở như “Can you walk me through…?”

  • Câu hỏi đào sâu vấn đề như “What happens if…?”

  • Câu hỏi để xác nhận như “So the rule is…?”

• Luôn luôn để ý giọng điệu của bản thân:

  • Bạn có đang nói các câu có rõ ràng không?

  • Bạn có nói tự tin với hiểu biết mình đã có không?

  • Bạn có thể hiện sự trung lập và không có sự cảm tính/cảm xúc khi nói không?

6.2 Non-verbal Communication (Giao tiếp phi ngôn ngữ)

Có một lần trong buổi review yêu cầu, stakeholder nói rằng họ “đồng ý với giải pháp”. Tuy nhiên trong suốt buổi họ:

• Tránh eye contact

• Khoanh tay

• Trả lời rất ngắn

Nếu chỉ nghe bằng tai thì mọi thứ có vẻ ổn. Nhưng cảm giác của mình là: họ chưa thực sự thoải mái. Mình đã dừng lại và hỏi thêm và đào sâu hơn để hiểu những băn khoăn của họ. Và đúng như vậy, họ chia sẻ một rủi ro về vận hành mà trước đó chưa nói ra. Nếu lúc đó mình bỏ qua giao tiếp phi ngôn ngữ, yêu cầu này rất có thể đã trở thành một issue lớn sau khi triển khai.

Giao tiếp phi ngôn ngữ được cho là truyền tải nhiều ý nghĩa hơn so với chỉ lời nói.

Mục đích

Kĩ năng giao tiếp phi ngôn ngữ giúp người truyền đạt thông tin một cách hiệu quả không thông qua lời nói mà qua —nhưng không giới hạn bởi — cử động cơ thể, tư thế, nét mặt, cử chỉ và giao tiếp bằng ánh mắt.

Định nghĩa

Giao tiếp thường tập trung vào ngôn từ được viết hoặc nói. Tâm trạng, thái độ và cảm xúc ảnh hưởng trực tiếp đến chuyển động cơ thể và biểu cảm khuôn mặt. Giao tiếp phi ngôn ngữ bắt đầu ngay khi một người có thể nhìn thấy người khác.

Việc sử dụng hiệu quả các kĩ năng giao tiếp phi ngôn ngữ có thể thể hiện hình ảnh đáng tin cậy, tự tin và chuyên nghiệp. Nhận thức được giao tiếp phi ngôn ngữ giúp chúng ta nhận biết và xử lý những cảm xúc của người khác mà không được thể hiện bằng lời nói. Đôi khi những cử chỉ của người giao tiếp làm rõ ràng hơn ý của giao tiếp bằng lời nói nhưng có khi lại thể hiện đối nghịch với những gì người đối phương truyền đạt vì vậy việc để tâm đến giao tiếp phi ngôn ngữ là vô cùng quan trọng.

Những ví dụ về giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm:

• Eye contact: Giao tiếp bằng ánh mắt như việc duy trì giao tiếp bằng mắt hay tránh giao tiếp bằng mắt thể hiện người nghe có đang chú tâm/thích thú lắng nghe, thành thật, thoải mái hay cảm thấy chán nản và khó chịu.

• Gestures: Cử chỉ như chuyển động tay (khoanh tay, mở rộng bàn tay, chỉ ngón tay) - những hành động này có thể thể hiện việc đồng ý, không đồng ý, nhấn mạnh hay đưa chỉ dẫn.

• Silent: Dừng lại và im lặng để nhấn mạnh hoặc thể hiện sự không đồng tình hoặc mức độ căng thẳng.

• Facial Expression: Biểu lộ khuôn mặt như cười, nhíu mày có thể thể hiện những cảm xúc như vui, bất ngờ, nghi ngờ.

• Posture and body language: dáng điệu và ngôn ngữ cơ thể như khoanh tay, hướng về phía trước hoặc ngả ra sau bạn có thể đang bày tỏ sự phòng thủ, thích thú hay sự thoải mái.

• Physical distance between people: Khoảng cách giữa 2 người khi giao tiếp có thể thể hiện sự thân mật, sự nghiêm túc hay ranh giới cá nhân.

• Appearance, style and clothing: Ngoại hình, phong cách và trang phục cũng có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và cá tính của bạn.

Giao tiếp phi ngôn ngữ sẽ thay đổi để phù hợp với từng nền văn hoá khác nhau. Tuy nhiên sẽ vô cùng quan trọng nếu BA có thể tự nhận thức được những cách giao tiếp phi ngôn ngữ của bản thân đồng thời quan sát non-verbal communication của người đối diện để có cách thức phản hồi phù hợp.

Khi nào thì BA cần chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ

Vì sao việc quan sát những cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể của đối phương là vô cùng quan trọng với BA?

• Khi thu thập yêu cầu với stakeholders sẽ có trường hợp đã nói là đồng ý với ý kiến bạn đưa ra nhưng thực tế lại đang có khúc mắc hoặc chưa hoàn toàn thuyết phục. Điều này có thể thể hiện qua cử chỉ như:

  • Đồng ý ngay lập tức

  • Tránh ánh mắt trực tiếp

  • Im lặng bất thường

  • Gật đầu máy móc mà không thực sự nghe

  • Khoanh tay

  • Nhìn điện thoại

  Vì vậy chỉ lắng nghe qua giao tiếp bằng lời nói thôi chưa đủ. Việc vừa phải kết hợp với quan sát người giao tiếp đối diện để kịp thời đặt thêm câu hỏi, xác nhận lại yêu cầu hay kiểm tra lại nếu stakeholders có còn gì lấn cấn khi ra quyết định không.

• Khi thảo luận yêu cầu phức tạp hoặc nhạy cảm như thay đổi quy trình, rà soát thời gian và ngân sách dự án. Khi stakeholders có các thể hiện như:

  • Thở dài

  • Tư thế đóng (khoanh tay)

  • Im lặng

  Những dấu hiệu này có thể thể hiện những lo lắng đang chưa được nói ra hết và việc của BA là phải đảm bảo gỡ được những lo lắng của khách hàng bằng cách hỏi sâu hơn và tìm hướng để stakeholders có thể bày tỏ hết suy nghĩ của họ.

• Khi làm workshop/ họp nhóm Khi mà nhiều người trong một cuộc họp cần tham gia để có thể đưa ra quyết định thống nhất cuối cùng. Để có thể điều phối và lấy được thật nhiều ý của tất cả mọi người, BA cần chú ý quan sát:

  • Ai là người nói nhiều hơn và quan tâm hơn đến chủ đề?

  • Ai là người chưa đưa ra ý kiến và đăm chiêu suy nghĩ?

  • Ai có dấu hiệu bất động như lắc đầu, không lắng nghe, nhíu mày?

  Nhờ việc quan sát những phản ứng này giúp BA có thể điều phối buổi họp để tất cả mọi người đều có thể đóng góp ý tưởng cũng như giúp bất cứ ai có thể hiện sự không hài lòng hay bất đồng cũng có thể được nói lên suy nghĩ của mình. Nhờ vậy tất cả mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

Luyện tập

Việc quan sát và giải mã được giao tiếp phi ngôn ngữ có thể giúp BA đặt đúng trọng tâm câu hỏi cho người cần được hỏi và cực kì hữu ích để xác minh lại ý kiến của mình khi quan sát thấy có những ngôn ngữ cơ thể thể hiện sự bất đồng. Dưới đây là các cách để bạn tập luyện:

• Trong các buổi họp, quan sát và ghi nhận lại các thông tin của stakeholders như:

  • Cử chỉ tay

  • Biểu cảm khuôn mặt

  • Thay đổi tư thế

  Từ đó giải mã những ngôn ngữ cơ thể để điều chỉnh câu hỏi được phù hợp và chính xác.

• Sau mỗi buổi họp tự đánh giá bản thân

  • Mình có khoanh tay không?

  • Có ngắt lời không?

  • Có giữ eye contact với người đang nói không?

  Nhờ vào việc quan sát này bản thân có thể điều chỉnh tư thế, ánh mắt và nét mặt sao cho phù hợp và giúp người đối diện cảm thấy được tin tưởng và thoải mái.

6.3 Written Communication - giao tiếp bằng văn bản

Mình đã từng chọn những phương thức giao tiếp không phù hợp ví dụ thông tin quá dài, phức tạp và cần trao đổi qua lại thì mình lại chọn gửi qua email (Written Communication) và yêu cầu khách hàng xác nhận. Những lần như vậy khách hàng thường yêu cầu mình đặt một meeting ngắn khoảng 15-30 phút để trao đổi và giải thích giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng hơn.

Sau lần đó mỗi lần mình định gửi bất cứ thông tin nào, mình đều cố gắng cân nhắc đặc điểm của thông tin, mức độ chi tiết của phản hồi mình cần từ đối phương từ đó chọn phương thức nào sẽ là phù hợp nhất.

Mục đích

BA thường dùng giao tiếp bằng văn bản nhằm trao đổi thông tin tới một nhóm các bên liên quan khác nhau. Thông tin trao đổi qua văn bản thường không quá dài, nội dung có thể trình bày dễ hiểu hoặc khi BA cần xác nhận với khách hàng để đảm bảo khi cần đối chiếu lại sẽ có thông tin đã được xác nhận qua email.

Định nghĩa

Giao tiếp bằng văn bản là việc bạn sử dụng chữ viết, kí hiệu và bản phác thảo để trình bày và truyền đạt và chia sẻ thông tin. BA cần cân nhắc rất kĩ nếu chọn hình thức giao tiếp này bởi các điều cần chú ý sau đây:

• Người đọc ở các thời điểm và địa điểm khác nhau vì vậy nội dung cần trình bày rõ ràng và đầy đủ để tránh hiểu sai.

• Hiểu rõ thuật ngữ mà mình sử dụng để tránh người nhận phải hỏi lại bạn.

• Nắm vững phong cách viết để phù hợp với từng đối tượng. Với các nhóm người có phong cách giao tiếp khác nhau sẽ có các kì vọng khác nhau. Bạn có thể đọc thêm ở bài viết về bốn ngôn ngữ giao tiếp.

Khi nào thì BA dùng giao tiếp bằng văn bản

Dưới đây là một số trường hợp BA có thể cân nhắc dùng giao tiếp bằng văn bản:

• Khi cần lưu lại bằng chứng

  • Đây là một điều BA cần chú ý khi muốn xác nhận yêu cầu hay thống nhất bất cứ thông tin gì có thể cần nhiều bên tham gia hay dùng cách gửi email để là một cách lưu lại bằng chứng để sau này có thể tìm lại và đối chiếu.

• Sau các buổi họp quan trọng

  • Mình thường gửi email sơ lược lại những gì đã thảo luận sau mỗi buổi họp. Điều này giúp mình có thể tổng hợp toàn bộ thông tin đã trao đổi, đảm bảo khi gửi email có các thông tin sau:

    • Những ý đã thảo luận.

    • Những quyết định được đưa ra và thống nhất cao.

    • Những tasks cần làm, ai sẽ là người làm và khi nào cần hoàn thành.

  • Việc có những checklist nhiệm vụ cần thực hiện sau buổi họp được ghi chép lại bằng văn bản và gửi qua email cho những người tham dự sẽ giúp BA ghi nhớ và follow-up một cách dễ dàng nếu thành viên nào chưa hoàn thành task được giao.

• Khi làm việc với nhiều bên hoặc khác múi giờ

  • Khi sắp xếp để làm việc với nhiều người ở các team khác nhau sẽ khá khó khăn. Nếu phù hợp bạn có thể gửi nội dung qua email để tiện cho người nhận có thể trả lời khi có thể.

  • Luôn cân nhắc người nào sẽ bao gồm trong email bạn gửi bởi nếu người nhận không cần có trong email, việc gửi email qua lại có thể làm phiền họ mà không đem lại hiệu quả hay có ích cho người nhận.

• Khi giao việc hoặc có hướng dẫn cụ thể

  • Khi bạn cần giao nhiệm vụ cụ thể cho ai đó và việc ghi chi tiết các bước thực hiện sẽ giúp người nhận có thời gian tìm hiểu và thực hiện.

Luyện tập

• Sau các buổi họp, viết email tổng hợp gửi các bên tham gia theo cấu trúc:

  • Discussion points: Những điểm đã thảo luận

  • Decisions: Các quyết định đã đưa ra.

  • Actions: Những tasks/ hành động cần thực hiện.

  • Open questions: các câu hỏi cần được trả lời.

• Với các email dài, cân nhắc tách các đoạn văn hoặc chuyển về dạng các ý có gạch đầu dòng để người nhận có thể nắm rõ các ý quan trọng.

• Luôn có checklist trước khi gửi email:

  • Email có nêu bật mục đích không?

  • Người nhận là ai? ngôn ngữ mình dùng có phù hợp không?

  • Có phần nào chưa rõ ý không? hoặc có phần nào người nhận có thể sẽ hỏi lại không?

    • Nếu có, cần làm rõ và giải thích ngắn gọn để người nhận có thể hiểu được.

    • Luôn đảm bảo người nhận có thể trả lời câu hỏi của mình ngay với tất cả thông tin được trình bày.

6.4 Active listening - Lắng nghe chủ động

Đôi khi thứ khách hàng hay Developers cần là BA lắng nghe chú tâm những khó khăn và thử thách mà họ đang gặp phải. Những lần được nói ra lại bằng cách nào đó giúp BA gỡ rối và dần dần tìm được giải pháp cho chính những thắc mắc của họ.

Có lần trong một buổi meeting về deadline của các user stories BA cần hoàn thành đã có sự tranh luận gay gắt về cách thức thực hiện để làm sao hoàn thành công việc với thời gian hạn hẹp. Mọi người cắt lời nhau và lên giọng cao khiến mình cũng cảm thấy lo lắng. Bản thân nhận thấy tham gia nói lúc này không phải là ý hay, mình chọn lắng nghe tất cả ý kiến của mọi người rồi đến cuối tổng kết từng góc nhìn của mọi người, chỉ ra những điểm hợp lí và những điểm có thể bổ sung. Không khí cuộc họp dịu xuống thấy rõ và chúng mình đã chọn ra phương án phù hợp nhất.

Đôi khi vai trò quan trọng nhất của BA không phải là nói, mà là giúp người khác cảm thấy họ đang được nghe.

Vì vậy mình luôn chọn lắng nghe trước để hiểu đối phương trước khi nói hay gợi ý bất cứ điều gì.

Mục đích

Lắng nghe một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng cho công việc BA vì khi hiểu chính xác thông tin được truyền đạt bằng lời nói sẽ giúp BA tư vấn các giải pháp cho khách hàng phù hợp hơn.

Định nghĩa

Lắng nghe là quá trình không chỉ nghe các từ được nói ra mà còn hiểu ý nghĩa của chúng trong từng ngữ cảnh.

Bằng việc thể hiện kĩ năng lắng nghe hiệu quả, BA không chỉ có cơ hội cao hơn để hiểu đúng những gì đang được truyền đạt, mà còn thể hiện rằng chúng ta coi trọng những điều người nói đang chia sẻ.

Lắng nghe chủ động (active listening) bao gồm việc vừa lắng nghe vừa diễn giải điều người khác đang cố gắng truyền đạt, vượt ra ngoài những từ ngữ được sử dụng, nhằm hiểu được bản chất cốt lõi của thông điệp của người nói.

Lắng nghe chủ động còn bao gồm việc tóm tắt và diễn đạt lại nội dung đã được nói bằng cách khác, để đảm bảo rằng cả người nghe và người nói đều có cùng một cách hiểu.

Khi nào thì BA dùng kĩ năng lắng nghe chủ động

Việc lắng nghe chủ động luôn là một trong những kĩ năng mà mình tin không chỉ BA, bất cứ ngành nghề nào cần làm việc với nhiều người đều cần kĩ năng này. Với BA, một số trường hợp cần nghe chủ động bao gồm:

• Khi thu thập yêu cầu

  • Trong trường hợp khách hàng dùng thuật ngữ riêng hoặc nói lan man chưa rõ ý. BA cần lắng nghe chú tâm để hiểu nhu cầu cốt lõi và xác nhận lại yêu cầu một cách chính xác.

• Khi thảo luận yêu cầu mơ hồ hoặc phức tạp

  • Tập trung nghe và không ngắt lời

  • Tóm tắt lại bằng ghi chú mình có được

  • Xác nhận từng phần với khách hàng

  • Gửi email sau buổi thảo luận để xác nhận những gì đã nghe là đúng

• Khi làm workshop hoặc họp nhóm

  • Giữ nguyên tắc 80% thời gian nghe, 20% thời gian nói

  • Lắng nghe nhiều bên và ghi nhận mâu thuẫn

  • Kết nối các ý kiến với nhau

• Khi xảy ra xung đột

  • Luôn luôn lắng nghe hết các ý của các bên

  • Giữ bản thân ở mức trung lập và không phán xét

  • Luôn nghe đến khi đối phương dừng hẳn mới đưa ra ý kiến/câu hỏi của bản thân.

Luyện tập

• Trong quá trình nghe luôn chủ động ghi chú những ý quan trọng.

• Đảm bảo giữ nguyên tắc 80% thời gian nghe, 20% thời gian nói.

• Luôn quan sát giao tiếp phi ngôn ngữ để có thể hiểu hơn tâm lý của khách hàng và đảm bảo rằng giao tiếp phi ngôn ngữ nhất quán với những gì stakeholders nói.

• Luyện tập các bước sau để lắng nghe chủ động:

  • Chuẩn bị trước khi nghe:

    • Tắt thông báo điện thoại

    • Mở sổ ghi chép

    • Xác định mục tiêu buổi nói chuyện

  • Trong lúc nghe:

    • Tập trung hoàn toàn

      • Nhìn người nói

      • Không nhìn laptop/điện thoại

      • Không soạn câu trả lời trong đầu

    • Không ngắt lời:

      • Để họ nói hết ý

      • Dừng 1–2 giây trước khi phản hồi

    • Ghi lại từ khoá

    • Quan sát non-verbal:

      • Tư thế

      • Nét mặt

      • Giọng điệu

    • Tóm tắt và diễn đạt lại

    • Hỏi để làm rõ mà không phán xét

  • Sau khi nghe:

    • Tóm tắt lại lần cuối

    • Gửi email xác nhận nếu cần

    • Ghi lại assumption & open questions

Kết bài

Với BA, kĩ năng giao tiếp không phải là “kĩ năng mềm”, mà là nền móng cho mọi kĩ năng khác.

Bạn có thể giỏi vẽ diagram, giỏi phân tích hệ thống, giỏi viết tài liệu – nhưng nếu không nghe đúng, hỏi đúng và cảm nhận đúng con người phía trước mình, thì giải pháp đưa ra vẫn có thể sai ngay từ gốc.

Mình tin rằng: một BA giỏi không phải là người nói hay nhất trong phòng họp, mà là người giúp người khác nói ra được điều quan trọng nhất.

Nếu bạn đang trên hành trình trở thành BA (hoặc đơn giản là muốn giao tiếp tốt hơn mỗi ngày), hãy bắt đầu từ những điều rất nhỏ:

nghe chậm lại,

quan sát nhiều hơn,

viết rõ ràng hơn,

và luôn xác nhận rằng mình đã hiểu đúng.

Ở bài viết trước, khi chia sẻ về những bài học khi sang tuổi mới, mình có hẹn gặp bạn ở phiên bản tuổi mới. Và đây, chào bạn — mình, phiên bản tuổi 33.

Mình mỉm cười khi viết đến dòng này.
33 tuổi không còn là con số nhỏ ;) bản thân vẫn khờ dại, và ngây ngô lắm. Nhưng có sao đâu, bởi mình tin rằng mỗi người đều có một hành trình rất riêng. Việc mình (hay bạn) làm tốt một phần nào đó nhưng vẫn còn lúng túng ở những phần khác là điều hoàn toàn bình thường.

Không ai sinh ra để trở nên hoàn hảo và biết tất cả mọi thứ.
Mình tin chỉ cần chậm rãi đi trên hành trình của chính mình, học những gì có thể từ những điều cuộc đời mang đến, để trở thành phiên bản “không hoàn hảo” rực rỡ nhất.

Bài viết này là nơi ghi lại Năm mindset (tư duy) mình chọn tiếp tục rèn luyện trong năm 2026 — như một lời nhắc cho chính mình, và hy vọng cũng là một sự khích lệ nhỏ cho bạn trên hành trình bạn đang đi. Năm mindset bao gồm:

1. Everything is figureoutable.

2. ALWAYS do the right thing.

3. Things happen for life lessons.

4. Progress over perfection.

5. Always stay curious and eager to learn.

Everything is figureoutable - Mọi thứ đều có cách giải quyết

Cuối năm 2025, vào ngày làm việc cuối cùng, mình dành thời gian nhìn lại hành trình đã qua — cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.

Có những ngày mình đi làm với rất nhiều lo lắng vì chưa tìm ra giải pháp cho khách hàng, rồi tự hỏi:
Liệu hôm nay có dễ dàng hơn một chút không?
Làm việc ở Úc, trong một môi trường hoàn toàn mới, mọi thứ đều lạ lẫm. Đã có lúc mình nghĩ: Hay là quay về Việt Nam, dù có khó khăn thì ít nhất môi trường đã quen thuộc lại được ở gần gia đình.

Trước đây, mình từng thắc mắc vì sao các anh chị Senior Business Analyst có thể nói chuyện với khách hàng rất tự tin và biết nhiều thứ đến vậy.

Thời gian trôi đi. Không phải ngày nào cũng tốt, nhưng mình vẫn đi làm với một niềm tin rất đơn giản: mọi thứ đều có cách giải quyết. Dần dần, công việc được gỡ rối. Mình bắt đầu tự tin hơn. Điều quan trọng không phải là mình biết tất cả ngay từ đầu, mà là mình không bỏ cuộc khi mọi thứ còn mơ hồ. Mình nhận ra: thời gian và trải nghiệm sẽ rèn giũa một người chưa có nhiều kiến thức thực tế trở nên vững vàng hơn — từng chút một.

Năm 2025 cũng là năm mình thực hiện 2 cuộc phẫu thuật ở Úc. Có những ngày, mình cảm thấy vô cùng bế tắc và tự hỏi không biết liệu mình có thể vượt qua được thử thách này không, mình còn trẻ và mình vẫn còn muốn được sống...

Mọi quy trình đi thăm khám và tìm kiếm bác sĩ trở thành một chặng đường gian nan, cả về sức khoẻ thể chất lẫn tinh thần. Có ngày, mình ngồi đờ đẫn trước mặt bác sĩ khi đọc và lắng nghe kết quả. Mình lặng im, cảm giác như thời gian đang ngừng trôi, tim mình như ngừng đập, cổ họng nghẹn lại vì không tin vào những gì đang nghe và thấy. Giờ ngồi viết lại những dòng này mình vẫn nhớ cảm giác ngột thở lúc đó…

Nhưng khi bình tâm lại, mình tự nhủ rằng bản thân sinh ra chắc chắn để thực hiện những nhiệm vụ lớn hơn chính mình. Mình không thể kiểm soát mọi thứ cả những điều ngoài ý muốn, nhưng mình tin rằng mọi vấn đề đều có cách giải quyết — chỉ cần giữ vững niềm tin và đi tiếp, mọi chuyện sẽ ổn. Chắc chắn là như vậy.

Giờ nhìn lại, dù vẫn còn nhiều bước cần làm trong phác đồ điều trị, nhưng mình cảm thấy trái tim đã sẵn sàng đón nhận bất cứ điều gì xảy đến và hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của bản thân trong việc giúp cơ thể khoẻ hơn và hồi phục nhanh hơn. Mình sẽ khoẻ lại và tiếp tục viết tiếp hành trình này.

Nếu bạn có đang gặp bất cứ vấn đề gì dù to hay nhỏ nếu không phải là sự lựa chọn giữa sống và chết— mình mong bạn tin tưởng vững vàng vào hành trình này, tin tưởng vào sức chứa đựng của trái tim, vào khả năng chịu đựng và nội lực của chính mình để giải quyết bất cứ điều gì. Để khi nhìn lại, bạn sẽ tự hào về sự dũng cảm của chính mình, chắc chắn bạn sẽ làm tốt.

Cách rèn luyện:

• Khi gặp vấn đề, tạm dừng và hỏi:
  “Vấn đề này cần thời gian thêm để tìm hiểu thông tin hay sự hỗ trợ?”

• Chia vấn đề lớn thành những bước rất nhỏ và chỉ tập trung và cố gắng hết sức vào bước tiếp theo.

• Nhắc mình: “Mình không cần giải quyết tất cả ngay hôm nay.” và tin tưởng bước tiếp.

Thực hành nhỏ:

• Mỗi khi lo lắng về một vấn đề cần giải quyết, viết ra 1 hành động nhỏ nhất mình có thể làm trong ngày đó để tiến gần đến giải pháp.

ALWAYS do the right thing - Luôn luôn làm điều đúng đắn

Mình nhớ một bài phát biểu của cô Oprah Winfrey tại lễ tốt nghiệp tại trường Spelman College năm 2012, nơi cô nhắc đến ba điều cần ghi nhớ sau khi tốt nghiệp.

1. Who are you and what do you want: Bạn là ai và bạn mong muốn điều gì?

2. You must find a way to serve through your ability and knowledge: Bạn phải tìm cách để phục vụ bằng khả năng và kiến thức của bản thân.

3. ALWAYS do the right thing - Luôn luôn làm điều đúng đắn.

Trong đó, điều ở lại với mình lâu nhất là: Always do the right thing. Việc lựa chọn giữa điều có lợi cho bản thân và điều đúng đắn đôi khi rất khó.

Mình nhớ có lần đi siêu thị cùng một người bạn làm chung ở quán café ở Úc. Bạn ấy chọn một loại socola bán theo cân, nhưng khi nhập vào máy tính tiền lại chọn mã của loại rẻ hơn. Khi mình thắc mắc, bạn nói: “Không ai biết đâu.”

Mình dừng lại một chút.
Đúng là chọn mã rẻ hơn sẽ giúp trả ít tiền hơn, có lợi cho bản thân và cũng không ai phát hiện. Nhưng đó không phải là điều đúng.

Từ đó, mình thường tự nhủ:
Nếu mình làm điều không đúng, có thể không ai biết — nhưng mình biết.
Và liệu có đáng đánh đổi sự bình yên trong tâm để lấy những lợi ích trước mắt?

Khi bạn luôn chọn làm điều đúng đắn, bạn sẽ không phải bối rối khi đứng trước các lựa chọn. Và nếu điều đúng đắn đó còn mang lại lợi ích cho người khác, thì điều bạn làm không chỉ đúng mà còn là một hành động rất đẹp của một người hảo hán và đại trượng phu :D. Dù không hề dễ dàng nhưng mình tin rằng bạn sẽ thấy những giá trị mình theo đuổi quan trọng hơn nhiều với những lợi ích trước mắt đó.

Luôn nhớ: always do the right thing nhé.

Cách rèn luyện:

• Trước mỗi lựa chọn khó, tự hỏi:

  • “Quyết định này có làm mình thấy bình yên khi nhìn lại không?”

  • “Đây có phải là việc làm đúng đắn?”

  • “Nếu mình làm việc này, liệu có ảnh hưởng xấu đến người khác không?”

  • “Mình có hối hận nếu làm/không làm điều này không?”

• Đặt giá trị cốt lõi cao hơn lợi ích ngắn hạn.

• Quan sát cảm giác trong lòng sau mỗi quyết định: Hài lòng và bình an hay lo lắng và cắn rứt.

Thực hành nhỏ:

• Viết ra 3 giá trị cốt lõi mình muốn sống theo trong năm 2026 và dùng chúng để soi chiếu quyết định hằng ngày.

Things happen for life lessons - Điều gì xảy ra luôn là cơ hội để học hỏi

Đôi khi trên hành trình cuộc sống, mình gặp phải những điều không như ý mà bản thân chẳng bao giờ muốn xảy ra. Bố mình mất khi mình học lớp 10, và mẹ mình cũng không may qua đời khi mình chuẩn bị sang Úc. Mình đã trách bản thân nhiều vì không trưởng thành đủ nhanh để có thể lo cho bố mẹ.

Nhưng sau một thời gian, mình nguôi ngoai hơn và tự cho mình thời gian nhìn lại, suy ngẫm về những gì đã xảy ra. Mình nhận ra mình đã học được rất nhiều từ những trải nghiệm đó. Bạn sẽ thấy kỳ lạ nếu mình nói rằng, bố mẹ mất chính là lúc mình học được bài học lớn nhất trong đời — bài học về việc tiếp nối những điều bố mẹ tin tưởng về việc học cả đời, và biết rằng bản thân vẫn may mắn vì đã sống trong tình yêu thương của bố mẹ khi còn bé, điều này đã góp phần hình thành nên con người mình hôm nay. Mình đã chọn yêu thương hết lòng những người ở lại và tiếp tục cố gắng trên hành trình tiếp nối của bố mẹ bởi bố mẹ chẳng đi đâu cả — bố mẹ luôn ở trong từng tế bào trong cơ thể mình.

Khi bạn nói với chính mình:
“Tôi sẵn sàng chào đón mọi cơ hội và mọi điều không như ý đến với mình, vì tôi tin rằng mọi điều xảy ra đều là cơ hội để học hỏi để tôi trở thành phiên bản tốt nhất”,
bạn sẽ nhìn cuộc sống bằng đôi mắt khác.

Những điều không như ý đến, bạn vẫn có thể mỉm cười và đón nhận — không oán trách, không than phiền, không đổ lỗi, mà chịu trách nhiệm hoàn toàn với những gì xảy ra với mình.

Bạn sẽ tìm thấy bài học trong thất bại, tìm thấy niềm tin ngay cả khi đang ở nơi tăm tối nhất. Bởi điều gì xảy ra cũng là điều cần phải xảy ra; nhiệm vụ của mình là học cách thích nghi và tiếp tục bước tiếp.

Theo bài viết trên trang Franklin Convey, giữa Stimulus (tác nhân) và Response (phản ứng), con người luôn có một khoảng không gian — Freedom to Choose — được xây dựng từ 4 năng lực đặc biệt:

• Self-awareness – Tự nhận thức: nhận diện cảm xúc của mình khi điều không như ý xảy ra.

• Imagination – Trí tưởng tượng: nhìn thấy những lựa chọn và giải pháp khác.

• Conscience – Lương tâm: chọn điều đúng đắn và tử tế.

• Independent Will – Ý chí độc lập: giữ vững lựa chọn của mình dù cảm xúc có tiêu cực đến đâu.

I am not a product of my circumstances. I am a product of my decisions.

Tôi không phải là sản phẩm của các tình huống xảy ra với tôi. Tôi là kết quả của những lựa chọn và quyết định của tôi.

- Dr. Stephen R. Covey

Vì vậy, trong bất cứ hoàn cảnh nào, bạn luôn luôn có quyền được chọn suy nghĩ và hành động để phản hồi lại hoàn cảnh đó.

Cách rèn luyện:

• Thay câu hỏi “Tại sao lại là mình?” bằng “Điều này đang dạy mình điều gì?”

• Đón nhận cảm xúc trước từ đó suy nghĩ về các cách phản ứng khác nhau mà vẫn giữ được sự đúng đắn và tử tế.

Thực hành nhỏ:

• Cuối mỗi tuần, viết ra 1 bài học mình rút được từ một việc chưa như ý.

Progress over perfection - Tiến bộ quan trọng hơn hoàn hảo

Mình từng mang một áp lực rất lớn: phải hoàn hảo trước khi bắt đầu bất cứ điều gì.
Sợ bị chê cười, sợ những gì mình làm không mang lại giá trị cho người khác.

Ngay cả khi viết blog này, mình vẫn có nỗi sợ rằng giọng văn chưa hay, diễn đạt chưa đủ trọn vẹn. Nhưng rồi mình nhận ra bắt tay vào làm trước khi sẵn sàng chính là cách để tiến bộ.
Dù sản phẩm ban đầu có thể méo mó nhưng ông bà ta có câu “Trăm hay không bằng tay quen”. Chỉ cần bước được bước đầu tiên, mình sẽ bước được bước thứ hai. Dù mỗi ngày chưa thấy kết quả rõ ràng, nhưng những tiến bộ rất nhỏ, khi cộng dồn lại, sẽ tạo nên thay đổi lớn. Như Jame Clear có đề cập trong cuốn sách Atomic Habit có chỉ ra:

• Nếu bạn cải thiện chỉ 1% mỗi ngày, sau 1 năm, kết quả sẽ tăng gấp ~37 lần so với điểm xuất phát.

• Nếu bạn tệ đi 1% mỗi ngày, sau 1 năm, kết quả sẽ giảm xuống chỉ còn 3% so với điểm xuất phát.

Dù ai đó có đi thật nhanh và giỏi giang cỡ nào, thì hãy nhớ rằng bạn đang trên hành trình của riêng mình và chỉ cần mỗi ngày bạn cố gắng tiến bộ một chút hơn bản thân ngày hôm qua đã là một điều đáng khích lệ. Vì vậy, hãy trân trọng và tin tưởng những hành động nhỏ mỗi ngày của mình nhé.

Cách rèn luyện:

• Cho phép mình làm phiên bản không hoàn hảo để bắt đầu thay vì đợi thời điểm hoàn hảo.

• Ghi nhận những tiến bộ rất nhỏ, dù không ai thấy.

• Tập trung vào quá trình hơn là kết quả.

Thực hành nhỏ:

• Mỗi ngày tự hỏi:
  “Hôm nay mình đã tiến bộ hơn hôm qua ở điểm nào, dù rất nhỏ?”

Always stay curious and eager to learn - Luôn giữ sự tò mò và tinh thần học hỏi

Mình từng cảm thấy bản thân kém cỏi khi xin học bổng đi học thạc sĩ vì không trường nào đồng ý. Cảm giác ấy cứ lặp đi lặp lại cho đến khi mình chọn cách nhẹ nhàng với bản thân, mang theo sự tò mò trong mọi việc mình làm, và coi mỗi trải nghiệm học hỏi kiến thức mới là cơ hội, thay vì áp đặt bản thân phải giỏi, phải hoàn hảo.

Hồi mới đi làm ở Úc, mình chưa quen với văn hoá “small talk” (trò chuyện xã giao/tán gẫu) tại công sở. Mọi người thường nói chuyện và pha trò rất vui, mà mình thì hầu như không thể theo kịp hay tham gia. Mình từng nghĩ rằng bản thân không thuộc về nơi này và không thể hoà nhập. Nhưng khi chọn giữ sự tò mò và tinh thần học hỏi, mình bắt đầu quan sát và lắng nghe nhiều hơn, tìm hiểu cách mọi người bắt đầu các cuộc trò chuyện. Dần dần, bằng cách đặt bản thân ở tâm thế quan tâm và sẵn sàng lắng nghe học hỏi, mình đã bắt nhịp được với các câu chuyện và chủ động hơn trong giao tiếp với mọi người.

Khi để sự tò mò dẫn lối, bạn luôn ở vai trò của người học — khiêm tốn, cầu thị, sẵn sàng thử và sửa sai nên ở trường hợp nào bạn cũng sẽ được học điều gì đó mới. Với mindset này, thất bại hay chưa biết không còn là điều đáng sợ, mà chỉ đơn giản là một phần của hành trình lớn lên của bản thân.

Dù có những điều bạn chưa biết, cũng đừng quá lo lắng bởi chỉ cần tò mò về điều mình muốn học và từng bước trở thành người học tập suốt đời thì không có điều gì khó khăn có thể cản trở được bạn cả.

Cách rèn luyện:

• Giữ vai trò “người học” trong mọi tình huống, kể cả khi mình đã có kinh nghiệm trong bất cứ vị trí nào.

• Bất cứ ai cũng có điều để mình học tập vì vậy luôn giữ sự tò mò và sẵn sàng lắng nghe để được học những điều mới từ người khác.

• Hỏi nhiều hơn là khẳng định.

• Không ngại thừa nhận: “Mình chưa biết.”

Thực hành nhỏ:

• Sau mỗi công việc hoặc dự án, tự hỏi:

  • Điều gì mình đã làm tốt?

  • Điều gì mình sẽ làm khác lần sau?

  • Điều gì mình cần học thêm?

Kết bài

Với mindset đúng đắn và niềm tin vào hành trình của chính mình, mỗi bước đi dù nhỏ đều vô cùng đáng quý. Năm 2026 không cần hướng đến sự hoàn hảo, chỉ cần mỗi ngày chúng ta tốt hơn một chút và học hỏi từ mọi trải nghiệm, mình tin rằng bạn sẽ có một khởi đầu năm mới thật vững vàng. Năm 2026 sẽ lại là một năm bạn rực rỡ và toả sáng theo cách riêng của mình.

Cám ơn bạn đã luôn đồng hành, kiên nhẫn và lắng nghe hành trình của mình. Nếu bạn đọc đến đây, mình rất muốn biết mindset nào trong câu chuyện của mình khiến bạn tâm đắc nhất, hoặc bạn có cách riêng nào để giữ bình tâm và tiếp tục bước tiếp không? Hãy để lại comment bên dưới chia sẻ nhé, mình rất mong được học hỏi từ câu chuyện của bạn đó.

Chúc mừng năm mới và cầu mong mọi điều may mắn, bình an đến với bạn, gia đình và người bạn yêu thương. Năm mới, tư duy mới và thắng lợi mới nha!

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Mình vẫn nhớ như in sinh nhật năm 2019, khi mới sang Úc. Lần đầu đón sinh nhật xa nhà, bên cạnh là những người bạn mới quen, còn bản thân thì vừa háo hức vừa chông chênh. Khi ấy, mình đã nghĩ: xa nhà cũng không đáng sợ lắm. Chỉ cần vững tin, rồi một ngày không xa, quả ngọt cũng sẽ đến.

Năm nay, mình sắp bước sang tuổi 33. Phải nói thế nào nhỉ, dù đã ở U40 nhưng cảm giác nhiều thứ với mình vẫn rất mới. Ngày nào cũng có điều để học, và càng học lại càng thấy mình chưa biết gì cả. Mình nhận ra bản thân vẫn còn khá “ngô nghê” trong nhiều khía cạnh của cuộc sống. Có những lúc tự hỏi không biết mình có thật sự đang ở tuổi 30 không nữa – lo nếu không học nhanh thì sẽ thành bà lão U70 mất thôi! ;)

Cảm giác FOMO (sợ bỏ lỡ) hay peer pressure (áp lực đồng trang lứa) vẫn thỉnh thoảng xuất hiện. Nhất là khi thấy bạn bè lần lượt có hỷ, hoặc gia đình đón thêm những thiên thần nhỏ, còn mình thì 33 tuổi, vẫn đang trên hành trình học để hiểu bản thân hơn.

Nhưng có một điều thú vị là khi những cảm xúc ấy đến, mình đón nhận chúng khá nhẹ nhàng, như một phần tự nhiên của đời sống cảm xúc. Mình mỉm cười khi nhận ra trong lòng có chút xao động, rồi vẫn tiếp tục đi qua từng ngày, lặng lẽ làm công việc của mình, sửa đổi những điều chưa tốt và cố gắng với những gì đang có.

Ở độ tuổi chưa hẳn đã trải qua quá nhiều, nhưng lại cảm thấy lòng mình không còn gợn sóng trước khó khăn và thử thách. Bản thân vẫn hân hoan, vẫn háo hức khám phá mỗi ngày như một đứa trẻ. Mình chọn kiên nhẫn và bao dung với chính mình – cảm giác ấy thật sự rất khó diễn tả.

Tuổi 32 khép lại cũng là lúc mình có những trải nghiệm rõ nét hơn về điều mình thực sự mong muốn. Mình học cách nói “không” với những gì không phù hợp, hoặc không đi cùng các giá trị cốt lõi mà mình theo đuổi. Đồng thời mình thấy yêu hơn bao giờ hết mỗi ngày mình được sống, được làm việc và được lớn lên.

Sinh nhật năm nay đặc biệt hơn vì mình có một chiếc blog nhỏ nhắn (biết ơn cô bạn thân của mình đã dí mình phải bắt đầu something ;)) – nơi đâu đó trên hành trình becoming, mình có những người bạn đồng hành âm thầm, lắng nghe và ủng hộ qua từng chặng lớn lên. Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã luôn theo dõi và ủng hộ mình.

Bài viết này, mình muốn ghi lại 33 bài học của becoming 33 ;) – để kỷ niệm một năm tuổi mới vẫn ở nơi xa, nhưng lại vô cùng ấm áp bởi tình thương của bạn bè, cô chú, anh chị, đồng nghiệp, của vũ trụ, của cây cối, của trời đất, của đôi giày chạy… và vân vân mây mây mình sẽ chẳng bao giờ có thể kể hết tình yêu thương mình được nhận.

1. Trân trọng từng giây, từng phút được ở bên gia đình khi còn có thể.

2. Không phàn nàn hay đổ lỗi cho bất cứ điều gì xảy ra. Chấp nhận, sửa đổi và tiếp tục.

3. Bạn luôn xứng đáng với những điều tuyệt vời nhất – chắc chắn là như vậy!

4. Dù khó đến đâu, cũng sẽ có ngày dễ hơn. Bình tĩnh xử lí rồi sẽ okay.

5. Chào đón ngày mới với trái tim hân hoan; đi ngủ với trái tim biết ơn.

6. Góc nhìn và cách suy nghĩ về cuộc sống vô cùng quan trọng. Nó định hình con người, thái độ và cuộc sống của mình vì vậy choose wisely.

7. Luôn nở nụ cười tươi với mọi người, rồi bạn cũng sẽ nhận lại những nụ cười tươi như vậy.

8. Chỉ mua khi cần, không mua khi thích. Đơn giản và tối giản hoá cuộc sống để có thời gian cho những điều quan trọng.

9. Chú ý ăn uống và duy trì việc tập luyện để cơ thể khoẻ mạnh, tâm trí sáng suốt.

10. Nhẹ nhàng và khoan dung với chính mình, vì chỉ khi tình yêu thương chảy trong bạn, tình yêu đó mới có thể lan toả ra xung quanh.

11. Quán chiếu suy nghĩ, lời nói và hành động mỗi ngày. Chọn suy nghĩ thiện, chọn lời nói dễ thương và hành động tốt.

12. Dám bày tỏ mong muốn và bằng cách nào đó, bạn sẽ tìm ra cách đạt được.

13. Trân trọng những người bạn gặp và những điều đã xảy ra, vì tất cả đều giúp bạn trở thành phiên bản tuyệt vời ngày hôm nay.

14. Quay về giá trị cốt lõi và con người bạn muốn trở thành khi phải ra quyết định – đó là kim chỉ nam cho cuộc đời.

15. Sẽ có những hành trình bạn phải tự đi một mình, nhưng bạn đừng sợ và lo lắng, chắc chắn bạn sẽ vượt qua được.

16. Yêu quý thời gian ở một mình và làm bạn với bản thân vì đó là lúc bạn quan sát được nội tâm rõ ràng nhất.

17. Học cách xin lỗi, cảm ơn và bày tỏ lòng biết ơn bất cứ khi nào có thể.

18. Quá khứ không định nghĩa bạn là ai; tương lai chưa biết trước vì vậy hãy tập trung vào hiện tại là hôm nay.

19. Hướng tới một cuộc sống được là chính mình: chân thật, bình an và hạnh phúc.

20. Chọn bản thân: đó không phải là ích kỉ, bởi vì chỉ khi bản thân bạn hạnh phúc, đủ đầy năng lượng mới có thể hỗ trợ được người khác và bởi bạn xứng đáng được “bạn” yêu thương.

21. Học cách tự tạo hạnh phúc cho bản thân ngay cả khi bạn không có ai bên cạnh vì bạn là người DUY NHẤT chịu trách nhiệm cho cuộc đời của mình.

22. Không nói dối để trục lợi hay làm tổn hại người khác – một lần cho phép là nhiều lần tiếp diễn.

23. Chọn cho mình một đức tin và đảm bảo rằng đức tin đó giúp bạn trở nên kiên định, rõ ràng và tốt đẹp hơn. Đức tin giúp bạn đi đúng đường là ngọn đèn soi rọi trong đêm tối và là người bạn đồng hành ở những hoàn cảnh tồi tệ nhất. Đức tin giúp bạn không lạc lối trên hành trình của bản thân.

24. Dám chấp nhận thử thách, dám sai, dám sửa và dám làm lại.

25. Đối tốt với mọi người nhất có thể trong khả năng của bản thân vì khi đó bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc và đủ đầy lắm.

26. Con đường mình đã chọn, cứ đi - chắc chắn sẽ tới nơi mình mong muốn.

27. Không ai có thể đọc được suy nghĩ của bạn, vì vậy hãy học cách chia sẻ chúng ra.

28. Không ai quan tâm đến bạn nhiều như bạn nghĩ vì vậy hãy cứ sống cuộc đời mình mong ước.

29. Chọn vui vẻ thay vì ủ rũ, chọn tin tưởng thay vì lo lắng, chọn sống là chính mình muốn thay vì mong hài lòng người khác.

30. Nuôi dưỡng và trân trọng những mối quan hệ sâu sắc, chân thành.

31. Cơ thể sẽ già đi theo năm tháng nhưng ý chí, niềm tin và tình yêu thương thì luôn ở đó dù bạn ở độ tuổi nào đi chăng nữa.

32. Mỗi ngày cố gắng một chút, kiên nhẫn để khi nhìn lại bạn sẽ tự hào về mình lắm.

33. Hãy là ngọn đèn dẫn đường cho chính mình trước khi có thể chiếu sáng cho người khác.

    ---

Dù bạn đang ở độ tuổi nào trên hành trình becoming của riêng mình, mình hy vọng bạn luôn vững tin vào con đường đã chọn và tin tưởng vào ánh sáng bên trong bạn. Dù con đường phía trước có gập ghềnh hay tối tăm đến đâu, ánh sáng ấy vẫn luôn ở đó – chỉ cần bạn tin, bạn sẽ nhìn thấy lối đi cho mình.

Đây là bài viết cuối cùng của mình trong năm 2025. Cảm ơn bạn đã ở lại đến những dòng cuối cùng. Mình trân trọng sự ủng hộ thầm lặng của bạn nhiều lắm!

Mong rằng sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ mang theo một chút nhẹ nhõm, một chút bình yên, và đủ tin tưởng để tiếp tục bước đi trên con đường của mình – theo nhịp riêng của bạn, không cần so sánh và chẳng cần vội vàng. Hãy cứ chậm rãi tận hưởng những ngày tháng của chính mình nhé.

Nếu những điều mình viết chạm đến bạn, dù chỉ trong một khoảnh khắc rất nhỏ, mình tin rằng đó không phải là ngẫu nhiên. Có thể ở đâu đó, chúng ta đang học cùng một bài học để lớn lên mỗi ngày. Vì vậy, bạn không hề một mình trên hành trình này. Nếu đâu đó bạn thấy bản thân cũng cảm nhận bài học tương tự như mình thì comment cho mình biết nha, mình thích được biết cảm nhận của bạn lắm.

Hẹn gặp lại bạn ở phiên bản chính thức 33 tuổi. Chúc bạn năm 2026 vẫn vô tư, hồn nhiên và luôn bình yên nhé. Gửi bạn một cái ôm ấm áp!

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Nếu bạn chưa đọc phần 1 có thể tham khảo ở đây

1. Kĩ năng thu thập yêu cầu và hợp tác (Elicitation and Collaboration Skills)

2. Kĩ năng mô hình hoá (Modelling Skills)

3. Kỹ năng Triển Khai Chi Tiết Nhu Cầu & Giải Pháp (Requirements & Solution Documentation)

4. Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving Skill)

Qua phần 2 này mình hi vọng bạn sẽ nắm rõ hơn về:

5.1 Kĩ năng phân tích là gì?

5.2 Năng lực cốt lõi của kĩ năng phân tích bao gồm:

• Creative Thinking (Tư duy sáng tạo)

• Decision Making (Kĩ năng ra quyết định)

• Learning (Học tập hoặc tiếp thu kiến thức)

• Systems Thinking (Tư duy hệ thống)

• Conceptual Thinking (Tư duy Khái niệm/ Tổng quát)

• Visual Thinking (Tư duy trực quan)

5. Kĩ năng phân tích (Analytical Skill)

Khi làm BA, bạn thường tiếp nhận rất nhiều thông tin từ nhiều bên liên quan khác nhau. Tuỳ từng đặc thù của doanh nghiệp hay dự án mà các thông tin sẽ thuộc các lĩnh vực với kiến thức ngành khác nhau. Tuy nhiên, đặc điểm chung đó là khối lượng thông tin rất lớn đòi hỏi BA phải biết cách sắp xếp và hệ thống lại giúp dễ hiểu, dễ tìm đồng thời dễ trao đổi với các bên khác khau.

Ví dụ việc có tiếp nhận rất nhiều các yêu cầu ở mức tổng quát (high-level) từ phía khách hàng, những yêu cầu này thường chung chung và chưa rõ ràng. Có kĩ năng và tư duy phân tích giúp BA tìm hiểu rõ được những vấn đề nhức nhối mà doanh nghiệp đang gặp phải ở mức cụ thể hơn (detail-level). Việc quan trọng là tìm ra vấn đề đằng sau những yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, kĩ năng và tư duy phân tích giúp BA tìm ra giải pháp tốt nhất cho khách hàng và trình bày chúng một cách dễ hiểu nhất.

Ngoài ra, có tư duy và kĩ năng phân tích còn giúp BA nhìn yêu cầu và giải pháp một cách tổng quan nhất, từ đó tìm ra sự ảnh hưởng của giải pháp với các thành phần khác của hệ thống. Việc này giúp BA tìm ra các lỗ hổng mà team đã chưa cân nhắc. Vậy kĩ năng phân tích cụ thể là gì? Mình bắt đầu tìm hiểu nhé!

5.1 Kĩ năng phân tích là gì?

Theo BABOK, tư duy phân tích giúp BA hiểu rõ vấn đề và cơ hội, xác định những thay đổi mang lại giá trị cao nhất, và đánh giá tác động của các thay đổi đó với sự tham gia của các bên liên quan.

BA vận dụng kỹ năng này bằng cách nhanh chóng tiếp nhận và chọn lọc thông tin từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau (sơ đồ, phản hồi khách hàng, tài liệu, dữ liệu…), đồng thời lựa chọn các phương pháp phân tích linh hoạt và phù hợp với từng bối cảnh, đối tượng và loại vấn đề.

Kỹ năng tư duy phân tích còn giúp BA trình bày thông tin một cách hiệu quả, lựa chọn hình thức truyền đạt phù hợp (ví dụ: sơ đồ, biểu đồ thay vì văn bản dài), từ đó nâng cao mức độ thấu hiểu của stakeholders và hỗ trợ việc lập kế hoạch cũng như truyền thông trong hoạt động phân tích nghiệp vụ.

Tóm lại kĩ năng phân tích là khả năng hiểu rõ ràng vấn đề, cơ hội từ đó có khả năng đề xuất giải pháp PHÙ HỢP và có GIÁ TRỊ cao nhất. Đồng thời kĩ năng phân tích là khả năng BA có thể chọn lọc, chọn phương pháp phân tích và trình bày thông tin đã phân tích hiệu quả, dễ hiểu cho các bên liên quan.

5. 2 Năng lực cốt lõi của kĩ năng phân tích

Theo BABOK, kĩ năng và tư duy và phân tích bao gồm:

Creative Thinking (Tư duy sáng tạo)

Mục đích

Tư duy sáng tạo và giúp người khác áp dụng tư duy sáng tạo nhằm giúp doanh nghiệp trong việc tạo ra các ý tưởng, cách tiếp cận mới và các giải pháp thay thế để giải quyết vấn đề và nắm bắt cơ hội.

Định nghĩa

Tư duy sáng tạo bao gồm việc tạo ra các ý tưởng và khái niệm mới, cũng như tìm ra các mối liên hệ mới hoặc khác biệt giữa những ý tưởng và khái niệm hiện có. Kỹ năng này giúp vượt qua cách tiếp cận cứng nhắc trong giải quyết vấn đề bằng cách đặt câu hỏi về các phương pháp truyền thống và khuyến khích những ý tưởng mới, sự đổi mới phù hợp với tình huống. Tư duy sáng tạo có thể bao gồm việc kết hợp, thay đổi hoặc áp dụng lại các khái niệm hay ý tưởng đã có. BA có thể thúc đẩy tư duy sáng tạo ở người khác bằng cách xác định và đề xuất các phương án thay thế, đặt câu hỏi và thách thức các giả định hiện tại.

Vì sao BA lại cần tư duy sáng tạo?

Bạn tưởng tượng là BA sẽ cần làm việc với rất nhiều bên liên quan đến dự án. Nếu như hiểu vấn đề thôi chưa đủ. Việc cần tìm ra cách thức thực hiện và giải quyết mang tính sáng tạo sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh và chính xác hơn. Việc luôn suy nghĩ và tìm cách làm mới giúp BA phát triển sự tin tưởng với khách hàng và đồng nghiệp

Luyện tập

• Luôn đặt câu hỏi có cách làm nào khác mà vẫn có thể tối ưu hơn và nhanh hơn để giải quyết vấn đề không?

• Ngoài giải pháp này còn có giải pháp nào khác không? Và giải pháp mới có gì cải tiến và tốt hơn giải pháp cũ?

Decision Making (Kĩ năng ra quyết định)

Mục đích

BA cần hiểu các yếu tố cần thiết trong quá trình đưa ra quyết định và hỗ trợ người khác đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Định nghĩa

Khi một BA hoặc một nhóm các bên liên quan phải lựa chọn một phương án trong số nhiều lựa chọn khác nhau, BA cần đưa ra quyết định về phương án nào mang lại lợi ích lớn nhất cho các bên liên quan và cho doanh nghiệp. Việc xác định lựa chọn tối ưu bao gồm việc thu thập thông tin liên quan đến quyết định, phân tích các thông tin đó, so sánh và đánh đổi giữa các lựa chọn tương đồng hoặc khác biệt, và xác định phương án mong muốn nhất. BA ghi lại các quyết định (và lý do đằng sau những quyết định đó) để sử dụng làm tài liệu tham khảo khi cần đưa ra quyết định tương tự trong tương lai hoặc khi cần giải thích lý do vì sao một quyết định đã được đưa ra.

Vì sao BA lại cần kĩ năng ra quyết định?

Kĩ năng này vô cùng quan trọng với BA. Vì sao? Vì BA chính là người tìm kiếm các giải pháp cho khách hàng và trình bày các phương án cho khách hàng. Dù đã tham khảo ý kiến của khách hàng nhưng BA là người có đầy đủ các thông tin cần có để có thể chọn được phương án tối ưu nhất và gợi ý cho khách hàng. Đôi khi trong dự án thực tế, không phải lúc nào BA cũng có thể đưa ra quyết định dễ dàng tuy nhiên BA luôn có thể gợi ý phương án phù hợp nhất với khách hàng ở thời điểm đó. Việc có kĩ năng ra quyết định giúp BA thể hiện sự quyết đoán dựa trên kiến thức mà bản thân đã thu thập được đồng thời giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng hơn về quyết định đã đưa ra.

Luyện tập

• Khi cần ra bất cứ quyết định nào trong cuộc sống hay trong công việc, hãy cân nhắc tất cả các phương án và phân tích điểm được và điểm mất từ đó tìm ra phương án phù hợp nhất ở thời điểm cần ra quyết định.

• Suy nghĩ lí do vì sao mình muốn đưa ra quyết định/chọn giải pháp này cho công việc được giao thay vì giải pháp khác?

• Khi đã quyết định cần ghi chép lại lí do đã đưa ra quyết định để trong tương lai khi nhìn lại sẽ là một bài học nếu quyết định đưa ra không phải là phương án tối ưu.

Learning (Học tập hoặc tiếp thu kiến thức)

Mục đích

Khả năng nhanh chóng tiếp thu những loại thông tin mới cũng như điều chỉnh và thích ứng với kiến thức hiện có, cho phép BA làm việc hiệu quả trong những môi trường thay đổi nhanh chóng và liên tục phát triển.

Định nghĩa

Học tập là quá trình tiếp nhận kiến thức hoặc kỹ năng. Việc học về một lĩnh vực (domain) trải qua nhiều giai đoạn: từ việc tiếp thu ban đầu các thông tin thô, đến hiểu được ý nghĩa của chúng, rồi áp dụng kiến thức đó vào công việc hằng ngày, và cuối cùng là phân tích, tổng hợp và đánh giá. BA cần có khả năng mô tả mức độ hiểu biết của mình về lĩnh vực nghiệp vụ và áp dụng mức độ hiểu biết đó để xác định những hoạt động phân tích cần thực hiện trong từng tình huống. Khi việc học về lĩnh vực đã đạt đến mức độ có thể hoàn thành phân tích, BA phải có khả năng tổng hợp thông tin để xác định các cơ hội tạo ra giải pháp mới và đánh giá các giải pháp đó nhằm đảm bảo chúng hiệu quả.

Vì sao BA lại cần kĩ năng tiếp thu kiến thức?

Không phải BA lúc nào cũng làm cố định một lĩnh vực, và dù có làm cùng một lĩnh vực thì vẫn có sự thay đổi về kiến thức theo thời gian, tuỳ từng doanh nghiệp và dự án mới sẽ có những kiến thức mới. Việc làm một nhiệm vụ mới hay tham gia một dự án mới đòi hỏi BA phải nhanh chóng tiếp nhận thông tin và kiến thức đầu tiên là để hiểu về kiến thức ngành sau đó mới có thể nói chuyện được với khách hàng về vấn đề của họ và tìm giải pháp cho chúng.

Luyện tập

• Tìm tòi và luôn luôn học kiến thức mới mỗi ngày bất kể là kiến thức chuyên môn hay những sở thích cá nhân.

• Khi gặp một vấn đề mới, dành thời gian nghiên cứu tài liệu, tìm kiếm thêm thông tin và kiểm tra mức độ tiếp thu kiến thức mới của bản thân.

• Tổng hợp lại những kiến thức mới để từ đó có thể chia sẻ những điều học được với bất kì ai.

Systems Thinking (Tư duy hệ thống)

Mục đích

Việc hiểu rõ cách con người, quy trình và công nghệ trong một tổ chức tương tác với nhau cho phép BA hiểu được doanh nghiệp từ một góc nhìn toàn diện (holistic).

Định nghĩa

Lý thuyết hệ thống (Systems Theory) và Tư duy hệ thống (Systems Thinking) cho rằng một hệ thống xét về tổng thể có những thuộc tính, hành vi và đặc điểm phát sinh từ sự tương tác của các thành phần trong hệ thống đó. Những yếu tố này không thể đoán trước được chỉ từ việc hiểu riêng lẻ các thành phần. Vì vậy tư duy hệ thống giúp BA có thể nhìn một thành phần của một hệ thống không chỉ hoạt động đơn lẻ mà còn cách thành phần đó được đặt trong một hệ thống sẽ hoạt động như thế nào.

Vì sao BA lại cần kĩ năng tư duy hệ thống?

Bạn tưởng tượng là một hệ thống sẽ gồm nhiều các thành phần gắn kết lại mới có thể chạy được. Cũng giống như một chiếc xe đạp gồm nhiều bộ phận khác nhau như yên xe, tay lái, bánh xe. Để xe đạp có thể chạy được thì tất cả các bộ phận này cần kết hợp nhịp nhàng với nhau. Nếu một bộ phận nào đó không chạy ví như bàn đạp bị hỏng, bàn đạp sẽ hưởng đến toàn bộ chiếc xe đạp, ảnh hưởng đến tốc độ đạp, rồi có thể khiến chiếc xe đạp không đi được. Xây dựng hệ thống cũng vậy, BA không chỉ tập trung vào một thành phần của hệ thống mà còn phải tìm hiểu xem chức năng đó được đặt vào cả hệ thống sẽ làm việc như thế nào, có bị vướng mắc gì không?

Luyện tập

Bất cứ khi nào thiết kế một giải pháp cho khách hàng cần cân nhắc:

• Ai sẽ bị ảnh hưởng bởi chức năng này?

• Quy trình nào sẽ cần đến chức năng này và mức độ ảnh hưởng như thế nào?

• Những chức năng nào sẽ ảnh hưởng bởi chức năng đang xây dựng? Và sự ảnh hưởng cụ thể như thế nào?

Conceptual Thinking (Tư duy Khái niệm/ Tổng quát)

Mục đích

BA thường xuyên tiếp nhận một lượng lớn thông tin chi tiết và có khả năng là rời rạc. BA cần áp dụng các kỹ năng tư duy khái niệm để tìm cách hiểu được thông tin đó phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào, và để kết nối thông tin tưởng chừng như trừu tượng nhưng lại có sự tương thích và mô tả một khái niệm tổng quát.

Định nghĩa

Tư duy khái niệm là về việc hiểu được mối liên kết giữa các bối cảnh, giải pháp, nhu cầu, thay đổi, các bên liên quan và giá trị một cách trừu tượng và trong bức tranh toàn cảnh (big picture).

• Nó liên quan đến việc hiểu và kết nối các thông tin và mô hình (patterns) mà thoạt nhìn có vẻ không liên quan rõ ràng.

• Tư duy khái niệm bao gồm việc hiểu rõ các chi tiết phù hợp với bối cảnh lớn hơn ở đâu.

• Nó bao gồm việc sử dụng kinh nghiệm trong quá khứ, kiến thức, sự sáng tạo, trực giác và tư duy trừu tượng để tạo ra các giải pháp thay thế, các tùy chọn và ý tưởng không dễ xác định hoặc không dễ liên quan với nhau.

Trong phân tích nghiệp vụ, tư duy khái niệm đặc biệt liên quan đến việc liên kết các yếu tố không dễ xác định với vấn đề hoặc cơ hội cơ bản, các mô hình (models) hoặc khuôn khổ (frameworks) giúp các bên liên quan hiểu và tạo điều kiện cho bản thân họ và những người khác thông qua sự thay đổi.

Nó cần thiết để kết nối thông tin rời rạc từ vô số các bên liên quan, mục tiêu, rủi ro, chi tiết và các yếu tố khác. Với thông tin này, nó tạo ra các tùy chọn và giải pháp thay thế cho một giải pháp, và truyền đạt thông tin này cho những người khác đồng thời khuyến khích họ tự tạo ra các ý tưởng của riêng mình.

Vì sao BA lại cần kĩ năng tư duy tổng quát?

Một trong những yêu cầu của BA là đi vào chi tiết cụ thể các tính năng của thành phần của hệ thống. Nhưng khi trao đổi với khách hàng lại đi quá nhiều vào chi tiết mà đôi khi với các khách hàng ở vị trí lãnh đạo cao, họ thường nhìn vấn đề một cách khái quát và tổng quan hơn. Nếu đi quá chi tiết BA sẽ vướng vào vấn đề nhỏ lẻ, không có cái nhìn tổng thể và bao quát vấn đề. Nếu như nhìn vấn đề một cách tổng quát, BA sẽ có thể dễ dàng tìm ra vấn đề cốt lõi của khách hàng thay vì những vấn đề không phải chính yếu. Mình đã từng bị mặc lỗi đi vào chi tiết quá nhiều khiến khách hàng khó hiểu và không tìm được cách tư duy chung. Vì vậy tư duy tổng quát là vô cùng quan trọng để BA có thể nắm được vấn đề cốt lõi chung nhất và tìm sự liên kết đến một vấn đề tổng quát, giải pháp và sự thay đổi cũng ở mức tổng quát nhất.

Luyện tập

• Trước khi giải quyết bất kì vấn đề nào mình sẽ nhận định vấn đề đó nằm trong một bức tranh tổng thể như thế nào?

• Vấn đề gặp phải có phải là một phần nhỏ trong vấn đề tổng quát lớn không? Làm thế nào để nhìn vấn đề ở mức tổng quát và tìm giải pháp đáp ứng được vấn đề lớn hơn thay vì giải quyết vấn đề nhỏ lẻ không mang lại hiệu quả?

Visual Thinking (Tư duy trực quan)

Mục đích

Khả năng truyền đạt các khái niệm và mô hình phức tạp thành các biểu diễn trực quan dễ hiểu cho phép BA thu hút các bên liên quan và giúp họ hiểu các khái niệm đang được trình bày.

Định nghĩa

Các kỹ năng Tư duy Trực quan (Visual Thinking) cho phép BA tạo ra các đồ họa, quy trình của các khái niệm hoặc hệ thống được đưa ra thảo luận một cách dễ dàng.

Mục tiêu của các biểu diễn đồ họa này là cho phép các bên liên quan dễ dàng hiểu các khái niệm đang được trình bày, và sau đó cung cấp ý kiến đóng góp. Tư duy trực quan đòi hỏi BA phải thực hiện chuyển đổi các khái niệm trừu tượng hoá sang một cách thức dể hiểu bằng cách sử dụng phương tiện đồ họa phù hợp để đại diện cho chúng.

Tư duy trực quan là việc hình dung và tạo ra các khái niệm, đồ họa, mô hình, sơ đồ và cấu trúc trực quan đơn giản để truyền tải và tích hợp thông tin phi trực quan (non-visual information).

Trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ, một lượng lớn thông tin và các kết nối phức tạp giữa bối cảnh, các bên liên quan, nhu cầu, giải pháp, thay đổi và giá trị được truyền đạt. Các yếu tố trực quan đại diện cho thông tin này và sự phức tạp của nó, cho phép các bên liên quan tiếp thu nhanh hơn, xử lý thông tin và kết nối các điểm từ bối cảnh của riêng họ.

Tư duy trực quan cũng cho phép khánh hàng tham gia và kết nối các khái niệm vào bối cảnh của họ nhanh chóng và tự do hơn, cũng như hiểu và đánh giá cao bối cảnh của những người khác rõ ràng hơn.

Vì sao BA lại cần kĩ năng tư duy tư duy trực quan?

Đây là một kĩ năng mà mình đang dùng nhiều nhất khi làm BA. Mọi vấn đề, giải pháp nếu chỉ nhìn tổng quát thôi thì chưa đủ. Để có thể trình bày vấn đề trừu tượng cho các bên liên quan thì việc có thể vẽ/mô tả dưới hình vẽ hay quy trình là vô cùng quan trọng. Mình dùng nhiều phương pháp khác nhau ví dụ như sơ đồ flow chart, các ví dụ minh hoạ để giúp khách hàng hay các bên liên quan có thể tiếp cận thông tin mình đã phân tích dễ dàng hơn.

Luyện tập

• Bất cứ khi nào cần trình bày thông tin nào cho khách hàng hay các bên liên quan bạn hãy đặt câu hỏi:

  • Có cách nào mình có thể mô hình hoá bằng hình vẽ hay quy trình để khách hàng hay các bên liên quan dễ tiếp cận không?

  • Liệu có thể đưa các ví dụ cụ thể ở nhiều trường hợp khác nhau giúp người nghe dễ dàng hình dung ra logic không?

  • Luôn luôn cân nhắc và chọn các cách mô hình giúp đơn giản hoá các thông tin cần trao đổi với khách hàng ở bất cứ trường hợp nào.

Kĩ năng trực quan cũng đã khép lại phần 2 của kĩ năng cơ bản cho BA, các bạn nhớ kĩ năng phân tích là một trong những kĩ năng quan trọng nhất cho BA, vì vậy việc rèn luyện mỗi ngày là vô cùng quan trọng. Bạn nhớ quay lại các bước luyện tập để rèn luyện giúp tăng khả năng phân tích trước bất cứ tình huống nào nha. Hành trình làm BA với mình là một hành trình luôn tìm tòi và rèn luyện để có tư duy sắc bén, nhanh nhẹn vừa tổng quát mà vẫn cần chi tiết, trừu tượng mà vẫn cần trực quan hoá và dễ dàng chia sẻ cho người khác. Dù có khó nhưng mình tin kĩ năng phân tích giúp ích không chỉ cho công việc BA mà giúp đời sống cá nhân mình nữa vì vậy rất đáng để tìm hiểu và rèn luyện.

Ở phần tiếp theo trong series kĩ năng cho BA (dự là sang năm 2026 ;)), mình sẽ tập trung vào 2 kĩ năng là:

• Kĩ năng tương tác (Interaction Skill)

• Kĩ năng giao tiếp (Communication Skill)

Cám ơn bạn đã theo dõi bài viết của mình giữa vô vàn các thông tin khác và hẹn gặp bạn ở bài viết tiếp theo nhé.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Hồi học đại học, có một lần Mẹ mình đọc báo thấy các bạn được ra Văn Miếu Quốc Tử Giám nhận bằng khen vì có thành tích học tập xuất sắc nhất trường, mình thấy mẹ kể với giọng rất chi là hào hứng nên định bụng sẽ cố gắng học thật tốt để có thể được vinh dự đi nhận bằng khen, là món quà cho mẹ, chắc chắn mẹ sẽ vui lắm. Hồi đó ở trường chưa có tra cứu điểm online, mỗi lần có điểm thi cuối kì là các thầy cô lại dán bảng điểm trước văn phòng khoa. Mình ở kí túc xá ở trường nên có điểm là lon ton chạy lên trường xem cho các bạn đồng thời xem xem điểm của mình có nằm trong khả năng được điểm cao so với các bạn trong trường không. 4 năm ròng rã cố gắng học tập sớm khuya, tham gia công tác đoàn với mong muốn duy nhất là sẽ có một món quà bất ngờ cho mẹ. Đến ngày sắp ra trường, mình cảm thấy vô cùng vui sướng vì mình là người duy nhất được bằng xuất sắc so với các bạn cùng khoá năm đó nên đã nghĩ mình có cơ hội được chọn là thủ khoa đầu ra của trường, cuối cùng sau bao cố gắng cũng đến ngày có thể báo với Mẹ tin vui. Mình nóng lòng nên đã lên mạng tra thêm thông tin, tình cờ đã thấy thông báo triệu tập các bạn thủ khoa chuẩn bị ra Văn Miếu - Quốc Tử Giám nhận bằng khen, còn thấy ảnh các bạn thủ khoa ở các trường khác nhau chụp ảnh cử nhân chuẩn bị cho ngày trọng đại ở Văn Miếu. Mình không tin vào mắt mình liền gọi cho Thầy chủ nhiệm và ôi biết bao nhiêu ấm ức và buồn lòng được giãi bày bằng việc khóc nức nở với thầy. Vì lí do nào đó người được chọn không phải là em, Thầy chẳng biết làm sao chỉ nghe mình khóc một hồi rồi động viên. Sau cuộc điện thoại đó, mình đã buồn nhiều lắm mà không dám nói với Mẹ. Mình đã tự hỏi mình đã làm điều gì sai vậy?

Rồi ra trường đi làm những chuyện xảy đến với gia đình và bản thân là những cú sốc đầu đời mà mình đã nghĩ có phải mình luôn gặp rắc rối và có phải mình chưa đủ tốt nên những điều không hay lại đến dù mình cũng đã cố gắng…

Nhưng rồi lớn lên, mình mới dần hiểu ra rằng thực ra việc gì xảy ra bản chất nó không phải tốt hay không tốt, không phải là rắc rối hay là điều thuận lợi. Chỉ là cách mình nhìn nhận, thái độ của mình đã tự cho nó là tốt hay không tốt mà thôi.

Những điều mình tự cho là bất như ý lại giúp bản thân trưởng thành và vững vàng hơn. Ngày các thầy cô biết tin mình không được chọn để nhận bằng thủ khoa, cô giáo đã nhắn cho mình là “Dù thế nào em luôn là thủ khoa trong lòng cô.” Mình đang đi ngoài đường mà đọc xong mình đã khóc, cảm thấy thực sự hạnh phúc và biết ơn Cô. Bản thân đã tự nhủ rằng không sao cả, việc mình cố gắng hết sức trong học tập mới là quan trọng, được nhận bằng khen hay không đã không còn quan trọng với mình nữa.

Dù mình không thể tặng mẹ một món quà nhỏ năm ấy nhưng sau này khi qua Úc học, mình vẫn còn nhớ “lời hứa” trong lòng với mẹ, rằng mình sẽ có thể khiến mẹ vui khi nhìn thấy mình cố gắng. Hồi năm 2023, sau khi học xong khoá thạc sĩ, mình đã được chọn là Student of the Year cho bang mình đang sống do có thành tích học tập tốt và đóng góp cho công tác xã hội của trường và của bang. Lúc đó mình đã nghĩ, nếu không có lần “bất như ý” hồi còn sinh viên đại học thì có lẽ mình đã không nỗ lực và quyết tâm khi qua Úc học và giữ lời hứa với mẹ. Dù có hơi muộn và phải đến 10 năm sau ngày tốt nghiệp đại học mình mới làm được điều này cho Mẹ, nhưng mình tin Mẹ ở trên cao sẽ luôn cảm nhận được tấm lòng của mình. Sẽ không bao giờ là quá muộn để làm điều gì đó cho người thân phải không?

Giờ nhìn lại mình cảm thấy biết ơn vô cùng những điều tưởng chừng như bất như ý lại giúp mình cố gắng hơn và học cách đón nhận bất cứ điều gì đến với mình.

Trong cuốn sách Nương tựa chính mình Của Tuệ Ái có đoạn:

Quả thật, sự việc xảy ra chỉ đơn giản là điều cần xảy ra. Nó không hề có nghĩa là tốt hay không tốt; chính thái độ và cách ta nhìn nhận vấn đề đó và tự gán chúng là “thuận theo ý” hay “ngược theo ý” mình. Việc chấp nhận vấn đề, tìm hiểu chúng và thay đổi thái độ của mình giúp chúng ta sẽ xử lý mọi chuyện với một tâm thế hoàn toàn khác.

Khi viết đến những dòng này mình nhớ đến câu chuyện Tái Ông Thất Mã được đề cập ở trang Cấy Nền Radio, mình trích dẫn dưới đây:

Truyền Thuyết Tái Ông Thất Mã

Sách Hoài Nam Tử có chép một câu chuyện như sau:

Một ông lão ở gần biên giới giáp với nước Hồ có nuôi một con ngựa. Một hôm con trai ông lão dẫn ngựa ra gần bên giới cho ăn cỏ vì lơ đãng nên con ngựa vợt chạy qua nước Hồ mất tăm. Những người trong xóm nghe tin đến chia buồn với ông lão. Ông lão là người thông hiểu việc đời nên rất bình tĩnh nói: “Biết đâu Con ngựa chạy mất ấy đem lại điều tốt cho tôi.”

Vài tháng sau con ngựa chạy mất ấy quay chở về dẫn thêm một con ngựa của nước Hồ cao lớn và mạnh mẽ. Người trong xóm hay tin liền đến chúc mừng ông lão và nhắc lại lời ông lão đã nói trước đây. Ông lão không có vẻ gì vui mừng nói: “Biết đâu việc được ngựa Hồ này sẽ dẫn đến tai họa cho tôi.”

Con trai của ông lão rất thích cưỡi ngựa. Thấy con ngựa Hồ cao lớn mạnh mẽ thì thích lắm liền nhảy lên lưng cưỡi nó chạy đi. Con ngựa này chưa thuần nết nên chạy loạn lên. Một lần con ông lão không cẩn thận để ngựa hất xuống té gãy xương đùi bị què chân tật nguyền. Người trong xóm vội đến chia buồn với ông lão. Thật không ngờ con ngựa không tốn tiền mua này lại gây ra tai họa cho con trai của ông lão như thế. Ông lão thản nhiên nói: “Xin các vị chớ lo lắng cho tôi. Con tôi bị ngã gãy chân tuy bất hạnh đó nhưng biết đâu nhờ họa này mà được phúc.”

Một năm sau nước Hồ kéo quân sang xâm lược Trung Nguyên. Các trai tráng trong vùng biên giới đều phải xung vào quân ngũ chống giặc Hồ. Quân Hồ thiện chiến đánh tan đạo quân mới gọi nhập ngũ. Các trai tráng đều tử trận. Riêng con trai ông lão vì bị què chân nên miễn đi lính được sống sót ở với gia đình.

Bất cứ khi nào điều “bất như ý” đến với mình thực ra là cách vũ trụ gửi đến một bài học nào đó. Vì vậy việc luôn bình thản và học cách giữ cho tâm không quá xao động bởi những điều mình nhận được hay mất đi là vô cùng quan trọng. Mình hiểu rằng mọi điều đến và đi đều là điều cần xảy ra trong đời. Dù mất thứ gì quý giá nhất cũng không quá buồn đau, hay nhận được điều gì khiến mình cảm thấy may mắn hay hạnh phúc nhất, mình cũng tự xem xét xem bản thân có thật sự xứng đáng với điều tốt lành đó không?

“Sống là mở tai, mở mắt, mở tim, mở lòng, mở tâm khảm để chậm rãi và thản nhiên trước những chuyện buồn vui.”

Còn bạn thì sao? Bạn đã gặp và xử lý những điều “rắc rối” trong cuộc đời của mình như thế nào? Comment dưới bài viết cho mình biết nha.

Cám ơn bạn đã đọc blog của mình giữa hàng ngàn các nội dung khác, mình trân trọng và biết ơn sự ủng hộ của bạn nhiều lắm.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Sau 3 năm tham gia vào toàn bộ quá trình phát triển hệ thống, dưới đây là những vấn đề của dự án mình quan sát được và bài học mình rút ra dưới góc nhìn của một BA. Mình hy vọng bài viết sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn nếu muốn tham gia vào một dự án IT xây dựng sản phẩm từ đầu, từ đó có sự chuẩn bị thật tốt để làm công việc BA thật tốt.

Tầm nhìn và yêu cầu không rõ ràng

Vấn đề:

Nhớ lại khi bắt đầu, mình chủ yếu là tạo các test case (kịch bản kiểm thử) để kiểm tra xem chức năng đã đúng với yêu cầu ở trong user story chưa. Tuy nhiên chỉ sau một buổi họp với khách hàng những test case đã tạo đều không còn hiệu lực vì yêu cầu thay đổi. Ban đầu mình rất thắc mắc: “Yêu cầu đã viết rõ ràng rồi thì sao lại đổi?”. Mình hơi sốc vì công phân tích, thiết kế và thậm chí dev đã xây xong một phần chức năng… vậy mà bị loại bỏ..

Sau này mình mới hiểu: yêu cầu được viết từ 1–2 năm trước khi dự án bước vào giai đoạn thiết kế chi tiết và đến thời điểm hiện tại không còn phù hợp nữa thì việc thay đổi là điều tự nhiên. Hơn nữa, vì đây là dự án xây sản phẩm mới hoàn toàn, toàn bộ team kể cả BA đều chưa từng làm sản phẩm tương tự, nên ý tưởng mơ hồ, kỳ vọng sai lệch và ước tính thường thiếu thực tế. Đây thực sự là vấn đề nhức nhối vì việc lên kế hoạch có thể đổ bể vì không thể dự trù chính xác thời gian và phạm vi của dự án.

Bài học cho BA là gì?

• Thay đổi là điều tất yếu, BA cần linh động và nắm rõ quy trình để ghi nhận mọi thay đổi trong dự án.

• Luôn luôn đảm bảo trao đổi với Project Manager và Dev Lead để đảm bảo sự thay đổi là đúng và kịp thời.

• Hơn nữa trước khi cân nhắc và ước tính thời gian cho user story cần đảm bảo dự trù thời gian cho độ phức tạp của hệ thống. Tạo trước prototype để đối chiếu với khách hàng nhằm giảm thiểu sự thay đổi sau này.

Luôn luôn có khả năng hiểu nhầm thông tin

Vấn đề:

Khi công việc của bạn là môi trường đa quốc gia và sử dụng tiếng Anh là ngôn ngữ chung thì không tránh khỏi những lần hiểu nhầm ý nhau. Cường độ công việc thường đòi hỏi cao và yêu cầu BA cần nắm bắt nhanh là một trong những điều rất quan trọng. Tuy nhiên, vì luôn phải theo một nhịp độ nhanh để kịp với kế hoạch của dự án đã đề ra sẽ dễ gây ra thông tin truyền đạt chưa chính xác.

Ở bước thu thập yêu cầu, nếu khách hàng chưa rõ họ thực sự muốn gì, BA sẽ gặp rất nhiều khó khăn ở phần thiết kế và phân tích. Một yêu cầu mơ hồ có thể dẫn đến một giải pháp hoàn toàn không giải quyết được vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp mà còn làm phức tạp thêm quy trình hiện tại của doanh nghiệp.

Bài học cho BA là gì?

• Ask then ask again. Phương châm của BA là mọi thứ đều phải cố gắng rõ như ban ngày để giảm thiểu tối đa nhất sự hiểu sai giữa các bên với nhau từ khách hàng với BA, rồi BA với Dev và Tester.

• Luôn luôn xác nhận thông tin một cách kỹ càng giữa các bên để có sự thống nhất cao, đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu đúng và giống nhau.

Phát sinh thêm chức năng trong quá trình phát triển hệ thống

Vấn đề:

Trong quá trình phát triển, việc khách hàng phát sinh thêm yêu cầu hoặc điều chỉnh lại yêu cầu là chuyện thường xuyên. Một thay đổi nhỏ có thể làm xáo trộn cả cấu trúc hệ thống, kéo theo việc sửa database, hoặc các quy trình liên quan. Khi những thay đổi nhỏ tích lũy, chúng trở thành một rủi ro lớn cho tiến độ và chất lượng sản phẩm. Với BA, việc thay đổi liên tục yêu cầu thực sự là một thách thức vì nếu không phân tích kỹ càng việc có những “lỗ hổng” chưa được cân nhắc khi đưa ra giải pháp mới có thể khiến lỗi hoặc hệ thống không xử lí được sau này.

Bài học cho BA là gì?

• Cố gắng quản lí những nhiệm vụ tồn đọng chặt chẽ, nếu có bất cứ thay đổi phát sinh nào cũng cần qua quy trình yêu cầu thay đổi và được phê duyệt của những bên liên quan.

• Cần phải tìm ra những chức năng chủ chốt và quan trọng cần được thiết kế và xây dựng trước để đảm bảo chức năng chính sẽ sẵn sàng cho khách hàng. Sau đó mới những chức năng ‘nice to have’ và chỉ phát triển chúng khi thời gian trong dự án cho phép.

• Luôn luôn trao đổi rõ ràng với khách hàng về những hệ quả của việc thay đổi yêu cầu và những điều mà khách hàng cần cân nhắc (thêm budget, gia hạn thời gian)

  ---

Ước tính thời gian và chi phí chưa đủ

Vấn đề:

Trước khi bắt đầu quá trình tìm hiểu và ghi nhận yêu cầu chi tiết, dự án cần qua bước nộp Business Case (Đề án cho dự án) cho khách hàng và phân tích kỹ càng về các giải pháp có sẵn và giải pháp tối ưu mà dự án đề xuất, Business Case cũng bao gồm thời gian và ngân sách dự kiến cho dự án. Thường lúc này với những thông tin phân tích ban đầu quản lí dự án sẽ đề xuất giải pháp ở mức tổng quan và thời gian cần để xây dựng hệ thống. Tuy nhiên vấn đề là ở bước này, mọi thông tin chi tiết chưa được cân nhắc, nhiều rủi ro còn ẩn, và sản phẩm mới hoàn toàn chưa có bất kỳ chuẩn hóa ban đầu. Vì vậy ước tính thời gian thường thiếu thực tế, dẫn đến đội dự án phải kéo dài tiến độ và phát sinh chi phí.

Với một sản phẩm xây dựng từ con số 0, mọi thứ đều không có sự chuẩn hóa. Các chức năng đều đến từ các ý tưởng của sản phẩm trước khi phát hiện ra nhiều vấn đề khi sản phẩm dần hoàn thiện. Điều này dẫn đến việc thời gian của dự án phải kéo dài hơn, chi phí phát sinh thêm là điều không thể tránh khỏi.

Bài học cho BA là gì?

• BA cần dành nhiều thời gian nghiên cứu domain, phân tích rủi ro và trao đổi với team kỹ thuật trước khi đưa ra ước tính.

• Việc này thực sự khó vì có rất nhiều thông tin không được biết ở thời điểm lên Business Case. Với dự án xây từ đầu, nên cân nhắc dự phòng chi phí và thời gian cao hơn bình thường vì mức độ không chắc chắn rất lớn.

• Bất cứ khi nào tiếp nhận yêu cầu thay đổi từ khách hàng mà BA cảm thấy thay đổi này có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ dự án cần đề xuất với quản lí dự án để có phương án xử lí kịp thời và phù hợp.

Thiếu vai trò quan trọng

Vấn đề:

Việc thiếu đi một số vai trò quan trọng trong dự án có thể kéo theo rất nhiều hệ lụy, và sản phẩm có thể sẽ phải làm lại vì sự không đồng nhất giữa các thành phần của hệ thống.

Thiếu UX/UI designer ngay từ đầu khiến thiết kế bị chắp vá, mỗi BA tự làm theo một kiểu, Dev hiểu theo nhiều cách khác nhau không có bất cứ một chuẩn mực nào cho hệ thống (từ format, màu sắc, các nút bấm, cỡ chữ). Kết quả là sản phẩm thiếu thống nhất và cần sửa đi sửa lại rất nhiều.

Thiếu team lead (BA lead, Test lead…) khiến không ai nắm tổng thể hệ thống, dẫn đến mỗi người làm mỗi hướng, không có ai định hướng hoặc review giải pháp từ góc nhìn tổng quan. Để sau này khi mỗi component của hệ thống ghép lại với nhau, hệ thống bị mâu thuẫn và không thể chạy được.

Bài học cho BA là gì?

• Luôn cân nhắc xây dựng RACI trước khi dự án đi vào thực hiện. Ma trận RACI phân chia vai trò của mỗi nhân sự theo từng nhóm, là Hành động (R – Responsible), Phê duyệt (A –Accountable), Tư vấn (C – Consulted) và Thông tin (I – Informed).

• Việc biết được ai chịu trách nhiệm hay phê duyệt sẽ giúp từng nhiệm vụ luôn được rà soát đảm bảo thông tin thống nhất. Đây là yếu tố giúp dự án vận hành trơn tru và thống nhất.

• Luôn luôn cân nhắc nếu cần có các thành viên chủ chốt trong dự án để đảm bảo mọi thiết kế, chức năng đều dựa trên một standard nhất định và tăng sự đồng nhất.

Giải pháp quá phức tạp hoặc quá đơn giản

Vấn đề:

Đôi khi dự án rơi vào tình huống hoặc là “over-engineering” làm quá mức cần thiết, hoặc “under-engineering” giải pháp quá đơn giản không đủ đáp ứng nghiệp vụ. Giải pháp phức tạp khiến timeline bị kéo dài, dev mệt mà không hiệu quả vì người dùng cũng sẽ không sử dụng đến những chức năng cao siêu như vậy. Nhưng giải pháp quá đơn giản lại làm hệ thống bị thiếu chức năng quan trọng, khó mở rộng về sau. Cuối cùng thì cả team đều quay lại vòng lặp sửa – chỉnh – sửa vì giải pháp ban đầu không phù hợp.

BA và UXUI designer thường mong muốn thiết kế dễ cho người dùng tuy nhiên với Dev việc thiết kế nhiều chức năng có thể gây phức tạp và tốn thời gian khi xây dựng. Việc tìm được điểm cân bằng giữa giải pháp và nguồn lực là vô cùng quan trọng.

Bài học cho BA là gì?

• BA cần tìm điểm cân bằng. Hãy giữ những gì thực sự mang lại giá trị cho người dùng và doanh nghiệp. Những gì quá phức tạp nên cân nhắc và tìm các hướng khác nhau để đàm phán với khách hàng nhằm tìm ra giải pháp tốt nhất.

• Luôn tham khảo ý kiến khách hàng và Dev để điều chỉnh kịp thời, tránh sửa đi sửa lại.

Thiếu tài liệu

Vấn đề:

Một trong những hệ quả của việc phát triển nhanh các tính năng để cho kịp tiến độ đó là dự án không có tài liệu một cách rõ ràng. Việc BA không có đủ thời gian để phân tích yêu cầu dẫn đến user story thiếu chất lượng, không phân tích kỹ càng. Đội Dev cũng thay đổi thiết kế cơ sở dữ liệu mà không có thời gian để ghi chép đầy đủ những thay đổi đó. Khi bắt đầu có yêu cầu mới phát sinh sẽ rất khó để quay lại và tìm kiếm thông tin trước đó nếu yêu cầu trước đó nhiều năm.

Một hệ quả nữa là người mới tham gia vào dự án cũng dễ “bơi” trong hàng loạt user story bởi không có một nguồn thông tin đáng tin cậy về bất cứ chủ đề nào, việc thay đổi nhanh chóng trong yêu cầu cũng khiến các thông tin không được cập nhật đầy đủ.

Bài học cho BA là gì?

• Ghi chép là yếu tố sống còn. BA cần duy trì một nguồn thông tin duy nhất (Single Source of Truth) trên Confluence hoặc tool tương tự.

• Cập nhật thường xuyên và sử dụng ngôn ngữ nhất quán để mọi người dễ tra cứu.

• Thảo luận với team để đảm bảo tất cả đều có trách nhiệm ghi chép thông tin và chia sẻ rộng rãi trong nội bộ.

Tích hợp kéo dài hoặc thất bại

Vấn đề:

Tích hợp (integration) luôn là phần “khó nhằn” nhất của dự án. Chỉ cần format dữ liệu không khớp, hoặc môi trường bên thứ ba chưa sẵn sàng… là cả timeline có thể bị kéo dài và không thể hoàn thành đúng như tiến độ đề ra. Chưa kể để có thể tích hợp được dữ liệu giữa các hệ thống với nhau cần rất nhiều nỗ lực trong việc mapping data. Việc này đảm bảo dữ liệu chuẩn khi chuyển giữa các hệ thống với nhau đúng và chính xác. Trong khi đó hệ thống mới chưa ổn định và Database chưa ổn định càng khiến việc tích hợp phức tạp hơn.

Mình từng tham gia kiểm tra chất lượng data (Quality of Data), và nhận ra thiết kế database không tối ưu gây trùng lặp dữ liệu, làm giảm hiệu suất hệ thống.

Bài học cho BA là gì?

• Document rõ mọi thay đổi của Database và duy trì Data Dictionary để việc mapping và chuyển đổi dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

• Với BA tham gia vào quá trình tích hợp cần dành thời gian nhiều hơn để hiểu về data và bản chất của chúng từ đó mới có thể tìm ra các quy tắc chuyển đổi đúng giữa các hệ thống với nhau.

Kì vọng sai lệch về mong muốn một sản phẩm hoàn hảo

Vấn đề:

Vì việc xây dựng một sản phẩm từ đầu và khách hàng đã có một kì vọng nhất định rằng sản phẩm sẽ giúp giải quyết hết tất cả các vấn đề của doanh nghiệp đang gặp phải. Đồng thời, hệ thống sẽ tối ưu toàn bộ quy trình của doanh nghiệp. Những điều đó hoàn toàn dễ hiểu, tuy nhiên có một vấn đề là khách hàng sẽ có xu hướng muốn rất nhiều hay các chức năng cực kỳ hiếm khi xảy ra (1% case). Vì vậy việc dự án cứ kéo dài mãi vì sự thay đổi yêu cầu liên tục của khách hàng để “đề phòng” và với tư duy “có vẫn tốt hơn”. Điều này gây nhiều khó khăn cho team dự án khi mà phải thích ứng với mọi thay đổi cả về quy trình và Database.

Bài học cho BA là gì?

• BA cần xác nhận yêu cầu rõ ràng thông qua email, meeting có recording hoặc văn bản chi tiết.

• Khi có thay đổi, cần phân tích mức độ ảnh hưởng và nguồn lực cần thiết để đảm bảo khách hàng hiểu tác động của yêu cầu đó.

• Luôn trao đổi với khách hàng nắm rõ chức năng nào thực sự cần để tập trung trước, đồng thời phân tích những rủi ro nếu kì vọng một sản phẩm ‘hoàn hảo’ thì có thể dự án sẽ không thể kết thúc. Tìm được điểm cân bằng giữa kì vọng phù hợp và thực tế với sản phẩm mà dự án có thể làm ra.

Kết bài

Hành trình làm BA trong một dự án xây dựng sản phẩm từ đầu thực sự không dễ dàng. Nhưng chính những khó khăn đó đã giúp mình trưởng thành hơn, hiểu sâu hơn về hệ thống và cách một sản phẩm được sinh ra, mình nhận ra mỗi thách thức đều là một cơ hội để học thêm điều mới. Và một BA giỏi không chỉ hiểu nghiệp vụ mà còn phải kiên nhẫn, linh hoạt và luôn giữ tinh thần học hỏi. Nếu bạn đang bước vào một dự án xây dựng sản phẩm từ con số 0, mong rằng bài viết này sẽ là chiếc “bản đồ nhỏ” giúp bạn định hướng rõ ràng hơn.

Cám ơn bạn đã luôn ủng hộ và dõi theo các bài viết của mình trên blog. Mình vô cùng trân trọng và biết ơn bạn. Chúc bạn cuối tuần nhiều năng lượng và bình an.
Nếu bạn đang làm trong quá trình xây dựng sản phẩm từ số 0 thì chia sẻ cho mình biết có vấn đề nào bạn cũng gặp ở dự án của bạn nhé?

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Mình rất thích viết và nhận được thư tay nên bài viết này mình muốn tâm sự với bạn và viết giống như một bức thư tay gửi bạn. Tuần sau đã sang tháng 12, tháng cuối cùng của năm 2025. Mình muốn dành bài viết này để ghi lại 3 bài học lớn trong một năm qua và chia sẻ với bạn. Trong danh sách subscriber blog có những người bạn thân thiết của mình, có cả những người chưa từng gặp nhưng mình hi vọng dù chỉ qua bức thư này bạn cũng sẽ cảm nhận được tấm lòng dành cho bạn, mình vô cùng biết ơn và cảm kích bạn đã theo dõi và truyền cảm hứng để mình có thể tiếp tục viết về hành trình của bản thân.

Hi vọng bài viết sẽ là một cơn gió mát trong mùa hè nóng nực, một cốc trà ấm trong mùa đông lạnh giá hay là bông hoa thơm mát vào mùa xuân để dành tặng bạn, mong bạn biết rằng bạn có mặt trên đời đã là bông hoa rực rỡ nhất! Nếu như bạn nhìn thấy mình đâu đó trong bài viết này, hãy viết cho mình nhé, mình sẽ vui lắm nếu nhận được phản hồi hay comment của bạn.

Trân quý những người bạn tri kỉ như kho báu quý giá không gì sánh được

Năm 2025 điều mà mình cảm nhận rõ ràng nhất đó là trên hành trình nào của cuộc đời cũng có những người bạn luôn ở đó dõi theo và ủng hộ. Đó là một điều thật tuyệt đẹp. Nếu như hồi còn bé xíu từ cấp 1, cấp 2 mình có một nhóm các bạn hay chơi với nhau. Làm gì cũng làm với nhau, cùng nhau học tập rồi chơi, đến nhà nhau học hè vui ơi là vui! Giờ nghĩ lại vẫn cảm giác thấy sự hồn nhiên, vô tư đến lạ kì. Khi lên cấp 3 một số trong chúng mình không học cùng lớp nhưng vẫn giữ liên lạc và đồng hành với nhau. Nếu bạn đi ôn thi đại học ở Hà Nội thời của mình chắc sẽ không thể nào quên được những ngày chen nhau ở trung tâm luyện thi hàng mấy trăm sinh viên trong một cái phòng học trật cứng siêu nóng vào mùa hè. Mình còn nhớ như in cái cảm giác đi xe buýt từ tờ mờ sáng để ra đến lớp trước 1 đến 2 tiếng và đứng canh trước cửa khi chú bảo vệ mở cửa là chạy vào thật nhanh để được ngồi những bàn đầu sẽ dễ nghe Thầy Cô và nhìn bảng rõ hơn, có lần mình chạy vô được mà cặp với tóc thì bị kẹp lại bởi vì phía sau các bạn chen vào quá đông. Hồi đó có cô bạn thân đồng hành cùng mình đi học nên cũng thấy vui lắm. May sao cũng thi cử thuận lợi.

Lên đại học mình cũng có một nhóm năm đứa chơi với nhau đều là ở quê lên, dù không khá giả nhưng đứa nào đều có mong muốn học tập và rèn luyện. Giờ đã ra trường ai cũng ổn định và có cuộc sống riêng nhưng thi thoảng vẫn nhắn tin hỏi thăm nhau. Hồi năm hai đại học đi đạp xe xuyên việt mình cũng may mắn có một cô bạn thân đi cùng, hai đứa chung một đội tình nguyện vi vu với nhau từ Bắc tới Nam, thiệt là đã lắm. Sau này ra trường đi làm mình cũng may mắn có thêm những người bạn thân mà đến giờ sau hơn 10 năm chúng mình vẫn chơi và giúp đỡ lẫn nhau. Rồi khi qua Úc cũng có những “kho báu” riêng, người mà mình có thể tự do là chính mình mà không phải sợ sẽ bị chê cười.

Có những giai đoạn trong năm 2025 nếu không có sự giúp đỡ của bạn bè chắc chắn mình sẽ rất chật vật và chẳng thể qua được những khó khăn không ngờ đến. Mình trân quý và biết ơn vô cùng những người bạn đã đến trong cuộc đời của mình mang niềm tin, hi vọng và thắp sáng cho con đường mình đang đi.

Một hạnh phúc không gì sánh được chính là có những người bạn tốt luôn ở đó sẵn lòng giúp đỡ, dù biết bạn không hoàn hảo nhưng vẫn kiên nhẫn động viên và bên cạnh bạn. Thấy bạn sai đường thì nhẹ nhàng góp ý. Và dù có chuyện gì xảy ra, bạn vẫn luôn có những người bạn luôn ở đó âm thầm bên cạnh.

Có những người luôn hướng trái tim đến bạn chẳng phải đó chính là kho báu quý giá mà ai cũng mong muốn đó sao?

Đón chào và yêu những khó khăn bởi khó khăn giúp bạn trưởng thành hơn

Cuộc sống luôn thay đổi và khó khăn đến là lẽ tự nhiên, vì vậy mình hiểu rằng điều gì cũng có thể xảy ra, học cách chấp nhận và đón chào khó khăn bằng tất cả những gì mình có là cách đối mặt dễ dàng với chúng. Khó khăn sẽ không bao giờ là mãi mãi, chắc chắn sẽ đến ngày khó khăn đi qua. Thay vì đóng vai nạn nhân, mình chọn đón chào và yêu những khó khăn đến với mình. Giống như cuốn sách “Nương tựa chính mình” của tác giả Tuệ Ái ở Chương 2: “Rắc rối là điều hiển nhiên” có đoạn:

Cũng đề cập đến vấn đề đón nhận sự thay đổi và khó khăn như điều tự nhiên và chọn cách yêu lấy những khó khăn vì bạn sẽ lớn lên nhờ có chúng, Ryan Holiday tác giả của blog “Daily Stoic” có đoạn:

It is why amor fati is the Stoic mindset that you take on for making the best out of anything that happens: Treating each and every moment—no matter how challenging—as something to be embraced, not avoided. To not only be okay with it, but love it and be better for it. So that like oxygen to a fire, obstacles and adversity become fuel for your potential.

When we accept what happens to us, after understanding that certain things— particularly bad things—are outside our control, we are left with this: loving whatever happens to us and facing it with unfailing cheerfulness and strength. As bestselling author Robert Greene (48 Laws of Power, Mastery) has put it, we need to “accept the fact that all events occur for a reason, and that it is within your capacity to see this reason as positive.”

The goal is:

Not: I’m okay with this.

Not: I think I feel good about this.

But: I feel great about it. Because if it happened, then it was meant to happen, and I am glad that it did when it did. I am going to make the best of it.

And proceed to do exactly that.

Tạm dịch:

Đó là lý do amor fati là tư duy của chủ nghĩa Khắc Kỷ — một thái độ sống giúp bạn tận dụng tối đa mọi điều xảy đến: coi từng khoảnh khắc, dù khó khăn đến đâu, là điều cần đón nhận chứ không phải né tránh. Không chỉ chấp nhận nó, mà còn yêu nó và trở nên tốt hơn nhờ nó. Để rồi, giống như oxy nuôi ngọn lửa, những chướng ngại và nghịch cảnh trở thành nhiên liệu cho tiềm năng của bạn.

Khi chúng ta chấp nhận những gì xảy ra với mình — sau khi hiểu rằng có những thứ, đặc biệt là những điều tệ hại, nằm ngoài tầm kiểm soát — ta đi đến điều này: yêu bất cứ điều gì xảy đến với mình và đối diện với nó bằng sự vui vẻ, kiên cường không lay chuyển. Như tác giả bestseller Robert Greene (48 Quy luật Quyền lực, Sự Tinh Thông) đã nói, chúng ta cần “chấp nhận rằng mọi sự kiện xảy ra đều có lý do, và bạn có khả năng nhìn nhận lý do ấy theo hướng tích cực.”

Mục tiêu là:

Không phải: Tôi ổn với chuyện này.
Không phải: Tôi nghĩ tôi cảm thấy tốt về chuyện này.
Mà là: Tôi cảm thấy thật tuyệt về điều đó. Vì nếu nó đã xảy ra, tức là nó phải xảy ra, và tôi vui vì nó đã đến vào đúng thời điểm của nó. Tôi sẽ tận dụng nó theo cách tốt nhất.

Và rồi tiếp tục thực hiện đúng như vậy.

Nhờ vào đón nhận mọi khó khăn một cách bình thản và yêu những gì đang xảy ra với mình, mình cảm thấy tâm hồn nhẹ tênh, có gì đến cũng không làm mình lùi bước vì mình biết khó khăn chỉ đơn giản là cách biểu hiện của một bài học nào đó mà thôi.

Bạn sẽ đón chào và chọn yêu mọi khó khăn đến với mình chứ?

Bày tỏ tình yêu thương với gia đình, người thân và bạn bè khi còn có thể

Năm 2024 nhân dịp giáng sinh mình về Việt Nam thăm gia đình hơn một tháng đến đầu năm 2025. Nhìn thấy các ông các bà ai cũng lớn tuổi và không được khoẻ như trước nữa mình đã sợ rằng đây có thể là lần cuối mình được gặp, mình đã học cách bày tỏ nói lời yêu thương nhiều hơn để nếu không may đây là lần gặp cuối thì mình cũng sẽ chẳng tiếc nuối vì đã không chia sẻ hết nỗi lòng.

Năm 2025 cũng là năm mình chứng kiến quá nhiều thiên tai, bão lũ ở Việt Nam. Những chuyện xảy ra mà không ai có thể ngờ đến mức độ tàn phá của chúng. Mình thấy những gia đình phải phân ly, bố mẹ không tìm thấy con hay con ở xa không thể về thăm kịp bố mẹ. Ruột mình đau như cắt, mình ôm mặt khóc vì cảm thấy buồn và bất lực với những chuyện xảy ra ngoài ý muốn mà đem đến nhiều khó khăn đến vậy cho đồng bào Việt Nam - những người mà mình đã cùng sinh sống và lớn lên trên cùng một mảnh đất quê hương hình chữ S.

Dẫu biết rằng sẽ có sinh lão bệnh tử hay điều bất như ý có thể xảy ra nhưng khi nó đến, bản thân khó tránh khỏi buồn thương và nuối tiếc. Mình nghĩ rằng cuộc đời con người tuy không dài nhưng so với bạn chim hay bạn kiến thì mình đã sống dài hơn các bạn nhiều lắm, vậy nếu bạn chẳng kiểm soát được những gì có thể xảy ra sao mình không bày tỏ tình yêu thương nhiều hơn? Để dù có chuyện gì xảy ra mình sẽ có buồn nhưng sẽ không bao giờ cảm thấy hối tiếc vì mình đã làm hết sức có thể.

Khi viết đến những dòng này mình nhớ đến ngày ở Việt Nam, mỗi dịp sinh nhật của anh em mình, mình thường về quê và mua hoa tặng mẹ vì mình nghĩ ngày đó chắc hẳn mẹ đã rất vất vả mới sinh ra được chúng mình và bản thân thực sự không bao giờ muốn cảm thấy hối tiếc vì đã không làm điều đó cho Mẹ. Hồi đó mình được biết đến cuốn sách The Top Five Regrets of the Dying (Những điều nuối tiếc nhất của những người sắp qua đời) của Bronnie Ware — một y tá chăm sóc bệnh nhân cuối đời tại Úc nói về những nuối tiếc mà bệnh nhân bà chăm sóc khi chỉ còn vài ngày hoặc vài tháng được sống. Có 5 điều những bệnh nhân này thường tiếc nuối bao gồm:

I wish I’d had the courage to live a life true to myself

I wish I hadn’t worked so hard.

I wish I’d had the courage to express my feelings

I wish I had stayed in touch with my friends

I wish I had let myself be happier

Tạm dịch:

Ước gì tôi đã đủ can đảm sống đúng với chính mình

Ước gì tôi đã không làm việc quá nhiều

Ước gì tôi đã đủ can đảm bày tỏ cảm xúc của mình

Ước gì tôi giữ liên lạc với bạn bè

Ước gì tôi đã cho phép bản thân hạnh phúc

Ngày mẹ mình mất (mẹ ngã bệnh chỉ trong một ngày…) dù mẹ mình là người rất khoẻ mạnh, vui vẻ, ăn uống cũng rất khoa học. Mình có buồn và có lẽ đó là nỗi buồn lớn nhất trong hành trình làm người, mình nghĩ rằng bản thân sẽ chẳng thể nào đau đớn hơn được nữa. Nhưng mình không hối tiếc vì mình đã cố gắng làm tất cả những gì có thể với mẹ bằng cách nói yêu mẹ và chia sẻ với mẹ. Dù mình sẽ chẳng thể quay lại được quá khứ nhưng điều mà mình cảm thấy biết ơn đó là mình đã cố gắng để mẹ cảm nhận được tình yêu của mình.

Giờ đây nhìn lại thấy bản thân quá may mắn vì so với nhiều bạn khác mình cũng đã được sống với mẹ đến những năm 20s của cuộc đời. Mình cũng đủ lớn hơn để hiểu, và chính tình yêu “từ xa” của mẹ đã là động lực cho mình mỗi ngày để sống hạnh phúc, bình an theo một cách mộc mạc và giản dị nhất. Mình tin rằng chỉ khi mình hạnh phúc và bình an đó cũng là cách bày tỏ tình yêu và sự hiếu thảo với Bố Mẹ vậy.

Mỗi ngày dù có bao nhiêu bão tố đến trong đời, mình mong bạn sẽ vẫn vững vàng, bình thản bước trên đôi chân của mình. Vẫn sẽ bày tỏ tình yêu với gia đình và những người xung quanh bằng những gì bạn có để ngày hôm nay trôi qua thật trọn vẹn và dù ngày mai có xảy ra điều gì bạn sẽ không bao giờ phải nói từ “giá như”.

Trước khi bạn định nói gì với bất cứ ai, nếu như dừng lại vài giây nhắn nhủ với bản thân có thể lần này sẽ lần cuối cùng bạn được gặp, được nói với họ. Bạn sẽ chọn nói lời yêu thương chứ? dù bạn có đang cáu giận hay muôn “xả” ra những điều khó nghe, thì mình mong bạn hãy cứ chọn nhẹ nhàng, yêu thương và đồng cảm bởi họ cũng như mình rồi một ngày nào đó sẽ không còn ở trên đời nữa. Đến lúc đó vấn đề đang gặp có khi chẳng có gì to tát cả.

Thế nên mỗi ngày mình quán chiếu và nhắc nhở bản thân để mình trở nên bao dung và nhẹ nhàng hơn với mọi người và cuộc đời này nhé.

Kết thư

Mỗi ngày, mỗi năm trôi qua là cơ hội để nhìn nhận và phản chiếu lại bản thân, để nhận ra những bài học mà vũ trụ muốn mình học, để sửa những điều chưa tốt, để trở thành phiên bản tốt hơn và để sống một cuộc đời hạnh phúc - cuộc đời mà bạn luôn xứng đáng có được dù bạn sinh ra ở đâu, ở hoàn cảnh như thế nào thì mình có một niềm tin mãnh liệt rằng chỉ cần bạn có mặt trong đời thôi bạn đã luôn xứng đáng với những gì tốt đẹp nhất!

Năm 2025 khép lại, năm 2026 đang dần đến, mình mong bạn được sống là chính mình, được làm những điều bạn yêu, được sống hạnh phúc, khoẻ mạnh và bình an. Để mỗi ngày, mỗi giây, mỗi phút trôi qua với bạn đều thật nhẹ nhàng và an nhiên.
Mình cám ơn bạn đã đọc đến hết thư mình gửi cho bạn, mình cũng sẽ chờ thư của bạn nếu bạn có muốn viết cho mình nhé! ;)

Cầu mong bình an và hạnh phúc thật nhiều đến bạn.

Mến thương,

Thơ Nguyễn with lots of love!

Trong phần 1 này, mình sẽ giới thiệu 4 kỹ năng nền tảng nhất mà bất kỳ BA mới nào cũng cần. Nếu được quay trở lại những ngày đầu đi làm, dưới đây là những điều mình sẽ khuyến khích bản thân rèn luyện để có nền tảng vững chắc.

1. Kĩ năng thu thập yêu cầu và hợp tác (Elicitation and Collaboration Skills)

2. Kĩ năng mô hình hoá (Modelling Skills)

3. Kỹ năng Triển Khai Chi Tiết Nhu Cầu & Giải Pháp (Requirements & Solution Documentation)

4. Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving Skill)

   ---

1. Kĩ năng thu thập yêu cầu và hợp tác

Nếu như bạn còn nhớ ở bài viết trước khi đề cập đến những nhiệm vụ của BA mình có đề cập đến mô hình khái niệm cốt lõi trong phân tích nghiệp vụ (Business Analysis Core Concept Model™ – BACCM™) gồm 6 thành phần chính và một trong những bước đầu tiên của BA là hiểu nhu cầu (Need) thực sự của khách hàng. Để làm được điều đó BA phải trải qua quá trình thu thập yêu cầu (elicitation) thông qua trao đổi với khách hàng.

Theo BABOK, phần Elicitation & Collaboration được định nghĩa như sau:

Tạm dịch:

Vì sao kĩ năng này quan trọng?

Việc thu thập thông tin của khách hàng chính là cách chính để có thể hiểu về yêu cầu và định hình cách bạn sẽ thiết kế hệ thống. Việc thu thập thông tin có thể bao gồm trao đổi với khách hàng trực tiếp hoặc BA nghiên cứu về chủ đề, tự thu thập thông tin hoặc có sẵn các thông tin từ khách hàng. Sau khi đã thu thập thông tin quá trình collaboration cũng bao gồm việc xác nhận thông tin với khách hàng và các bên liên quan về những thông tin đã thu thập được là đúng và đủ.

Việc thu thập thông tin và trao đổi với các bên sẽ luôn gắn liền với BA từ khi dự án bắt đầu và theo suốt dự án nếu nhiệm vụ của BA vẫn cần thực hiện. Việc trao đổi với các bên liên quan cũng đảm bảo những thông tin BA có được là đúng, chính xác và cập nhật mới nhất. Việc thu thập yêu cầu và trao đổi có thể được lên kế hoạch từ trước hoặc là phát sinh trong quá trình phân tích.

Việc thu thập thông tin không chỉ dừng lại ở ghi chép những gì khách hàng nói mà cần đào sâu hơn và tìm gốc rễ của những mong muốn đó. Thực tế là khách hàng hầu hết không biết họ muốn gì, việc của BA là cần tìm hiểu thật sâu để từ đó có thể cởi các nút thắt và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất.

Quy trình cụ thể

Quy trình của thu thập yêu cầu thường có các bước sau:

1. Prepare for Elicitation: Chuẩn bị cho việc thu thập yêu cầu bao gồm agenda cho từng meeting, tài liệu, câu hỏi cho khách hàng.

2. Conduct Elicitation: Tiến hành thu thập yêu cầu thông qua workshop, phỏng vấn, quan sát, phân tích tài liệu.

3. Confirm Elicitation Results: Xác nhận thông tin bằng cách gửi tóm tắt những gì đã thu thập và xác nhận nhưng điểm chưa rõ.

4. Communicate BA information: Truyền đạt lại thông tin BA đã thu thập được sau khi đã xác nhận cho Developer, Tester…

5. Manage Stakeholder Collaboration: Quản lí sự trao đổi với các bên liên quan như chọn cách giao tiếp phù hợp, giải quyết xung đột hay follow-up với khách hàng.

Trên đây là những kiến thức cơ bản bạn cần biết về thu thập nhu cầu và trao đổi với các bên liên quan, mình sẽ viết một bài khác phân tích chi tiết hơn về từng bước trong quy trình phía trên đồng thời các skills cần có cho từng bước.

Thu thập yêu cầu không phải một giai đoạn cố định, mà diễn ra liên tục.
Bất cứ khi nào BA phát hiện thiếu thông tin cần quay lại bước Elicitation và collaboration này.

Note: Sau khi yêu cầu đã được xác nhận bởi khách hàng, BA sẽ ghi chép yêu cầu (Requirements) theo từng nhóm khác nhau. Phần này cũng cần đi vào chi tiết nên bạn chờ mình ở các bài viết chuyên về requirements nhé.

2. Kĩ năng mô hình hoá

Thông tin BA thu thập được thường rất nhiều và phức tạp. Để có thể tổng hợp và trình bày thông tin một cách dễ hiểu và đơn giản thì kĩ năng mô hình hoá là một bước vô cùng quan trọng.

Bạn tưởng tượng như thông tin bạn thu thập được giống như yêu cầu thiết kế để xây nhà vậy. Nếu chỉ dừng lại ở việc lắng nghe, tìm hiểu và ghi chép mong muốn của khách hàng thì rất khó để có thể xác nhận với khách rằng mình hiểu đúng. Việc suy nghĩ và vẽ một bản phác thảo nhà có thể giúp khách hàng hình dung ra ngôi nhà trông ra sao chính là bước mô hình hoá trong dự án IT.

Mô hình hoá giúp BA làm gì?

Dưới đây là một số lợi ích của việc mô hình hoá nhu cầu và giải pháp cho khách hàng:

• Giúp minh hoạ yêu cầu và giải giáp dễ dàng.

• Giảm hiểu lầm giữa các bên từ BA đến Dev, Tester và doanh nghiệp.

• Tiết kiệm thời gian giải thích.

• Dễ dàng tìm ra lỗ hổng và edge case (Những case mà hiếm gặp nhưng vẫn cần cân nhắc).

Một số mô hình phổ biến

• Process flowcharts: (Sơ đồ quy trình): Sơ đồ thể hiện quy trình từ điểm bắt đầu đến kết thúc. Thường BA sẽ cần tìm hiểu về:

  • As Is Process: Mô phỏng quy trình hiện tại và nhấn mạnh những pain points mà doanh nghiệp gặp phải.

  • To Be Process: Mô phỏng quy trình tương lai. Với giải pháp hiện tại thì quy trình trong tương lai sẽ như thế nào.

• Swimlane Flowchart (Sơ đồ theo làn): là sơ đồ BA muốn phân chia người thực hiện chức năng và bộ phận mà người đó thuộc về. Sơ đồ cũng thể hiện sự tương tác với nhau giữa các hệ thống. Sơ đồ này sẽ hữu ích nếu có nhiều bộ phận tham gia vào cùng một quy trình.

• Dataflow Diagram (Sơ đồ luồng dữ liệu): Nếu như BA cần trình bày làm thế nào dữ liệu dược lưu trữ vào Database thì dataflow chính là một tool giúp thể hiện điều này. Sẽ có nhiều mức độ khác nhau từ tổng quan đến chi tiết mà tuỳ vào từng trường hợp và nhu cầu khác nhau.

• Use Case (Sơ đồ chức năng của hệ thống): mô tả các chức năng mà một hệ thống cung cấp cho người dùng cuối, thể hiện sự tương tác giữa người dùng (tác nhân) và hệ thống (chức năng). Nó cho cái nhìn tổng quan về cách người dùng thực hiện hành động và mục tiêu của họ với hệ thống thông qua các chức năng được cung cấp.

• Entity Relationship Diagram (ERD - Sơ đồ thực thể liên kết): Là sơ đồ thể hiện các thực thể có trong cơ sở dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng. Việc thể hiện chức năng sẽ hoạt động như thế nào thể hiện thông qua các sơ đồ và quy trình chức năng, ERD tập trung sâu hơn vào những thông tin nào sẽ được lưu trữ và chúng tương tác với nhau như thế nào.

  Mô hình hoá chính là cách biến từ phức tạp thành đơn giản từ rối rắm thành rõ ràng và logic.

  Với BA, việc hiểu và biết cách sử dụng các mô hình khác nhau giúp không chỉ khách hàng mà cả lập trình viên, tester và UXUI designer có thể dễ dàng nắm được logic của chức năng hay thành phần nào của hệ thống. Từ đó cũng dễ dàng để đối chiếu và rà soát thông tin.

3. Kỹ năng Triển Khai Chi Tiết Nhu Cầu & Giải Pháp

Sau khi nhu cầu đã được ghi chép lại và BA đã xác nhận với các bên liên quan về giải pháp, các model đã được xây dựng. BA sẽ tiến hành chuyển giải pháp một cách tổng quan đó thành giải pháp chi tiết cụ thể để lập trình viên có thể dựa vào thông tin đó thiết kế chức năng theo đúng yêu cầu.

Trong quá trình triển khai chi tiết và ghi chép lại sẽ luôn có thêm câu hỏi cần khách hàng giải đáp vì vậy việc dừng ở bước Modelling với BA chưa bao giờ là đủ thông tin cả nên user story chính là bước giúp BA đi sâu vào các case và ví dụ cụ thể nhằm tìm ra các “lỗ hổng” trong việc phân tích.

Cấu trúc tiêu đề của user story

Cụ thể, nó bao gồm ba phần: vai trò của người dùng, mục tiêu họ muốn đạt được và lợi ích đằng sau mục tiêu đó, được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên để mô tả ngắn gọn yêu cầu về một tính năng của phần mềm từ góc nhìn của người dùng.

• Là [vai trò người dùng] (As a [user role]): Phần này xác định người dùng đang nói chuyện là ai (ví dụ: một khách hàng, một quản trị viên, một nhân viên).

• Tôi muốn [mục tiêu] (I want to [goal]): Mô tả hành động mà người dùng muốn thực hiện, tập trung vào nhu cầu và ý định của họ.

• Để [lợi ích] (So that [benefit]): Giải thích lợi ích hoặc giá trị mà người dùng nhận được khi hoàn thành mục tiêu, giúp hiểu rõ tại sao tính năng này lại quan trọng.

Ví dụ: Là một khách hàng, tôi muốn xem lại đơn hàng đã đặt để có thể theo dõi tình trạng giao hàng.

Description (nội dung) của User story

Trong nội dung của user story sẽ có (không giới hạn) các phần dưới đây:

• Function: Chức năng này hoạt động như thế nào có tương tác với các phần nào khác không, cách thiết kế của chức năng bao gồm những gì ( ví dụ: gồm các Fields nào, flow ra sao)

• Business Rules: Các quy tắc nghiệp vụ cần tuân theo khi thiết kế yêu cầu.

• Validation Rules: Yêu cầu kiểm tra về data, logic.

• Acceptance Criteria: Tiêu chí chấp nhận để đảm bảo thiết kế của yêu cầu được chấp nhận.

• Scenarios & Examples: Trường hợp cụ thể minh hoạ nếu có.

• Formulas / Calculations: Công thức nếu liên quan đến tính toán giúp Dev tối ưu hoá giải pháp.

Note: Mình có dùng một số từ chuyên môn trong phần này khi viết user story. Sẽ có những bài viết chi tiết hơn về cách viết user story sắp tới nhé.

4. Kĩ năng giải quyết vấn đề

Mình để kĩ năng này vào mục cơ bản bởi vì với BA, mình nghĩ rằng đây không phải là kĩ năng mềm nữa mà đây là kĩ năng cốt lõi. BA chính là người mà khách hàng tìm đến khi gặp vấn đề, và việc BA có thể giúp đó là giải quyết và tìm ra phương án xử lí chúng. Mỗi ngày với BA đi làm là hành trình luôn luôn đặt câu hỏi và tìm câu trả lời cho chúng bằng trao đổi với khách hàng, tìm thông tin, đọc tài liệu hay trao đổi với trong nội bộ team.

1. Why - Tại sao?

• Nguyên nhân sâu xa của vấn đề này là gì?

• Tại sao khách hàng cần tính năng này?

• Tại sao quy trình hiện tại không hiệu quả?

2. What - Cái gì?

• Mình đã hiểu đúng vấn đề chưa?

• Có thông tin nào còn thiếu?

• Dữ liệu nào có sẵn và dữ liệu nào cần thu thập thêm?

3. How?

• Có những giải pháp nào?

• Giải pháp nào tối ưu nhất?

• Làm thế nào để giảm rủi ro và hạn chế phát sinh?

• Nếu không có giải pháp hoàn hảo, có phương án thay thế hay không?

Giải quyết vấn đề không phải chỉ là đích đến mà là cả một quá trình kết hợp với nhiều khâu khác nhau từ Elicitation (để hiểu đúng vấn đề) đến Modelling (để phân tích rõ ràng) từ đó mới có thể Documentation (mô tả giải pháp chi tiết) được.

Kết bài

Vậy là chúng mình đã đi qua 4 kĩ năng nền tảng nhất mà một BA mới cần biết, đây cũng chính là “khung xương” của nghề BA, bao gồm:

✔ Thu thập yêu cầu & hợp tác
✔ Mô hình hoá
✔ Viết tài liệu yêu cầu & giải pháp
✔ Giải quyết vấn đề

Nghề Business Analyst không yêu cầu bạn phải hoàn hảo ngay từ đầu, nhưng bắt buộc bạn phải liên tục học hỏi và cải thiện. Elicitation, Modelling, Documentation và Problem-Solving là những viên gạch đầu tiên để xây nền vững chắc.
Trong các phần tiếp theo, mình sẽ tiếp tục chia nhỏ từng kỹ năng, kèm ví dụ thực tế đi làm của mình để bạn dễ áp dụng vào công việc hoặc chuẩn bị cho con đường trở thành BA sắp tới. Hẹn gặp bạn ở bài tiếp theo của series nha.

Chúc bạn luôn chân cứng đá mềm trên hành trình mình đang đi. Và dù có khó khăn thế nào bạn cũng sẽ tin tưởng rằng mình chắc chắn sẽ làm tốt.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Khi viết những dòng này, mặc dù bên ngoài tiếng gió to rít từng cơn, mưa lớn, tiếng ếch kêu ộp ộp nhưng trong lòng mình vừa thấy bình an và biết ơn vừa cảm thấy thương cho người dân mình và những ai đang phải vượt qua những thiên tai ngoài ý muốn. Nếu như ngoài kia người dân mình vẫn đang oằn mình chống lũ, em ếch ngoài vườn chắc chưa tìm được chỗ trú thì mình còn bình an, có mái nhà để che mưa gió và được ngồi viết những dòng này gửi đến bạn. Mình đã có cuộc đời quá may mắn!

Cuộc đời ngắn và nhanh hơn khi trưởng thành

Khi còn 20s mình cảm giác thời gian trôi qua thật chậm, ngày mà mình đã chọn những điều mà mọi người nghĩ là “điên” ^^. Mình vẫn nhớ như in ngày đăng kí tham gia đạp xe xuyên việt từ Hà Nội đến Kiên Giang vào mùa hè năm 2 đại học. Lúc đó mình vẫn là cô bé mới từ quê ra thành phố mang theo hoài bão và ước mơ được khám phá thế giới. Khoảng thời gian được đạp xe suốt 1 tháng trời với tổng khoảng 2700 km dọc Bắc vào Nam thật quý giá biết bao. Mình được gặp mọi người ở khắp mọi vùng trên tổ quốc với những người bạn mới cùng nhau vượt qua thật nhiều khó khăn trên cả hành trình. Quãng thời gian đó giờ nghĩ lại vẫn cảm thấy hồi hộp và háo hức lắm.

Rồi khi tốt nghiệp ra trường mình thấy làm người lớn khó thật, đôi khi quên đi sự vô tư vốn có ngày xưa mà dần phải suy nghĩ và cân nhắc mọi thứ nhiều hơn. Rồi những ngày tháng tuổi 20s cũng qua mình bắt đầu hành trình cuối 20s và đầu 30s ở Úc, thấm thoát đã gần 7 năm trôi qua. Đi làm đi học rồi đi làm, vòng quay của cuộc sống khiến mình quên đi để khi dừng lại mới ngỡ ra thời gian trôi qua nhanh quá mới đó mà mình đã xa nhà lâu vậy. Mình nhớ đến bài hát “60 năm cuộc đời” của nhạc sĩ Y Vân, quả thật mình đã sống hơn nửa của 60 năm cuộc đời rồi.

Em ơi có bao nhiêu sáu mươi năm cuộc đời
Hai mươi năm đầu sung sướng không bao lâu
Hai mươi năm sau sầu thương cao vời vợi
Hai mươi năm cuối là bao..

Hành trình cuộc sống luôn tiếp diễn, càng trưởng thành hơn mình càng quý trọng biết bao nhiêu từng ngày được sống. Trước đây khi còn 20s mình đặt nhiều mục tiêu phải làm được cái này cái kia, khi trưởng thành hơn chứng kiến những thiên tai ấp đến, bão lũ triền miên ở Việt Nam mình nghĩ nhiều hơn về sự sống về cái chết và về khoảng thời gian ở giữa đó, về những điều mình có thể làm khi còn được sống? Suy nghĩ cứ miên man trong đầu, mình dần nhận ra mình đã không đặt quá nhiều mục tiêu nữa, có lẽ mỗi ngày trôi qua mình chỉ mong còn được khoẻ mạnh để làm việc, viết và cố gắng rèn luyện và phản chiếu mỗi ngày. Mong cho gia đình người thân, bạn bè và cả bạn - người đang đọc blog này luôn được sống trong bình an, vô sự và an nhiên. Chỉ có vậy với mình là đủ.

Nhưng rồi mình nghĩ dù cuộc đời có ngắn đi chăng nữa, nếu mỗi ngày mình gắng sống sao để không bao giờ hối tiếc thì ngắn nhưng mà đủ phải không? Bởi mình không biết được ngày mai sẽ xảy ra chuyện gì nhưng điều mình biết và có thể thay đổi chính là lúc này, giây phút hiện tại quý báu này. Mình nhớ đến cuốn sách “The daily stoic” của Ryan Holiday và Stephen Hanselman có đoạn:

Let us prepare our minds as if we’d come the very end of life.

Let us postpone nothing. Let us balance life’s book each day.

The one who puts the finish touches on their life each day is never short of time.

- Seneca, Moral letters, 101 .7b-8a

Mình lược dịch là:

Hãy chuẩn bị tâm trí như thể chúng ta sắp đi đến cuối cuộc đời.

Đừng trì hoãn bất cứ điều gì. Hãy cân bằng “sổ sách cuộc đời” mỗi ngày.

Người mà mỗi ngày đều hoàn tất những việc cần làm trong đời mình sẽ không bao giờ thấy thiếu thời gian.

Quả là thời gian của cuộc đời ngắn vậy, mỗi ngày mình hoàn tất những gì cần làm và luôn sẵn sàng đón nhận bất cứ điều gì có thể xảy ra vào ngày mai thì dù ngắn nhưng vẫn sẽ là đủ phải không?

Thời gian bên gia đình ít dần theo năm tháng

Ngày mình còn ở Việt Nam, dù cả tuần đi làm thì cuối tuần cũng được về nhà với mẹ, được đạp xe trên con đường làng ven mương là những cây xà cừ cao thấp nối đuôi nhau xuống bà ngoại, đi thăm các dì rồi lâu lâu hẹn gặp bạn bè ở quê nên cảm giác vẫn được ở gần và có thời gian bên gia đình. Khi sang Úc, lần mình về Việt Nam đầu tiên là giáng sinh năm 2024 sau 5 năm cũng chỉ được ở nhà vỏn vẹn mấy tuần. Dù là mấy tuần nhưng mọi người cũng đi làm rồi bận rộn nên chỉ tranh thủ gặp nhau lúc cuối tuần nên nếu tính ra cũng chỉ vài tiếng đồng hồ. Giả sử mình có thể về một năm một lần thì cũng chỉ được gặp những người thân trong gia đình không quá 70 lần nữa…(Nếu mình sống được hơn 100 tuổi), nhưng có phải ai trong gia đình cũng khoẻ để có thể đợi được đến ngày mình về? :(

Mình thực sự ngỡ ngàng vì những lần ít ỏi đó. Hơn 6 năm ở Úc, nhiều ông bà rồi các bác họ hàng cũng dần qua đời mà mình không có mặt, những lần sinh nhật của các em (mình có hơn 10 em họ) cũng vắng mặt. Khoảng thời gian xa nhà với mong muốn phát triển hơn thì đánh đổi lại cũng là những lần được ôm bà, được ôm các em ít lại. Lần nào tết đến có xem các video các bạn xa nhà được về Việt Nam lòng mình lại háo hức, xúc động và chẳng kìm được nước mắt. Nhưng bạn biết không?

Sức khoẻ luôn là ưu tiên hàng đầu

Nếu như ngày bé có ốm thì lúc nào cũng có bố mẹ chăm sóc, đi học có mệt xíu xíu thì cũng về nhà than thở được với mẹ. Rồi khi đi làm thì cũng chẳng để ý xem mình ăn uống như vậy có ok không hay thức đêm một chút nghĩ chắc cũng không sao vì nghĩ mình còn trẻ và khoẻ lắm. Nhưng khi ra nước ngoài rồi cũng ở độ tuổi 30s mình nhận ra không phải lúc nào cũng có gia đình để hỗ trợ hay không phải mình sẽ khoẻ mãi.

Mình hiểu cảm giác khi ở xa chẳng thể chăm sóc hỏi han bố mẹ gia đình thì với gia đình cũng vậy họ cũng cảm thấy buồn vì không thể bên cạnh bạn những lúc khó khăn. Vì vậy nhiệm vụ của bản thân lúc nào cũng là ưu tiên sức khoẻ cả về thể chất lẫn tinh thần lên hàng đầu. Chỉ khi có sức khỏe mình mới có thể làm việc được tốt, mới có thể tiếp tục hành trình đã chọn và hơn hết những người yêu thương mình sẽ cảm thấy yên tâm.

Học cách bình an từ bên trong khi có một mình

Sẽ có nhiều khoảnh khắc hay giai đoạn trong đời mà bạn phải đưa ra sự lựa chọn khó khăn, hay phải đối mặt với thứ thách khi chỉ có một mình. Bạn biết rằng chỉ có bạn mới có thể chịu trách nhiệm được với những lựa chọn đó. Mình cũng vậy, cũng có những lúc phải đưa ra quyết định khi mà khó ai có thể giúp được, lúc đó mình đã nghĩ giá có ai chỉ cho mình biết đường và đồng hành thì thật tốt…

Khi sống xa nhà mình có nhiều thời gian cho bản thân để đối diện và phản chiếu những suy nghĩ và cảm xúc mỗi ngày, mình nhận ra không phải lúc nào cũng sẽ có ai đó đến chỉ đường cho mình hay bên cạnh mình khi khó khăn đến và dù có thì họ cũng không thể mãi mãi ở bên bạn. Bạn sẽ vẫn luôn là người làm chủ cuộc đời, người mà bạn sẽ cần học cách cảm thấy bình an và hạnh phúc ngay cả khi một mình. Khi viết những dòng này mình lại nhớ đến bài hát “Hải đảo tự thân”, bài hát mình vẫn thường nghe mỗi khi cần nhắc nhở bản thân để quay về “Nhà” nơi mà bình an và hạnh phúc sẽ luôn có sẵn ở đó.

Quay về nương tựa hải đảo tự thân
Chánh niệm là Bụt soi sáng xa gần
Hơi thở là Pháp bảo hộ thân tâm
Năm uẩn là Tăng phối hợp tinh cần

Thở vào thở ra
Thở vào, thở ra
Là hoa tươi mát, là núi vững vàng,
Nước tĩnh lặng chiếu, không gian thênh thang.

Mình nhớ đến mẹ và chị, chắc hẳn khi sinh mình ra hay lúc chị mình sinh em bé cũng chỉ có một mình dù gia đình có vây quanh thì người vượt cạn và người hiểu được nỗi đau đớn khi sinh cũng chỉ là mẹ với chị. Mình nghĩ đến những người đang vật lộn với sự sống trong mùa bão lũ, mình nghĩ đến những người đang chiến đấu mỗi ngày trong bệnh viện. Mình thấy ai cũng vậy, trong một giai đoạn nào đó sẽ phải tự đi trên đôi chân của mình.
Nên việc học cách tìm được bình an trong tâm hồn ở bất cứ hoàn cảnh nào đặc biệt khi không có ai bên cạnh với mình là vô cùng quan trọng. Vì chỉ khi mình tìm thấy niềm vui tự thân và sự bình an ngay cả khi không có ai bên cạnh thì dù ai có đến và rồi rời đi theo một lẽ tự nhiên bạn cũng sẽ biết tự biết đường tìm về “Nhà” và tìm thấy sự bình yên trong ngôi nhà của mình.

Biết đủ và đón nhận chính mình

Những ngày còn 20s, khi mà xã hội luôn đặt những chuẩn mực thành công là phải có nhà, có xe, có tài chính, rồi con gái phải giỏi việc nước, đảm việc nhà hay những chuẩn mực về sự giỏi giang bằng thành tích học tập hay sự xinh đẹp theo một khuôn khổ nhất định, mình đã có lần cảm thấy tự ti về bản thân rằng mình chưa đủ tốt.

Khi sống xa nhà mình gặp gỡ nhiều người hơn và được học hỏi từ nhiều góc nhìn về cuộc sống và về chính mình. Mình chọn được sống đơn giản, vô tư, được là một người không cần hoàn hảo, không xinh đẹp theo một chuẩn mực nào cả chỉ cần luôn cố gắng và biết đủ, luôn vui vẻ với những gì mình đang có để cảm thấy bình an và hạnh phúc. Mình học cách nhẹ nhàng với bản thân ở những điểm mình chưa tốt, trò chuyện với chính mình và học cách yêu thương mình như cách bố mẹ vẫn yêu mình vậy. Dù có thể không phải là chuẩn mực của sự thành công hay giỏi giang nhưng mình biết là mình đang hạnh phúc và tin tưởng rằng bố mẹ chỉ mong mình bình an và hạnh phúc chứ không mong cầu mình thành một mẫu hình tượng nào đó. Với mình vậy là đủ đầy.

Cho dù là cỏ dại,

Bình dị cũng được mà.

Cần gì đua hương sắc

Giữa tấp nập phồn hoa...

Điều mà ta chọn lựa

Vốn chẳng cần giống ai,

Biết “đủ” - là hạnh phúc

Trời xanh đã an bài.

- Mao-xiaojie -

Kết bài

Mình định viết tiếp mà ngoài trời gió vẫn rít, mưa to xối xả và tiếng ếch kêu nhiều hơn, bão dự sẽ mạnh hơn suốt đêm nay cho đến ngày mai. Trong một chút xao nhãng mình muốn dừng lại và gọi điện về nhà. Hôm nay cô bạn thân của mình hỏi đã có kế hoạch gì cho năm 2026 chưa, mình chững lại một nhịp vì mình vẫn chưa nghĩ đến, nhưng có một điều chắc chắn luôn luôn nằm trong top of the list của mình đó là gọi về nhà nhiều hơn, mỗi ngày gắng sửa đổi một chút những yếu kém của bản thân. Và chỉ cần ngày đó trôi qua trong bình an và khoẻ mạnh với mình đó là may mắn vô cùng. Hành trình xa nhà này có khó khăn và thử thách nhưng mình luôn luôn biết ơn và trân trọng những người mình được gặp đã luôn hỗ trợ và yêu thương mình như một thành viên trong gia đình, những điều mình được trải nghiệm đã giúp mình hoàn thiện hơn mỗi ngày.

Dù bạn ở Việt Nam hay ở đâu đó trên hành tinh này, mình cũng hi vọng bạn biết rằng gia đình và bạn bè sẽ luôn âm thầm bên cạnh bạn, ủng hộ hành trình của bạn ngay cả khi khó khăn nhất, cầu mong cho bạn luôn được khoẻ mạnh và bình an. Nhớ là bạn luôn có ngôi “nhà” của mình để trở về, để nương tựa để bình an và hạnh phúc.

Gửi bạn một chiếc ôm thật chặt, mọi sự đều bình an, sự ấm áp và luôn cảm thấy đủ đầy mỗi ngày nhé!
Mình cám ơn bạn nhiều lắm đã đọc đến phần kết của bài blog tuần này, bạn đã chọn đọc những tâm tư của mình với hàng ngàn nội dung khác, biết ơn bạn nhiều lắm!
Nếu mình có duyên được gặp bạn ở Việt Nam hay ở Úc, nhớ tặng mình một chiếc ôm nhé vì mình đang nhớ nhà lắm lắm! <3

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Tự hít thở sâu, nhắm mắt lại và nói với bản thân thôi không sao hôm nay về nhà, nghỉ ngơi ngày mai sẽ có thêm manh mối. Mình về nhà hôm đó dù cảm thấy mệt nhưng sâu thẳm bên trong mình biết rằng mình sẽ không muốn bỏ cuộc, mình phải cố gắng. Bạn biết không dù những ngày sau đó mình vẫn còn bế tắc nhưng thấy mỗi ngày gỡ được từng nút thắt một thấy nhẹ nhàng hơn. Trong suốt hành trình đó, đến cả bây giờ ngẫm lại nhờ dựa vào cách tư duy để mỗi khi muốn bỏ cuộc là lôi chúng ra tự vấn và tự nhắc nhở bản thân nên bằng cách nào đó những tư duy đó đã chỉ lối cho mình vượt qua.

Bài viết này mình chỉ mong có thể truyền cho bạn động lực để cùng nhau vượt qua khó khăn và thử thách đặc biệt nếu bạn đang sinh sống và làm việc ở nước ngoài nơi mà không phải lúc nào cũng thuận lợi hay đôi khi bạn cũng khó có thể giải bày với ai nếu họ không cùng hoàn cảnh. Mình chỉ muốn nói rằng:

Chỉ cần mình cố gắng với trái tim chân thật mình sẽ tìm cách làm được

Công việc BA đầu tiên của mình ở Úc là một công ty cung cấp các dịch vụ về IT như bảo mật, lưu trữ, network. Team mình có 2 bạn người Canada, chú giám đốc là người Anh. Khách hàng đầu tiên mình làm cùng là một tổ chức phi chính phủ chuyên về y tế, nhiệm vụ của mình là rà soát và hệ thống hoá toàn bộ quy trình của phòng kế toán. Bạn quản lí có phần lo lắng với khả năng tiếng anh và kinh nghiệm non nớt của mình nên chưa muốn mình trực tiếp trao đổi với khách hàng. Có câu hỏi cần trao đổi mình sẽ nói qua với bạn quản lí. Không được nói chuyện trực tiếp với khách hàng khiến công việc của mình trở nên khó khăn hơn rất nhiều, mình không có cơ hội được hiểu v khách hàng thực sự cần và mong muốn gì. Mình có chia sẻ với bạn quản lí rằng mình rất hiểu sự lo lắng của bạn nhưng nếu bạn không cho mình được gặp khách hàng thì mình rất khó có thể làm việc. Mặc dù vậy bạn quản lí vẫn không đồng ý…

Mình suy nghĩ mãi rồi quyết định bày tỏ với chú giám đốc. Mình nói rằng mình thực sự cần gặp trực tiếp khách hàng, mình hiểu rằng công ty muốn đảm bảo không có sai sót nên chưa tự tin để mình gặp khách hàng, nhưng mình xin muốn để trao đổi trực tiếp thì mới có thể hoàn thành được công việc sau đó công ty có thể hỏi phản hồi của khách hàng. Nếu không ổn, mình xin được làm theo những hướng dẫn của công ty và không đề cập đến chuyện này nữa. Và chú giám đốc đã đồng ý cho mình được gặp khách hàng. Huhu. Mình mừng rớt nước mắt. Bạn biết không? mình đã rất hồi hộp ngày đầu đến văn phòng khách hàng một mình gặp cô kế toán trưởng và khoảng 3-4 người trong phòng kế toán để lắng nghe quy trình hiện tại của họ. Bữa trưa đầu tiên hôm đó mình đi ăn với tất cả team, mọi người nói chuyện trên trời dưới bể từ thể thao văn hoá đến chính trị, nhưng vốn tiếng anh của mình có hạn nên cũng chưa biết cách nói chuyện qua lại chỉ biết lắng nghe lâu lâu gật đầu tán thành. Mình rất may mắn là đã có kiến thức kế toán từ trước (mình học đại học ở VN ngành kế toán) nên có thể nắm được khá nhanh quy trình hiện tại của phòng ban từ giai đoạn tìm bác sĩ, đến xác nhận, ra hoá đơn, thanh toán cho bác sĩ rồi đến lên kế hoạch quỹ tài chính cho công ty. Hơn nữa, phòng kế toán mọi người rất dễ thương và trình bày khá chi tiết giúp mình có thể vẽ và mô tả toàn bộ quy trình một cách dễ dàng. Phù, ngày đầu diễn ra suôn sẻ. Về nhà mình nhận được email bạn quản lý phía dưới gửi cho toàn công ty sau lần làm việc đầu tiên của mình với khách hàng.

Mình đã rất vui khi nhận được email này nên đã chụp lại làm kỉ niệm, giờ nhìn lại vẫn cảm thấy xúc động và hạnh phúc.

Sau này khi đến và làm việc nhiều lần, mình thân với mọi người và cảm giác như là một phần của team khách hàng vậy. Dưới ảnh là một “thủ tục” ở văn phòng. Lúc làm việc mọi người hay quên uống nước nên bất cứ khi nào một thành viên uống nước tất cả sẽ đều uống và thi xem ai uống được nhiều nhất, rất là vui! mình thực sự vô cùng trân trọng cơ hội gặp gỡ làm việc với những người dễ thương trong khoảng thời gian đó.

Công ty sau này biết mình chưa có xe ô tô nên tạo điều kiện đưa xe ô tô của công ty cho mình đi đến khách hàng rồi đi lên công ty mà không phải đi bus. Ngày mình xin nghỉ công ty để tìm việc full time sau khi tốt nghiệp cũng là khoảng thời gian chú quản lí về Anh thăm gia đình, bố mẹ chú đã gửi mình một tấm thiệp tự làm và viết tay rất xinh cùng với túi nhỏ nhắn từ London vô cùng đáng yêu! Mình sẽ chẳng thể nào bày tỏ hết lòng biết ơn của mình với công việc BA đầu tiên đã giúp mình cứng cáp hơn một chút và có những kỉ niệm thật đẹp.

Hôm nay chưa tìm ra cách, ngày mai chắc chắn sẽ có manh mối

Mình không nhớ đã tự an ủi mình bao nhiêu lần mỗi khi cảm thấy “bế tắc” trong việc tìm giải pháp cho khách hàng. Lần được giao một chủ đề mới mà từng ngày đi làm về mình vẫn chưa thể nghĩ ra được rút cuộc mình phải làm gì để có thể gỡ rối với yêu cầu khó nhằn này. Đôi khi tìm ra chút manh mối, khi họp lại với team thì cuối cùng không khả thi hay có khi tưởng là tìm ra được giải pháp rồi nhưng do các thành phần khác của hệ thống khiến phát sinh thêm yêu cầu và giải pháp cũ không còn phù hợp thế là lại quay lại điểm xuất phát. Ngày nào về mình cũng tự hỏi không biết có thể tiếp tục vượt qua giai đoạn này không. Rồi mình tự động viên bản thân hôm nay chưa tìm ra cách, ngày mai chắc chắn sẽ tốt hơn một chút, chắc chắn sẽ có ý tưởng mới.

Ngày ngày trôi qua, dần dần nhờ thảo luận và tìm hiểu kĩ càng hơn mình và team đã có được giải pháp cho khách hàng. Giờ nhìn lại 3 năm về trước khó khăn tưởng chừng không thể giải quyết được dần dần cũng qua, mình cảm thấy vô cùng biết ơn vì mình đã chọn tiếp tục mà không bỏ cuộc. Quả thực là mình đã học được nhiều không chỉ kinh nghiệm làm việc mà còn giúp mình gan lì hơn trước khó khăn. Sau này khi giữ vững mindset này giúp mình cảm thấy thử thách không còn quá khó nữa, mình dần dần đã làm quen được với việc mỗi ngày là một thách thức mới và mình luôn sẵn sàng đón nhận với trái tim nhiệt huyết và mở rộng để rèn luyện và phát triển. Dù không biết gì về chủ đề mình được giao nhưng mình không còn “panic” như ngày xưa nữa, mình bình tĩnh hơn và giống như đi truy tìm kho báu vậy mình từng bước gỡ rối và tin tưởng rằng chắc chắn sẽ tìm thấy kho báu! ;).

Làm việc giống như mình làm chủ thay vì là người làm thuê

Tư duy này mình học được từ cô Nguyễn Phi Vân, trong một bài chia sẻ cô có viết trong hành trình làm việc của cô, cô luôn giữ một tư duy là làm việc hết sức như mình là chủ của doanh nghiệp vậy. Giữ sự chính trực, hết lòng với bất cứ công việc nào mình làm. Mình vẫn hay tự hỏi bản thân nếu mình là chủ mình có muốn thuê một người như mình không? nếu câu trả lời là không thì có nghĩa mình đã chưa thực sự cố gắng cống hiến bằng hết khả năng của mình. Mĩnh nghĩ việc bản thân đi làm được học nhiều điều mới, được rèn luyện và phát triển lại được trả thù lao để học thì chẳng phải mình đã quá may mắn hay sao? Hồi mình mới làm công việc đầu tiên chú giám đốc đã nhận mình khi còn là sinh viên năm 2. Chú đã hỗ trợ mình rất nhiều để bản thân có cơ hội cọ xát và rèn luyện vì vậy mình đã nghĩ nếu mình là chủ của công ty mình sẽ mong nhân viên cũng sẽ nỗ lực và cống hiến hết lòng cho công ty. Khi mình giữ tư duy này, mình chỉ tập trung vào làm việc thật tốt và hết sức có thể mà không để tâm quá nhiều vào người khác nghĩ mình thế nào hay người khác có cố gắng nhiều không.

Không cần nói với ai hay trình bày rằng mình đã nỗ lực như thế nào, chỉ cần cặm cụi, thầm lặng cố gắng và bằng cách nào đó những người xung quanh vẫn có thể thấy dáng vẻ nỗ lực và hết lòng của bạn.

Kết bài

Mình viết bài này không hề có ý định thể hiện hay gì cả, mình đã rất vận lộn từ khi bắt đầu làm BA ở Úc mấy năm trước và đến giờ mỗi ngày với mình đều là thử thách và thực sự không hề dễ dàng. Mình không xuất sắc, tiếng anh của mình vẫn đang phải rèn mỗi ngày. Mình thực sự chỉ có biết mỗi ngày cố gắng một chút bằng tất cả những gì mình có.

Mình mong nếu bạn có đọc được bài này mà cũng đang gặp khó khăn hay thử thách khi bắt đầu làm BA hay bất cứ công việc mới nào sẽ có thêm động lực cố gắng. Khi bạn chọn cho mình những mindsets đúng đắn cũng giống như ngọn đèn giúp dẫn lối bạn qua những khó khăn nhờ sự tin tưởng mãnh liệt vào bản thân, vào sự chính trực và sự cố gắng hết lòng thì chắc chắn bạn sẽ tìm ra hướng. Cũng giống như trồng cây vậy, chỉ cần mình mỗi ngày chăm bón và nuôi dưỡng đúng chắc chắn sẽ đến ngày hái quả. Mình tin tưởng ở bạn.

Mình cũng biết ơn bạn nhiều lắm vì đã đọc đến đây của blog tuần này, nhờ có bạn theo dõi và đồng hành chính là nguồn động lực to lớn giúp mình tự xem xét những yếu kém và rút rai bài học mỗi ngày với một phiên bản mình chân thật nhất. Hẹn bạn ở bài viết tiếp theo. Cùng cố gắng nhé, làm được, chắc chắn làm được!

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Lỗi về Giao tiếp và Thu thập Thông tin (Communication & Elicitation)

1. Ngại hỏi dẫn đến hiểu sai hoặc chưa rõ vấn đề

Phát sinh từ vấn đề ngại giao tiếp với khách hàng như mình đề cập ở bài viết Đỏ, Vàng, Xanh Lá, Xanh Dương: bốn ngôn ngữ giao tiếp mà bạn CẦN biết để kết nối với bất kỳ ai nên trong quá trình phân tích, hồi đầu mình rất ngại hỏi hay nói chuyện với khách hàng. Một điều nữa là tâm lí sợ cảm thấy mình không biết gì, và tất nhiên là mình loay hoay và không tìm ra được câu trả lời, tốn thời gian mò mẫm tài liệu tìm hoài mà cũng không ra, hoặc có tìm thấy thông tin thì đã ‘out of date’ (không còn hiệu lực hoặc yêu cầu đã thay đổi).

Bên cạnh đó trong trường hợp được giao nhiệm vụ mới, ngại hỏi sẽ dẫn đến việc chưa hiểu rõ việc cần làm, và cuối cùng khi tự ý làm mà không hỏi rõ lại khiến kết quả không giống như cái mà quản lí của bạn cần. Vì vậy ngại hỏi làm mất thời gian, công sức và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Giải pháp: Mình cố gắng không để bản thân bị rơi vào vòng luẩn quẩn hỏi loanh quanh mà không biết câu trả lời đúng hay không. Việc xác định khách hàng nào là chính và có quyền hạn để đưa ra câu trả lời cho mình là vô cùng quan trọng, thay vì hỏi lòng vòng mình sẽ cố gắng tìm hết tất cả các dữ liệu có để hiểu về chủ đề mình cần hỏi, sau đó hỏi trực tiếp người khách hàng có thẩm quyền đó. Trước khi triển khai dự án BA phải nắm được ai là người sponsor cho dự án, ai là người stakeholder chính - thường là người ở vị trí cao hay là người duyệt những yêu cầu từ phía SMEs. Vì vậy bạn phải chắc chắn là mình hỏi đúng trọng tâm, đúng người thì công việc phân tích sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Đừng ngại hỏi và sợ sai nhé!

2. Chuẩn bị nội dung meeting sơ sài

Mỗi lần gặp khách hàng hay có meeting nội bộ, quá trình chuẩn bị meeting còn sơ sài, không bao quát hết tất cả các vấn đề cần trao đổi thể hiện bạn không có sự chuyên nghiệp trong công việc, đồng thời cũng làm mất thời gian của đồng nghiệp và khách hàng. Với Junior BA, bạn thường chưa có kinh nghiệm nhiều để dẫn dắt một buổi meeting, vì vậy nếu không có agenda cụ thể sẽ dẫn đến trao đổi lan man, không có trọng tâm cụ thể dẫn đến kết thúc meeting mà bạn không có được thông tin mình cần.

Giải pháp: Mình quan sát những senior BAs thấy họ gửi agenda trước các buổi meeting, trước khi meeting luôn có các gạch đầu dòng cần phải đi qua đồng thời các câu hỏi mà họ cần giải đáp. Hơn nữa họ luôn luôn ghi chép hết tất cả những gì quan trọng và có thể sẽ là mục mà cần thảo luận thêm hay xác nhận với các bên liên quan. Việc chuẩn bị kĩ càng về cả nội dung cần trao đổi, các câu hỏi hay vấn đề liên quan là cực kì quan trọng giúp bạn lấy được thông tin mình cần, đồng thời đảm bảo buổi meeting hiệu quả. Một điều lưu ý nữa là luôn cố gắng bắt đầu meeting trước 10-15 phút để bạn có đủ thời gian kiểm tra kĩ thuật nếu cần kết nối với máy chiếu/monitor hay đơn giản là giúp bạn bình tĩnh và không bị vội nếu có bất cứ trục trặc kĩ thuật nào. Đồng thời nên kết thúc meeting đúng giờ, nếu bạn cần thêm giờ nên hỏi các bên liên quan nếu họ có thể trao đổi tiếp hoặc bạn sẽ đặt một meeting mới để tiếp tục trao đổi. Ai cũng mong muốn được tôn trọng đặc biệt là thời gian của những người tham gia meeting vì vậy nhớ chuẩn bị kĩ càng trước mỗi meeting là điều vô cùng quan trọng.

Lỗi về Tư duy Phân tích và Đề xuất Giải pháp (Analysis & Solutioning)

3. Tự tạo giả định và tự trả lời

Đây là lỗi mà theo cá nhân mình là một trong những tác nhân gây hậu quả ghê gớm nhất. Make asumption là bạn tự giả định một điều nào đó mà chưa có sự kiểm tra, xác nhận từ phía khách hàng. Thường khi tiến hành phân tích và tìm giải pháp cho yêu cầu, bạn giống như bơi ra biển mà không biết hướng về bờ, bạn phải dựa vào tất cả những gì mình có trong tay (documents, ghi chép từ các cuộc họp) để tự tìm đường. Vấn đề là bạn ‘đoán mò’ và nghĩ là hướng bên trái sẽ về bờ nhưng thực ra là không hề có căn cứ nào cả. Hậu quả của việc make assumption là bạn sẽ thiết kế giải pháp mà khách hàng không thực sự cần, hay logic hoàn toàn không đúng. Nếu BA không rà soát và xác nhận với khách hàng kịp thời thì giải pháp có thể chuyển đến Developer xây dựng chức năng theo logic không đúng. Việc logic của một phần sai có thể kéo theo hiệu ứng Domino làm ảnh hưởng đến toàn hệ thống.

Giải pháp: Không bao giờ giả định bất cứ điều gì, luôn luôn hỏi và đảm bảo xác nhận rõ ràng mọi nghi ngờ mà bản thân có. Đây là một điều mà mình nghĩ phải luôn luôn rèn luyện và nhắc nhở bản thân không bao giờ được tự trả lời cho bất cứ câu hỏi nào nếu bạn chưa có thông tin hay chứng cứ rõ ràng, Thay vào đó luôn tìm đến câu trả lời cuối cùng để đảm bảo bạn có hết tất cả những thứ mình cần trước khi thiết kế bất cứ giải pháp nào. Việc luôn luôn tìm câu trả lời cho mọi câu hỏi của bản thân sẽ giúp bạn ghi chép yêu cầu cụ thể giúp developer khi phát triển chức năng của hệ thống sẽ có thông tin chi tiết hơn và tránh việc phải trao đổi nhiều lần với khách hàng nếu thông tin chưa được làm rõ từ ban đầu.

4. Hứa hẹn giải pháp khi chưa bắt đầu phân tích

Thường trước khi đến bước rà soát và xác nhận giải pháp với khách hàng, BA trải qua quá trình lấy yêu cầu với khách hàng. Khách hàng có thể đề cập đến mong muốn về giải pháp có thể giải quyết những vấn đề ở doanh nghiệp. Với BA mới, có thể sẽ “overpromise” với khách hàng rằng giải pháp sẽ có thể thực hiện được ở thời điểm mà BA chưa qua quá trình phân tích. Việc này có thể dẫn đến giải pháp không được như khách hàng mong muốn vì không tối ưu hoặc về mặt logic việc thực hiện giải pháp là không thể.

Giải pháp: Một điều BA cần nhớ đó là không đưa mình vào tình huống này, vì sẽ khó hơn để trao đổi lại với khách hàng nếu giải pháp không thể thực hiện. Thường trước khi đưa ra quyết định về giải pháp cuối cùng, BA sẽ có các buổi meetings với nội bộ hoặc các bên liên quan để đảm bảo giải pháp không mâu thuẫn với các phần khác. Nếu giải pháp cuối cùng không thể thực hiện được, thường Project Manager (PM) sẽ nói chuyện và thảo luận với SMEs để đưa ra quyết định sẽ làm nhiệm vụ đó ngoài hệ thống hoặc sẽ tìm phương án khác mà vẫn có thể đạt được mong muốn của khách hàng. Vì vậy nếu chưa có gì chắc chắn, bạn không nên hứa bất cứ điều gì với khách hàng.

5. Giữ tư duy đóng (Fixed mindset)

Việc mới bước chân vào làm nghề BA, sẽ không tránh khỏi việc bạn chưa có nhiều kiến thức về một lĩnh vực cụ thể, vướng mắc trong quá trình phân tích yêu cầu hay mắc lỗi hoài mà chưa sửa được, việc này là vô cùng bình thường vì đó là một phần của quá trình bạn học hỏi và rèn luyện bản thân. Nếu bạn giữ tư duy đóng và nghĩ rằng mình kém cỏi, mình không đủ giỏi hay không có cách nào mình có thể cải thiện lên được thì bạn sẽ áp lực và không thể hoàn thành được công việc. Chưa kể vì là BA mới bạn sẽ mắc nhiều lỗi, tuy duy đóng khiến bạn áp đặt niềm tin không tốt vào bản thân và nghĩ đến việc bỏ cuộc khi chưa cố gắng.

Việc giữ tư duy đóng cũng khiến bạn không muốn thay đổi hay cải thiện giải pháp nếu như có sự góp ý từ đồng nghiệp hay khách hàng, bạn sẽ không tìm hướng để giúp giải pháp được tốt hơn cho khách hàng mà khư khư giữ quan điểm cá nhân.

Giải pháp: Mỗi một bước trên hành trình là cơ hội để học hỏi, làm sai thì sửa, mắc lỗi thì xin lỗi và cố gắng không lặp lại lỗi đó nữa. Việc mắc lỗi sẽ không có gì phải xấu hổ nếu bạn cố gắng hơn ở những lần tiếp theo. Ai cũng phải xuất phát từ đầu rồi qua quá trình rèn luyện mới có thể tốt hơn, không ai sinh ra đã giỏi và biết hết. Tất cả đều cần hành trình và rèn luyện. Việc luôn giữ cho mình tư duy phát triển (Growth Mindset) và đón nhận mọi việc như là một cơ hội để phát triển bản thân thì bạn sẽ không cảm thấy mình nhỏ bé trước những người khác. Việc này đặc biệt quan trọng với các bạn mới làm BA vì mình tin rằng với tư duy phát triển sẽ không chỉ giúp bạn tự tin hơn vào bản thân mà còn giúp bạn luôn ở trạng thái bình tĩnh và từ tốn để giải quyết công việc thay vì lo lắng, hấp tấp và tự trách bản thân.

Lỗi về Quản lý và Truyền đạt Thông tin (Information Management)

6. Không ghi chép đầy đủ và rõ ràng

Việc chỉ ghi chép qua loa hay không kĩ càng và việc sắp xếp thông tin không khoa học có thể khiến BA bị “hoảng” mỗi lần cố tìm câu trả lời và đinh ninh rằng mình đã ghi chép ở đâu đó nhưng tìm mãi không ra. Không ghi chép đầy đủ khiến phân tích yêu cầu trở nên khó khăn do thiếu thông tin, chưa kể những lần khách hàng đã đề cập thông tin và bạn hỏi đi hỏi lại điều khách hàng đã nói sẽ dẫn đến tâm lí khó chịu và không hài lòng với khách hàng.

Không chỉ vấn đề ghi chép, bạn cũng cần biết cách sắp xếp những thông tin để đảm bảo bất cứ khi nào cần tìm bạn sẽ dễ dàng thấy và đối chiếu khi cần. Việc ghi chép không khoa học và đầy đủ sẽ khiến BA mất rất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin và gây khó khăn trong quá trình phân tích.

Giải pháp: Thường trước khi bắt đầu một buổi họp với khách hàng nếu được mình sẽ luôn xin phép khách hàng để record (ghi âm) lại buổi họp. Việc này giúp mình trong quá trình trao đổi có thể chưa kịp ghi chép lại hết có thể nghe lại và đối chiếu lại với ghi chú của mình đảm bảo thông tin đầy đủ và rõ ràng. Hiện tại mình đang dùng OneNote để ghi chép thông tin cho cá nhân, với các thông tin mình muốn được lưu lại để nhiều bên có thể tham khảo và là công cụ để làm việc với nhiều người mình thường ghi chép trên Confluence - đây là một tool giúp ghi chép và hệ thống hoá thông tin đảm bảo thông tin rõ ràng và dễ tìm kiếm.

7. Không xác nhận yêu cầu/giải pháp với khách hàng qua email/ ticket trên hệ thống

Khi khách hàng trả lời bạn việc nói chuyện thông thường nhưng BA lại không xác nhận qua email hay qua bất cứ ticket nào trên hệ thống. Sau này khi quay lại vấn đề này, bạn có thể nhớ là khách hàng đã xác nhận nhưng không hề có ghi chép nào với khách hàng cả. Việc này có thể dẫn đến thiếu thông tin, nếu khách hàng thay đổi, bạn sẽ không có thông tin để kiểm tra và đối chiếu.

Điều này đặt BA vào một thế khó, vì bạn không thể kiểm tra thông tin và cũng không thể chắc chắn việc bạn ghi nhận thông tin từ khách hàng là chính xác. Nếu như bạn nghe thông tin và hiểu nhầm ý của khách hàng thì mọi giải pháp sau đó đều không còn hữu ích và có thể sẽ phải đập đi làm lại hoàn toàn. Với các bạn mới làm BA có thể nghĩ khách hàng đã xác nhận rồi thì không cần ghi chép lại nữa, nhưng nếu dự án kéo dài nhiều năm và vài năm sau khi bạn quay lại chủ đề bạn làm trước đây, bạn sẽ không thể nhớ nổi đã trao đổi với khách hàng những gì.

Giải pháp: Luôn cố gắng hết sức xác nhận mọi thông tin bạn có từ khách hàng qua email hoặc qua ticket (công ty mình dùng Jira để tạo ticket và assign cho khách hàng) sau đó khách hàng sẽ trả lời câu hỏi bằng cách bình luận vào ticket đảm bảo sẽ có tracking ai là người trả lời và trả lời khi nào. Việc này thứ nhất giúp bản thân bạn có thông tin ghi ghép lại khi cần là tìm được, thứ hai phòng các trường hợp mà cần trao đổi lại với khách hàng bạn có “evidence” để show rằng những gì đã trao đổi trước đây đã được ghi chép lại.

Có một thực tế là khách hàng và quy trình sẽ luôn thay đổi, và đó là bản chất của mọi sự việc trong cuộc sống. Là BA bạn luôn phải học cách chấp nhận và đón nhận mọi thay đổi một cách bình thản nhất có thể. Trước đây mình đã từng không cảm thấy hài lòng vì khách hàng thay đổi “chóng mặt”, nhưng dần dần mình học cách bình tĩnh hơn và tìm hướng giải quyết cho phù hợp. Luôn nhớ ghi chép lại hết tất cả các lần xác nhận để bất cứ khi nào cần có thể tìm lại được. Nhờ việc ghi chép lại hết trên ticket đã cứu mình rất nhiều khi cần đối chiếu lại với khách hàng.

8. Không kiểm tra email cẩn thận, kĩ càng trước khi gửi cho khách hàng

Trong danh sách lessons learned của mình ở năm đầu làm BA ở Úc, ít nhất 5 lần mình đã viết vào ghi chú là kiểm tra thật kĩ email trước khi gửi đi. Những thông tin trong email thường có các vấn đề sau:

• Chưa kiểm tra kĩ các ghi chú của bản thân, có thể thông tin đã được đề cập trước đây và câu hỏi của BA cho khách hàng là không cần thiết.

• Thông tin cung cấp chưa đầy đủ để khách hàng có thể trả lời được câu hỏi.

• Email (nếu có thể) không đề cập đến các options (phương án) mà khách hàng có thể cân nhắc vì vậy email gửi đi sẽ dẫn đến một loạt các email trao đổi qua lại với khách hàng mà có thể chưa tìm được ra câu trả lời và mất thêm nhiều thời gian trao đổi với khách hàng.

Bên cạnh đó việc trao đổi với team cũng cần kiểm tra thông tin đầy đủ trước khi gửi bất cứ thông tin gì đảm bảo tránh mất thời gian của đồng nghiệp và khách hàng.

Giải pháp: Làm BA điều mà mình học được lớn nhất là sự cẩn thận và chắc chắn trong mọi thông tin mình gửi đi, vì thông tin hay email của mình có thể sẽ được gửi đến các bên liên quan hay được gửi thẳng đến khách hàng. Việc luôn luôn kiểm tra, đọc đi đọc lại email hay tin nhắn gửi đi là vô cùng quan trọng. Dưới đây là checklist mình hay rà soát trước khi gửi email đi:

• Kiểm tra thông tin trước khi gửi và rà soát xem có thiếu điều gì khiến khách hàng hay người nhận không thể đưa ra được câu trả lời cho bạn. Thường mình sẽ tự đặt cho bản thân các câu hỏi:

  • Có điều gì mà người nhận email chưa có thông tin hay có câu nào mình viết chưa rõ ràng gây hiểu lầm?

  • Mình đã bao gồm đủ thông tin giúp người nhận trả lời cho câu hỏi hay chưa?

  • Thông tin/file đính kèm đã được check kĩ lưỡng chưa? Các link gắn trong email có thể mở được không?

  • Email đã đầy đủ nhưng cũng ngắn gọn viết rõ ràng các ý, các gạch đầu dòng để dễ hiểu hơn chưa?

  • Mình đã bao gồm các phương án để khách hàng lựa chọn hoặc xác nhận chưa? nếu mỗi lựa chọn sẽ có các câu hỏi tiếp theo cần hỏi thì mình đã đề cập chưa?

• Sau khi rà soát nội dung email, BA đảm bảo những người liên quan sẽ được gửi cùng trong email để tránh mất thêm thời gian trao đổi và giải thích lại quá trình cho những thành viên mà đáng ra nên được bao gồm trong email.

  ---

Lỗi về thái độ làm việc

9. Không chủ động trong công việc

Mình nghĩ việc chủ động là vô cùng quan trọng cho bất cứ công việc nào nhưng riêng với BA mình muốn nhấn mạnh đây là việc tiên quyết cần phải có. Việc không chủ động hỏi, chủ động kiểm tra hay yêu cầu gửi thêm giấy tờ để phân tích sẽ khiến công việc trì trệ và BA sẽ giống như đang đi vào mê cung mà không có lối thoát.

Việc không chủ động có thể đến từ nhiều lí do: có thể bạn ngại hỏi như đề cập ở trên, ngại bị người khác nghĩ mình không biết nên thà không hỏi còn hơn, hay bạn ngại với việc cần trao đổi qua lại có thể dẫn đến tranh luận giữa nội bộ hay khách hàng để có câu trả lời cuối cùng. Việc chủ động không chỉ dừng lại ở việc không có thông tin để phân tích hay tiến hành các bước tiếp theo, mà không chủ động còn khiến bạn ở thế bị động, không có sự chắc chắn trong thông tin mình cung cấp, việc không chủ động cũng có thể dẫn đến việc tìm hiểu thông tin và phân tích chưa kĩ kéo theo vô vàn hệ luỵ sau này.

Giải pháp: Chủ động, chủ động và chủ động, đây là cách duy nhất có thể giúp bạn sống sót không chỉ trong công việc mà trong cả cuộc sống. Chủ động trong việc hỏi để lấy thông tin, chủ động liên hệ các bên liên quan, chủ động liên lạc với khách hàng để xác nhận thông tin và các giải pháp. Mình nghĩ việc chủ động trong mọi nhiệm vụ trong công việc là kim chỉ nam cho mọi ngành nghề đặc biệt là làm BA. Vì chỉ có chủ động mới dần dần giúp bạn gỡ rối những vấn đề và có thể tìm ra được giải pháp cho chúng. Việc chủ động cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của bản thân, giúp các đồng nghiệp tin tưởng giao nhiệm vụ và yên tâm về việc bạn sẽ hoàn thành chúng tốt.

Kết bài

Hành trình trở thành một Business Analyst chuyên nghiệp là quá trình học hỏi không ngừng từ kinh nghiệm thực tế. Việc mắc lỗi, dù là lặp lại lỗi cũ, là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là tinh thần chủ động rút kinh nghiệm và áp dụng ngay các giải pháp đã được đúc kết. Chỉ cần giữ vững tư duy phát triển (Growth Mindset), xem mỗi lỗi lầm là một bài học đắt giá, bạn sẽ dần xây dựng được sự cẩn thận, chuyên nghiệp và trở thành một BA đáng tin cậy. Mình cũng vẫn mắc những lỗi trên nên mình muốn bạn biết rằng bạn không có một mình và it is okay! Và học hỏi là một quá trình trưởng thành từ vấp ngã, mỗi ngày mình biết mình sai ở đâu, sửa ở chỗ nào để ngày mai mình biết rằng mình cần hoàn thiện và chắc chắn mình sẽ làm tốt. Cố lên nhé!

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Trong suốt hành trình đó, nếu phải chọn ra một kỹ năng thách thức nhất và quan trọng nhất đối với một BA, đặc biệt là trong môi trường đa quốc gia, thì đó chắc chắn là Kỹ năng Giao tiếp.

Mình vẫn còn nhớ rất rõ những ngày đầu chập chững làm BA ở Úc. Vì chưa nắm vững cách giao tiếp hiệu quả, công việc trở nên khó khăn hơn mình tưởng rất nhiều.

1. Nỗi ám ảnh tên “Cô B”

Khoảng một năm đầu, nỗi ám ảnh lớn nhất của mình mang tên... khách hàng. Mình tạm gọi là Cô B. Bất cứ khi nào chuẩn bị cho buổi họp với Cô B, mình đều rơi vào trạng thái run bần bật, nói vấp, và không thể diễn đạt rõ ràng. Đã có những lúc, Cô B thẳng thắn nói:

“I don’t understand what you are trying to say” (Tôi không hiểu bạn đang cố gắng nói gì)

“What do you mean?” (Ý bạn là gì?)

Những lời đó khiến cơ thể mình như đóng băng. Mình sợ nói tiếng anh đến mức gần như chỉ dám nhắn tin thay vì trao đổi trực tiếp với không chỉ Cô B mà tất cả đồng nghiệp. Cảm giác run rẩy đặc biệt tăng lên khi làm việc với các cô chú lãnh đạo cấp cao những người cực kỳ bận rộn. Mỗi lần đặt câu hỏi phải thật nhanh chóng, rõ ràng và chính xác mà đó thường không phải cách mình giao tiếp.

Là người trẻ nhất trong đội BA, mình cũng mang những mặc cảm tự ti riêng. Mình đã nghĩ rằng kinh nghiệm ít ỏi là một phần khiến khách hàng nghi ngờ, quan ngại rằng mình không đủ kiến thức để giao tiếp. Mặc dù hiện tại mình đã tự tin hơn nhiều, không còn run sợ như xưa, nhưng kỹ năng giao tiếp vẫn luôn là một thử thách mình khao khát chinh phục không chỉ trong sự nghiệp mà còn trong mọi mối quan hệ xã hội.

Mình cứ thắc mắc mãi: Tại sao mình lại sợ giao tiếp với Cô B đến vậy?

2. Vấn đề từ chính cách giao tiếp của mình

Trong mọi tình huống, mình luôn có xu hướng trình bày vấn đề một cách cực kỳ chi tiết: đi từ bối cảnh, đến vấn đề cốt lõi, ảnh hưởng ra sao, và liệt kê hàng loạt các câu hỏi cần tìm câu trả lời. Mình cố gắng nhồi nhét thông tin vì sợ khách hàng thiếu dữ liệu.

Nhưng mình dần nhận ra điều bất thường: Mỗi khách hàng lại có một phản ứng hoàn toàn khác nhau.

• Một số người kiên nhẫn lắng nghe, không phản ứng dữ dội nhưng không thể quyết đoán đưa ra câu trả lời

• Ngược lại, có những người tỏ ra khó chịu vì họ không đủ kiên nhẫn nghe chi tiết, mà chỉ muốn câu hỏi ngắn gọn và tổng quát.

Mình hiểu ra rằng: Mình có vấn đề trong giao tiếp, và không thể áp dụng cùng một “công thức” trình bày cho tất cả mọi người. Nhưng làm thế nào để nhận biết từng đối tượng khách hàng khác nhau để giao tiếp cho phù hợp? Làm thế nào để “nói ngôn ngữ” mà họ muốn nghe?

Đây chính là lúc hệ thống phân loại giao tiếp theo 4 màu sắc đã thay đổi cách mình tiếp cận với vấn đề giao tiếp của bản thân. Bạn cùng mình khám phá ở phần tiếp theo nhé!

3. “Màu” của bản thân và người mình nói chuyện cùng là gì?

Trong quá trình tìm hiểu và học thêm về kĩ năng giao tiếp, mình có xem một video của Anh Vinh Giang mà thấy cực kì hữu ích. Khi ngẫm lại những vấn đề mình có trước kia là do mình chưa biết “màu” của đối tượng cụ thể là khách hàng mình sẽ giao tiếp nên dẫn đến trường hợp dùng một cách giao tiếp cho tất cả các đối tượng.

Trong video, Anh Vinh Giang chia sẻ về mô hình “Bốn Màu Giao Tiếp” dựa trên cuốn sách “Surrounded by Idiots” của Thomas Erikson.

Theo Thomas Erikson có 4 loại người trong giao tiếp (The Four Communicator Types) là Đỏ, Vàng, Xanh Lá và Xanh Dương.

Mỗi một loại màu sẽ có cách giao tiếp khác nhau vì vậy không hề có cách giao tiếp nào mà có thể phù hợp với tất cả, với mỗi một loại màu khác nhau mình cần tìm cách giao tiếp phù hợp với màu của họ để có thể đem lại hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên trước tiên bạn cần xác định mình thuộc nhóm màu nào.

3.1 Xác định màu sắc của bạn (Identifying your Color)

Bạn sẽ cần trả lời các câu hỏi dưới đây để xác định màu sắc của bản thân.

1. Bạn là người Hướng nội hay Hướng ngoại?

• Hướng nội (Introverted): Xanh Dương (Blue) hoặc Xanh Lá (Green).

• Hướng ngoại (Extroverted): Đỏ (Red) hoặc Vàng (Yellow).

2. Bạn thiên về Logic hay Cảm xúc?

• Logic: Đỏ (Red) hoặc Xanh Lá (Green).

• Cảm xúc (Emotional): Vàng (Yellow) hoặc Xanh Dương (Blue).

3. Bạn nói có Chủ đích (Deliberately) hay Nhanh chóng (Quickly)?

• Chủ đích/Từ tốn: Xanh Lá (Green) hoặc Xanh Dương (Blue).

• Nhanh chóng: Đỏ (Red) hoặc Vàng (Yellow).

Khi đánh giá bản thân mình tìm ra màu sắc là pha giữa màu Xanh Dương và Xanh Lá, tuy nhiên Xanh Dương chiếm ưu thế hơn. Cụ thể như sau:

1. Mình Hướng nội và có phần hướng ngoại: Xanh Dương (Blue) hoặc Xanh Lá (Green).

2. Mình thiên về cảm xúc: Xanh Dương (Blue)

3. Mình nói có chủ đích/từ tốn: Xanh Lá (Green) hoặc Xanh Dương (Blue)

3.2 Vấn đề và cách khắc phục (The problem and the solution)

Mọi người thường giao tiếp theo màu sắc mặc định của mình, cho rằng người khác cũng giao tiếp như vậy. Điều này dẫn đến mâu thuẫn và ngắt kết nối với những người khác màu (ví dụ: Đỏ nói chuyện với Đỏ thì tuyệt vời, nhưng Đỏ nói chuyện với các màu khác thì gây khó chịu). Cụ thể vấn đề gặp phải của mỗi màu như sau:

• Đỏ: Bạn áp đảo người khác bằng phong cách nhanh, trực tiếp, hướng kết quả. Xanh Lá thấy bạn quá thúc ép. Vàng thấy bạn quá nghiêm túc. Xanh Dương thấy bạn liều lĩnh với chi tiết.

  • Điểm yếu: Nóng vội, đôi khi cứng rắn hoặc áp đặt.

• Vàng: Bạn thường mất uy tín vì năng lượng cao. Phong cách dồi dào ý tưởng của bạn khiến Đỏ thấy thiếu tập trung, Xanh Lá thấy hỗn loạn, Xanh Dương thấy quá hời hợt.

  • Điểm yếu: Thiếu tập trung, hay quên chi tiết.

• Xanh Lá: Bạn né tránh/chống lại mâu thuẫn. Điều này khiến Đỏ thấy thiếu quyết đoán, Vàng thấy nhàm chán, Xanh Dương thấy thiếu cam kết.

  • Điểm yếu: Khó thay đổi, thiếu quyết đoán.

• Xanh Dương: Đôi khi bạn phức tạp hóa mọi thứ và quên đi niềm vui (Chính xác là mình :D). Nhu cầu sâu sắc về sự chính xác và chi tiết của bạn khiến Đỏ thấy quá chậm, Vàng thấy quá chỉ trích, Xanh Lá thấy quá soi mói.

  • Điểm yếu: Hay phê bình, quyết định chậm, ít linh hoạt.

Vấn đề thực sự xuất phát từ sự khác biệt trong phong cách giao tiếp.

Khi nhìn nhận lại, mình nhận ra bản thân thuộc nhóm Xanh Dương (Blue) luôn thích sự chi tiết, cụ thể và chính xác. Trong khi đó, khách hàng mà mình sợ hãi (Cô B) lại là một người Đỏ (Red) thiếu kiên nhẫn, quyết đoán và chỉ muốn đi thẳng vào kết quả. Chính sự khác biệt màu sắc này đã vô hình trung tạo ra rào cản, khiến mình càng sợ hãi mỗi khi phải đối mặt với họ.

Đây chính là cốt lõi của vấn đề: Như Anh Vinh Giang đã chỉ ra, khi chúng ta chỉ nói bằng “ngôn ngữ” của mình, chúng ta chỉ thực sự kết nối với những người cùng màu. Nhưng không phải ai cũng giống bạn.

Do đó, để giao tiếp hiệu quả hơn, chìa khóa là điều chỉnh cách truyền đạt và nói theo phong cách của đối phương ví dụ như trường hợp của mình với Cô B là từ bỏ sự chi tiết Xanh Dương để chuyển sang sự ngắn gọn, trực tiếp của người Đỏ để có thể tạo kết nối mạnh mẽ hơn.

Giải pháp là học cách điều chỉnh phong cách giao tiếp (nói “ngôn ngữ” của họ) để kết nối tốt hơn, mà không cần thay đổi bản chất của mình.

3.3 Cách giao tiếp với từng màu (How to Talk to Each Color)

Việc bạn điều chỉnh để phù hợp với từng màu cũng giúp người đối phương cảm thấy được tôn trọng và dễ dàng kết nối. Dưới đây là cách bạn có thể giao tiếp với từng màu khác nhau.

• Nói chuyện với Đỏ: Hãy trực tiếp, quyết đoán, tự tin, và sử dụng các khuôn khổ (frameworks). Họ tôn trọng tốc độ, sự rõ ràng và kết quả. Hãy bỏ qua sự dài dòng.

• Nói chuyện với Vàng: Hãy nhiệt tình, tích cực, lôi cuốn. Họ phát triển mạnh nhờ năng lượng, ý tưởng và câu chuyện. Giữ cho cuộc trò chuyện nhẹ nhàng, vui vẻ.

• Nói chuyện với Xanh Lá: Hãy bình tĩnh, kiên nhẫn và hỗ trợ. Họ coi trọng sự hài hòa và độ tin cậy. Hãy chậm lại, lắng nghe và tránh thúc ép quá nhanh.

• Nói chuyện với Xanh Dương: Hãy chính xác, có cấu trúc và dựa trên sự thật. Họ quan tâm đến sự chính xác và quy trình. Hãy chuẩn bị kỹ, tôn trọng chi tiết, và tránh phóng đại (họ ghét điều đó).

Bạn có thể xem tóm tắt ở bảng tổng hợp dưới đây:

Nhờ vào khả năng linh hoạt và thấu cảm của bạn, bạn sẽ dễ dàng nói chuyện với người đối phương. Khả năng bước vào bất kỳ căn phòng nào và gặp gỡ mọi người, trong khi vẫn mang đến phiên bản mạnh mẽ nhất của chính mình đó là một siêu năng lực.

4. Nắm Vững Ngôn Ngữ Của Mọi Người

Một bài học đắt giá cho bản thân mình và hi vọng sẽ hữu ích cho bạn đó là

Việc nhận diện màu sắc của đối phương dù là sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay người thân và tạm thời “đổ” thông điệp của bạn vào “hình dạng” giao tiếp của họ, sẽ giúp thông điệp được tiếp nhận một cách dễ dàng, giảm thiểu xung đột, và xây dựng sự kết nối gần như tức thì đó.

Câu hỏi dành cho bạn sau khi đọc xong blog lần này là là màu sắc trong giao tiếp của bạn là gì? và bạn sẽ điều chỉnh như thế nào để có thể kết nối hiệu quả hơn với người đối phương?

Cám ơn bạn nhiều lắm đã đọc đến đây của blog tuần này, mình hi vọng bài viết đưa ra cách thức giúp bạn hiểu phong cách giao tiếp của bản thân và của mọi người xung quanh từ đó cải thiện khả năng kết nối và trò chuyện với không chỉ khách hàng mà với bất cứ ai.

Mỗi ngày chúng mình cố gắng rèn luyện một chút, chắc chắn sẽ có ngày mình có thể giao tiếp thông minh, EQ cao để tăng hiệu suất làm việc và chất lượng các mối quan hệ nè. Cố lên nhaa!

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Cô và Chú là khách quen của quán cafe mình từng làm trước khi bắt đầu học thạc sĩ. Lần đầu tiên thấy Cô chỉ thấy Cô cười và không nói gì, mình nói chuyện với Chú mới biết Cô cũng là người Việt Nam nhưng từ khi sinh ra Cô đã không thể nghe và nói được. Các anh nhà Cô cũng đều bị giống vậy. Cô Chú vẫn hay ghé quán Cafe nơi mình làm việc mua đồ ủng hộ, thi thoảng vẫn gửi cho mình sách chú viết hay những chiếc bánh bao để mình bớt nhớ nhà.

Mình thấy rất thương và khâm phục Cô vì lúc nào Cô cũng vui vẻ, cười tươi và luôn luôn mong muốn giúp đỡ những người xung quanh. Chú có lần kể với mình Cô là người duy nhất trong nhà đi làm dọn dẹp phòng ở khách sạn kiếm tiền nuôi gia đình và con nhỏ.

Cô chăm chỉ làm việc có tuần làm 60-70 tiếng để góp tiền giúp đỡ gia đình. Mình đã quen Cô Chú được 6 năm kể từ những ngày mới qua Úc. Hồi đi học, cuối tuần mình hay đạp xe qua nhà thăm Cô Chú, lần nào cũng nhận được sự đón chào nồng nhiệt. Nhà Cô Chú rất rộng nhưng trong nhà một tay Cô sắp xếp dọn dẹp, nấu nướng, chăm sóc Chú. Cô còn biết may đồ nữa, quần áo của Chú là một tay Cô may vá.

Cô lần nào cũng vậy nấu đủ các món Việt Nam cho mình. Mỗi lần ngồi ăn cơm quây quần thấy Cô chỉ cười mà không có nói chuyện được. Lâu lâu Chú lại ra kí hiệu để Cô biết mọi người đang nói chuyện về điều gì. Lần nào qua thăm Cô Chú làm mình cảm giác như về nhà vậy, một cảm giác ấm áp đến lạ thường. Suốt những ngày tháng đi học thạc sĩ, mình cũng có lúc cảm thấy đuối sức, nhưng nhờ có sự động viên của Cô Chú giúp mình tin tưởng hơn và cố gắng hơn để hoàn thành việc học và có công việc như bây giờ.

Mỗi lần có gặp khó khăn hay điều không như ý trong cuộc sống, mình vẫn luôn nhớ đến Cô như một động lực để cố gắng, mình may mắn biết bao khi được sinh ra với cơ thể lành lặn và khỏe mạnh. Được nghe tiếng nói của bố mẹ và anh chị, được nói ra những lời yêu thương với mọi người. Thật là may mắn biết bao nhiêu!

Chỉ cần nghĩ đến việc Cô Mai từ khi sinh ra chưa được một lần nghe bất cứ âm thanh nào, chưa một lần được gọi tiếng Ba Mẹ lòng mình đã quặn lại và xót xa biết bao…
Còn biết bao nhiêu người không may mắn sinh ra không thể thấy ánh sáng hay thiếu đi bất cứ bộ phận nào trên cơ thể cũng đều khiến cuộc sống vô cùng khó khăn nhưng giống như cô Mai họ vẫn luôn cố gắng để làm thật tốt những gì họ đang làm, sống tích cực, nỗ lực hết mình và cảm thấy đủ đầy với những gì họ có. Vậy có phải chúng mình đã quên rằng đang có cơ thể lành lặn là một may mắn vô cùng lớn không?

Nhiều khi cuộc sống quá vội vã, rồi bị cuốn theo vòng xoay của cơm áo gạo tiền, chúng ta quên mất rằng sinh ra với một cơ thể lành lặn đã là một điều vô cùng may mắn. Nhớ đến những người không may mắn như một lời nhắc nhở với bản thân chúng ta rằng phải biết ơn nhiều hơn mỗi ngày vì những gì mình đang có: một cơ thể lành lặn, có thể lắng nghe được những âm thanh xung quanh, có thể nói những lời yêu thương với mọi người, có thể nhìn ngắm bông hoa đang nở hay trời cao trong xanh thật là diệu kì. Nhiêu đó có phải là chúng mình đang có nhiều hơn điều kiện để cảm thấy đủ đầy và hạnh phúc không?

Lời nhắn gửi bạn thân yêu:

Mỗi lần bạn cảm thấy thất vọng về bản thân, buồn về một phần nào đó của cơ thể chưa được đẹp theo định nghĩa của xã hội mình hi vọng bạn hãy nghĩ đến những người kém may mắn hơn để nhắc nhở bản thân rằng bản thân mình là một món quà của tạo hoá, bạn luôn có đủ điều kiện để có hạnh phúc và luôn xứng đáng với những điều tốt đẹp nhất.

Mình mong dù cuộc sống có khó khăn như thế nào thì bạn cũng hãy nhớ yêu thương chính mình, luôn nhắc nhở bản thân mỗi ngày về những gì mình đang có, trân trọng và biết ơn cơ thể tuyệt vời của chúng mình mà bố mẹ đã ban tặng.

Chỉ cần dừng một chút và nhìn sâu hơn bạn sẽ thấy mình có rất nhiều điều kiện để cảm thấy hạnh phúc và đủ đầy phải không?

Bật mí có một bài tập mình thường làm sau khi tập yoga mỗi sáng đó là tự ôm chính mình, cười và cám ơn cơ thể tuyệt vời đã luôn cố gắng trong thầm lặng cùng mình vượt qua thật nhiều những ngày thử thách và ý nghĩa. Mình nói biết ơn với cơ thể và cầu mong cơ thể luôn khoẻ mạnh để cùng nhau khám phá cuộc sống. Mỗi lần làm như vậy mình đều cảm thấy lòng biết ơn và hạnh phúc tràn đầy khắp cơ thể, và dù mỗi ngày có điều gì xảy ra là như ý hoặc bất như ý mình đều vui vẻ đón nhận, lòng biết ơn giúp mình luôn cảm thấy bình an và hạnh phúc từ bên trong.

Mình biết ơn bạn nhiều đã đọc đến dòng này của blog, mình hi vọng bài viết phần nào giúp bạn cảm thấy hạnh phúc và đủ đầy hơn với những gì bạn đang có.
Cám ơn bạn đã cùng đồng hành với mình trên hành trình cố gắng rèn luyện và phát triển bản thân, nhờ có bạn giúp mình luôn tin tưởng vào việc mình đang làm và con đường mình đang đi.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Dù khách hàng đã trình bày hết yêu cầu và Developer xây dựng dựa trên yêu cầu đó nhưng kết quả là phần mềm hay tính năng làm xong không phải là cái khách hàng cần. Vậy vấn đề nằm ở đâu?

1. Vì sao chúng ta cần Business Analyst (BA)?

Những thành viên trong một dự án sẽ có ngôn ngữ sử dụng khác nhau dựa theo công việc gắn liền với họ.

• Customer: đưa ra những yêu cầu cho hệ thống, ngôn ngữ họ sử dụng là ngôn ngữ trong doanh nghiệp/kinh doanh gắn liền với công việc của họ.

• Developer: tiến hành xây dựng những yêu cầu thành tính năng/hệ thống để khách hàng sử dụng, ngôn ngữ họ sử dụng là ngôn ngữ lập trình, kĩ thuật.

Vì mỗi người đều sử dụng ngôn ngữ khác nhau, vì vậy giao tiếp trực tiếp sẽ dẫn đến không hiểu hết ý, hiểu lầm hoặc Developer sẽ tự tạo assumption (giả định). Hơn nữa công việc chính của Developer là lập trình hệ thống để có được chức năng như mong muốn của khách hàng sẽ không thể có đủ thời gian và công sức để có thể phân tích cặn kẽ yêu cầu của khách hàng.

Giống như việc hai người ở hai địa phương khác nhau cố gắng giao tiếp. Có những từ chỉ có địa phương đó sử dụng mà địa phương khác không hiểu, vì vậy khi giao tiếp sẽ sinh ra đoán mò. Hơn nữa hai người này làm các công việc khác nhau, cách dùng từ ngữ cũng khác nhau vì vậy để có thể hiểu hết ý là một điều vô cùng khó.

Lúc này BA xuất hiện chính là cầu nối gắn kết các bên liên quan, là người phiên dịch, kết nối và xác thực. BA lắng nghe nhu cầu của khách hàng, phân tích vấn đề và chuyển hóa chúng thành ngôn ngữ kỹ thuật mà Developer có thể hiểu và thực hiện.

2. Quy trình ‘Phiên dịch’ của BA

Quy trình ‘phiên dịch’ chính là các nhiệm vụ của BA đã trình bày ở bài viết Business Analyst (nhân viên phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp) cụ thể là làm gì?

Những nhiệm vụ bao gồm trong phần phiên dịch này cụ thể và không giới hạn với các bước dưới đây:

1. Elicitation & Stakeholder Workshops (Thu thập yêu cầu và làm việc với các bên liên quan)
   BA tổ chức các buổi workshop với đại diện của khách hàng, người dùng cuối, và đội ngũ nội bộ để hiểu quy trình nghiệp vụ hiện tại, cũng như xác định mong muốn hay vấn đề của doanh nghiệp đang gặp phải.
   Các câu hỏi BA thường đặt ra:

   • “Tại sao quy trình này quan trọng?”

   • “Điều gì xảy ra nếu khách hàng không thay đổi?”

   • “Ai sẽ sử dụng tính năng này và sử dụng như thế nào?”
     

2. Current State Analysis & Process Modelling (Phân tích trạng thái hiện tại và mô hình hóa quy trình)
   Sau workshop, BA sẽ tiến hành phân tích yêu cầu bằng cách đọc các tài liệu sẵn có về quy trình hiện tại, mô phỏng dưới dạng các sơ đồ. Việc hiểu rõ quy trình hiện tại sẽ giúp BA nắm được những ‘pain points’ mà khách hàng đang gặp phải, những lỗ hổng nào mà quy trình mới có thể giải quyết.
   

3. Solution Option Analysis & Technical Feasibility Review (Phân tích phương án giải pháp và tính khả thi kỹ thuật)
   BA thảo luận với Tech Lead, System Architect (nếu có) để lên ý tưởng giải pháp và kiểm tra tính khả thi kỹ thuật. Quá trình này có thể thực hiện nhiều lần và cần nhiều cuộc thảo luận để đảm bảo giải pháp không chỉ giải quyết yêu cầu cho doanh nghiệp mà đồng thời giải pháp phải phù hợp với các phần khác của hệ thống.
   Chưa kể có những yêu cầu liên quan đến nhiều hệ thống khác nhau (hệ thống tích hợp với phần mềm khác, hoặc bộ phận khác có liên quan) đòi hỏi BA sẽ là người cầu nối chính hiệu để trao đổi và đảm bảo giải pháp đưa ra tích hợp với các hệ thống khác hoặc các bên liên quan.
   

4. Requirements Documentation & Business Rules Definition (Tài liệu hóa yêu cầu và quy tắc nghiệp vụ)
   Xuyên suốt quá trình, BA phải đảm bảo ghi chép lại toàn bộ các buổi thảo luận, yêu cầu, giải pháp, những business rules (quy tắc nghiệp vụ/ quy tắc tính toán/ quy tắc phân quyền,…) để đảm bảo chức năng được xây dựng đúng như yêu cầu. Thông thường phân tích chi tiết và Business Rules sẽ được ghi chép ở user story (user story là mô tả ngắn gọn về một tính năng của sản phẩm dưới góc nhìn của người dùng cuối, thường được viết theo định dạng tiêu đề: “Với tư cách là [vai trò], tôi muốn [mục tiêu] để [lý do]”)

   User story phải đảm bảo bao gồm mọi yêu cầu cụ thể, chi tiết, rõ ràng và logic để Developer có thể nắm được đúng và đủ yêu cầu. Hơn nữa Tester cũng sẽ dựa vào user story để chạy kiểm thử chức năng đảm bảo chức năng đã được xây dựng đúng với yêu cầu đề ra.
   

5. Collaboration with UX/UI designer for User Experience Alignment (Phối hợp với UX/UI để đảm bảo trải nghiệm người dùng)

   BA phối hợp với UX/UI Designer để đảm bảo prototype thân thiện và đúng logic nghiệp vụ.
   Thông thường trong quá trình thiết kế giải pháp, BA sẽ trao đổi các logic và business rules để đảm bảo UX/UI designer có thể cân nhắc toàn bộ các trường hợp xảy ra và thiết kế sao cho thân thiện với người dùng. Thường sau khi trao đổi và đồng nhất giải pháp cuối cùng, BA sẽ xem lại user story để đảm bảo cập nhật đúng với những gì UX/UI designer đã thiết kế và có sự đồng nhất giữa prototype và user story.
   

6. Requirements Validation & Client Sign-Off (Xác nhận yêu cầu và phê duyệt giải pháp)

   BA trình bày giải pháp tổng thể cho khách hàng (bao gồm flow, prototype và tài liệu yêu cầu).

   • Nếu khách hàng đồng ý, BA sẽ chuyển yêu cầu sang backlog để Developer bắt đầu xây dựng.

   • Nếu khách hàng thay đổi yêu cầu, BA cần ghi nhận, đánh giá mức độ ảnh hưởng, và có thể phải quay lại bước phân tích ban đầu.
     

7. Support during Development & Testing (Hỗ trợ quá trình phát triển phần mềm và kiểm thử)

   BA hỗ trợ Developer và Tester trong việc làm rõ yêu cầu, xác nhận kết quả kiểm thử đúng với yêu cầu của khách hàng.

   Nếu như ở bước 6 khách hàng đồng ý với giải pháp thì user story sẵn sàng cho Developer xây dựng chức năng/ yêu cầu. Trong quá trình đi vào xây dựng để đảm bảo tính logic, Developer sẽ có nhiều câu hỏi cho BA ở các trường hợp khác nhau hoặc những phần chưa được đề cập trong user story. Developer sẽ phải đảm bảo tất cả các trường hợp xảy ra đều được hệ thống cân nhắc và có các phản hồi khác nhau. Vì vậy BA sẽ đóng vai trò giải đáp tất cả các thắc mắc của Developer. Sẽ có trường hợp BA cần kiểm tra lại với Customer, các bên liên quan để đảm bảo câu trả lời cho Developer được chính xác.
   Sau khi xây dựng xong, Developer sẽ có buổi demo (chạy thử) cho nội bộ team tham khảo để đảm bảo những yêu cầu đã đề cập trong user story thoả mãn. Nếu có bất cứ phần nào chưa đúng sẽ được yêu cầu sửa lại.
   Bên cạnh đó BA cũng sẽ trả lời các câu hỏi của Tester để đảm bảo Tester có thể hiểu đúng và kiểm thử tính năng đúng với yêu cầu viết trong user story.
   

8. Demo & Acceptance with Customer (Chạy thử và nghiệm thu với khách hàng)
   Thông thường bước này BA sẽ chạy thử cho khách hàng xem để đảm bảo yêu cầu đúng với mong muốn của khách hàng. Thường BA sẽ kết hợp nhiều chức năng/yêu cầu với nhau để có thể demo một flow từ đầu đến cuối cho khách hàng (ví dụ quy trình đăng kí, đăng nhập vào hệ thống hay quy trình thanh toán) từ đó phát hiện bất cứ lỗ hổng nào mà BA hay khách hàng đã bỏ qua và tìm hướng giải quyết cho phù hợp.

Note: Ở giữa các bước phía trên BA sẽ trao đổi với khách hàng khi cần thiết hoặc nếu có bất kì câu hỏi nào trong quá trình phân tích nhằm làm rõ yêu cầu và đảm bảo việc phân tích đi đúng hướng. 8 bước nêu trên thường là các bước chung nhất, nhưng sẽ có thể có thêm các bước ở giữa quy trình hoặc thay đổi người chịu trách nhiệm. Ví dụ BA sẽ có thể sẽ có thể là người thiết kế wireframe và xác nhận với khách hàng thông qua wireframe thay vì prototype từ UX/UI designer, BA có thể sẽ cũng là người test tính năng trước khi demo và xác nhận với khách hàng. Tuỳ thuộc vào tính chất và nhân sự của dự án bạn làm sẽ có thể thay đổi quy trình phía trên.

3. Những lỗi thường gặp trong quá trình ‘Phiên dịch’

Trong quá trình phân tích và truyền tải thông tin, BA sẽ khó lòng tránh khỏi một số lỗi dẫn đến chức năng xây dựng không đúng với yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số lỗi BA thường gặp. Mình cũng vướng không ít các lỗi phía dưới và thực sự phải trải qua rồi mới có những bài học lớn để không mắc phải.

1. Không ghi chép đầy đủ dẫn đến hiểu chưa đúng và đủ yêu cầu khách hàng

2. Không tìm hiểu kĩ càng quy trình hiện tại và các tài liệu liên quan dẫn đến thiếu kiến thức về doanh nghiệp và khó trao đổi với khách hàng

3. Không xác nhận yêu cầu với khách hàng qua email/ giấy tờ cụ thể, không ghi chép đầy đủ các thông tin khách hàng đề cập

4. Quy trình không phản ánh hết thực tế của doanh nghiệp hoặc quá kĩ thuật khiến khách hàng không hiểu

5. Giải pháp quá phức tạp so với yêu cầu của khách hàng

6. Vội vàng đưa ra giải pháp cho khách hàng khi chưa có sự thống nhất nội bộ dẫn đến việc phải sửa đổi giải pháp sau này và mất uy tín với khách hàng

7. User story không rõ ràng, quá chung chung, không đề cập Acceptance Criteria (Tiêu chí chấp nhận)

8. Prototype thiếu, sai logic do chưa cân nhắc tất cả các trường hợp có thể xảy ra

9. Không kiểm tra/ thảo luận với các bên liên quan dẫn đến giải pháp không đáp ứng tích hợp với nhiều bộ phận/ hệ thống khác.

Dần dần mình học cách ghi chép lại các lỗi này và cố gắng bất cứ khi nào va phải trường hợp tương tự cũng sẽ bình tĩnh giải quyết và cố gắng tìm hiểu hết tất cả thông tin mình có được từ workshops, notes, trao đổi với các bên, tài liệu khách hàng cung cấp, website của khách hàng để khi trình bày giải pháp với khách hàng mình đã có hết tất cả các thông tin, các trường hợp có thể xảy ra nhằm đưa cho khách hàng một bức tranh tổng quan về giải pháp giúp khách hàng đánh giá và chọn lựa đúng đắn và phù hợp nhất.

4. Kết luận

Cẩn thận, tỉ mỉ, suy nghĩ thấu đáo trước khi trao đổi với khách hàng và các bên liên quan luôn là kim chỉ nam để BA có thể tự tin vào giải pháp của mình. Để có thể ‘phiên dịch’ từng yêu cầu thành công cũng phụ thuộc vào khả năng tuỳ cơ ứng biến, giải quyết vấn đề của BA để đảm bảo khách hàng vẫn đạt được yêu cầu họ mong muốn mà không gây khó khăn hay làm phức tạp hoá cho Developer.

BA chính là người kết nối kết hợp nhịp nhàng giữa các bên để cuối cùng ai cũng sẽ hoàn thành nhiệm vụ. Khách hàng vui vẻ vì yêu cầu được đáp ứng hơn nữa giải pháp thân thiện với người dùng và giúp khách hàng hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả hơn, Developer cũng hoàn thành công việc được giao với hiệu quả cao, Tester có đủ thông tin để kiểm thử tính năng đảm bảo đúng với yêu cầu. Đây chính là quả ngọt sau quá trình ‘phiên dịch’ thành công mà bất cứ BA nào cũng mong muốn.

Cám ơn bạn nhiều đã đọc đến phần cuối của bài, hi vọng bài viết mang lại cho bạn góc nhìn cụ thể hơn về nhiệm vụ của BA trong dự án và hẹn bạn ở bài viết tiếp theo nha.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Nhớ lại ngày mình bắt đầu chuyển sang làm BA cho một công ty về hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) của Singapore vào năm 2017, mình chưa có nhiều kiến thức về BA, chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm đã tham gia vào dự án triển khai ERP ở công ty cũ khi còn làm kế toán. Mình mò mẫm viết business requirements rồi phân tích, thiết kế chức năng và gửi cho các bạn làm lập trình, hoàn toàn là học việc trong lúc làm chứ không hề có kiến thức nền tảng. Sau này khi sang Úc và được học và đọc nhiều hơn về nghề này, mình mới nắm được rõ hơn bản chất của người làm BA. Dưới đây là góc nhìn của mình về những thông tin cơ bản bạn cần biết nếu muốn định hướng theo ngành BA này.

Trước khi hiểu những nhiệm vụ của BA, mình cần hiểu Business Analysis là gì?

1. Business Analysis (Phân tích nghiệp vụ) là gì?

Theo BABOK - a guide to the business analysis - Body of knowledge do IIBA (International Institute of Business Analysis) phát triển có đề cập:

Cụ thể thì ý nghĩa là:

Vế 1: WHAT: Hiểu nhu cầu và đề xuất giải pháp

• Xác định nhu cầu: Để biết được doanh nghiệp cần ‘thực hiện thay đổi’ gì thì điều tiên quyết đầu tiên là hiểu yêu cầu (requirements) hay những vấn đề nhức nhối (pain points) mà doanh nghiệp đang gặp phải. Việc hiểu đúng và đủ nhu cầu của doanh nghiệp với BA là vô cùng quan trọng và trước khi tiến hành bất cứ nhiệm vụ tiếp theo nào. Để hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp BA có thể thực hiện một hoặc nhiều cách dưới đây:

  • Interviews focus group: Phỏng vấn SMEs (Subject Matter Expert), quản lý công ty, để hiểu vấn đề từ nhiều góc nhìn.

  • Workshops: Tổ chức buổi thảo luận nhóm, phát triển ý tưởng với các bên liên quan (developer, UXUI designer)

  • Observation / Shadowing: Quan sát trực tiếp quy trình làm việc từ đó có thể hiểu rõ hơn pain points của doanh nghiệp.

  • Document analysis: Xem lại quy trình, báo cáo, policy hoặc tài liệu hệ thống hiện có.

• Đề xuất giải pháp: Vậy để giải quyết nhu cầu phía trên thì giải pháp có thể là gì? thường thì ở bước này BA có thể là một phần xây dựng ‘Đề xuất kinh doanh’ (Business Case) để phân tích những nhu cầu ở mức tổng quan rồi nghiên cứu và tìm hiểu giải pháp (phần mềm, hệ thống) để giải quyết các nhu cầu đó. BA cũng có thể tham gia vào quá trình phân tích chi tiết nhu cầu để tiến hành thiết kế giải pháp chi tiết khi đã tìm ra giải pháp ở mức độ tổng quan.

Ở vế sau của định nghĩa của 'Business Analysis’ sau khi hiểu về nhu cầu và đề xuất giải pháp là cách thức diễn đạt nhu cầu và trình bày giải pháp.

Vế 2: HOW: Diễn đạt nhu cầu và thiết kế giải pháp

• Diễn đạt nhu cầu:

  • Phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp đỏi hỏi nhu cầu cần được diễn đạt cụ thể, chi tiết nhằm thuyết phục các bên liên quan trong đó có khách hàng (customers), đội ngũ phát triển phần mềm (developer), kĩ sư kiểm thử phần mềm (tester) hay thành viên của dự án đồng ý và cùng hiểu đúng về nhu cầu của khách hàng.

  • Để diễn đạt được nhu cầu, dưới đây là các cách BA có thể dùng:

    • Diagram: Sử dụng As-Is process (quy trình hiện tại) để thể hiện quy trình hiện tại trước khi có bất cứ thay đổi nào.

    • Document: ghi chép nhu cầu, tóm tắc những nội dung đã trao đổi và thảo luận với khách hàng đồng thời nêu lí do vì sao doanh nghiệp cần thay đổi.

• Thiết kế giải pháp:

  • Bước đề xuất giải pháp thường là ở mức khá chung chung và high-level chứ chưa đi vào chi tiết cụ thể. Khi thiết kế giải pháp là lúc BA sẽ tiến hành design (thiết kế) ý tưởng, có thể sẽ là người lên wireframe cho giải pháp hoặc thảo luận với UX/UI designer để đảm bảo giải pháp đồng nhất với các components (các thành phần của hệ thống) khác của hệ thống và tuân thủ nguyên tắc trong thiết kế trải nghiệm và giao diện cho người dùng (UXUI principles).

  • Để trình bày và ghi chép giải pháp, dưới đây là các cách BA có thể dùng

    • Diagram: Sử dụng To-Be process (quy trình tương lai): thể hiện quy trình trong tương lai khi giải pháp đã đi vào sử dụng.

    • User story: là một mô tả ngắn gọn, đơn giản, và tập trung vào người dùng về một chức năng hoặc nhu cầu mà hệ thống cần cung cấp.

    • Use case: Làm rõ mối quan hệ giữa các hệ thống và người dùng để nhấn mạnh những chức năng mà người dùng có thể sử dụng khi triển khai và đưa hệ thống vào sử dụng.

2. Nhiệm vụ của Business Analyst là gì?

Business analyst chính là người thực hiện các nhiệm vụ của việc Business Analysis ( phân tích nghiệp vụ) để có thể hiểu rõ được nhu cầu thực sự của khách hàng thông qua việc tìm tòi thông tin, thảo luận với khách, phân tích và tổng hợp thông tin. Từ đó có thể thiết kế giải pháp phù hợp với nhu cầu thực sự của khách hàng.

Trong sách BABOK cũng đề cập đến ‘The Business Analysis Core Concept Model’ - Mô hình khái niệm cốt lõi trong phân tích nghiệp vụ có đề cập:

Cụ thể ý nghĩa là:

Khi đã đi làm mình thấy BACCM cực kì quan trọng và cực kì sát với những mấu chốt mà BA cần cân nhắc khi bắt đầu công việc. BACCM có đề cập đến 6 khái niệm chính dưới đây.

6 khái niệm này không hề tồn tại rời rạc mà liên quan mật thiết đến nhau ví dụ như:

• Needs tạo ra Changes

• Changes yêu cầu một Solutions

• Solutions mang lại Value

• Value được xác định và đánh giá bởi Stakeholders

• Mọi thứ diễn ra trong Contexts nhất định

3. Kết luận

Vì vậy công việc chính của BA là làm sao có thể thực hiện sự thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách xác định những nhu cầu của doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp nhờ đó mang lại giá trị cho doanh nghiệp và các bên liên quan. Mọi người thường nghĩ BA chỉ là người ghi chép lại yêu cầu hay là người ghi chép các buổi họp với khách hàng nhưng thực tế BA là người cần có khả năng hiểu và đảm bảo hiểu ĐÚNG nhu cầu của khách hàng (một trong những điều cực kì khó vì không phải lúc nào khách hàng cũng biết mình muốn gì) sau đó phân tích và xác nhận những giả thuyết với khách hàng để đảm bảo không bao giờ make assumption (giả định và tự mình cho là đúng) từ đó có thể đề xuất những giải pháp phù hợp.

Để có thể đến bước tìm ra được giải pháp là cả một quá trình trao đổi với nhiều team khác nhau từ khách hàng đến đội developer đến đội thiết kế mà vừa phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian và đủ thông tin chi tiết cho developer có thể xây dựng chức năng/phần mềm dựa trên những phân tích của BA. Mỗi ngày đi làm với BA đều mới mẻ với nhiều thử thách mới đòi hỏi BA phải linh hoạt, nhanh nhẹn ứng phó với các thay đổi của dự án. Bài viết tới mình sẽ trình bày một số hướng nghề nghiệp mà bạn có thể cân nhắc nếu muốn định hướng theo ngành BA.

4. Tài liệu đề cập trong bài

• BABOK là cuốn sách gối đầu của BA, mình cũng có tạo mindmap để bạn dễ theo dõi tại đây: BABOK and mindmap

• BPMN (Business Process Model and Notation) là ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ dùng để vẽ As-Is Process và To-Be Process. BPMN

Làm BA có nhiều thử thách nhưng lại là cơ hội học hỏi tuyệt vời, vì vậy nếu bạn có mong muốn định hướng theo ngành này mình tin sẽ vô cùng xứng đáng cho những ai không ngại thay đổi, và mong muốn đóng góp vào một phần thay đổi và mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Cám ơn bạn nhiều đã đọc đến phần cuối của bài, hi vọng bài viết mang lại cho bạn góc nhìn đúng về nghề BA và hẹn bạn ở bài viết tiếp theo nha.

Mến thương,
Thơ Nguyễn

Câu chuyện 1: Cô Marianne và những cuốn sách

Cô Marianne là em gái của bác chủ nhà nơi mà mình đang thuê ở Úc. Cô vẫn thường hay ghé thăm bác chủ nhà và đều đến chào và hỏi thăm mình.

Có lần đi làm về hấy túi gì treo lủng lẳng trước cửa nên mang vào nhà thì biết ngay đó là đồ ăn cô nấu cho cho. Cô thường kín đáo đem cho như là một cách để tạo bất ngờ và khiến mình vô cùng vui và hạnh phúc.
Một lần khác khi mình chỉ nói chuyện với cô rằng mình đang tìm sách viễn tưởng (fiction books) không quá khó để đọc nhằm rèn luyện thêm tiếng anh, cô có giới thiệu cho mình cuốn ‘The No.1 ladies’ Detective Agency’ của tác giả ‘Alexander McCall Smith’, tác giả Alexander cũng có một series sách gồm nhiều tập khác nhau. Mình hí hứng tìm kiếm bản audio trước và cũng chưa kịp tìm sách in. Cuối tuần đó mình đang ở phòng thì nghe có tiếng gõ cửa, ra mở thì đã không thấy ai. Nhưng lại là một chiếc túi treo ở trước cửa nhưng lần này là sách, và không phải chỉ là cuốn cô đã gợi ý mình phía trên mà thêm một cuốn nữa của Alexander. Mình thực sự vô cùng xúc động vì cô để ý những điều rất nhỏ và cách quan tâm cũng vô cùng tinh tế. Những lần như vậy mình tự nhủ phải gắng học hỏi những điều này để biết cách quan tâm người khác tốt hơn.

Ngày cô trở về nhà sau thời gian đến chơi nhà bác chủ nhà, Cô không quên tặng mình món quà chia tay cùng chiếc thiệp dễ thương. Cô biết mình sống xa nhà đã lâu, lại không có người thân bên cạnh chắc hẳn đôi lúc sẽ cảm thấy nhớ nhà và nhớ tình cảm gia đình nên lần nào cũng sẽ làm điều gì đó để mình cảm thấy sự ấm áp của tình thân mà không phân biệt ngôn ngữ, tuổi tác.

Cô có lần kể chuyện với mình về bạn ong, ngày mà bố cô mất có một chú ong cứ bay theo cô, bạn không hề có ý định đốt cô, mà như muốn bên cạnh bảo vệ và che chở cho cô. Vì vậy cô có sự kết nối đặc biệt với ong. Vì cô rất thích đeo hoa tai nên mình đã nghĩ sẽ tặng cô đôi bông tai nhỏ xinh có hình con ong như là một lời động viên và cầu mong cô luôn bình an vì có bố luôn bên cạnh cô. Những món quà cô tặng mình cũng không phải là đồ vật đắt tiền nhưng với mình nó có ý nghĩa vô cùng lớn khiến mình cứ nhớ mãi và cảm thấy cảm kích vô cùng.

Câu chuyện 2: Cô Lynda cùng những lời hỏi thăm thân tình

Cô Lynda là một nhân viên ở công ty khách hàng, dù mình và cô không phải là đồng nghiệp chính thức, tụi mình chỉ ngồi ở văn phòng của khách hàng nơi cô Lynda làm việc. Mấy tháng trước mình có thấy không khoẻ nên thường quàng khăn, một phần nữa là vì điều hoà ở văn phòng khá lạnh. Mình bất mí với bạn nhé, mình đeo khăn dằn của Việt Nam ấy, sẽ là hơi nóng một chút đối với nhiệt độ ở thành phố nơi mình sinh sống vì cũng cỡ khoảng hơn 30 độ ngoài trời.

Nếu bạn có biết mình từ lâu, bạn sẽ biết mình ít khi chú trọng quá nhiều bên ngoài, quần áo miễn sạch sẽ và gọn gàng là được, mình cũng thích cuộc sống giản dị và tối giản đồ đạc đặc biệt là quần áo và giày dép. Cô Lynda chắc biết được điều đó nên như một người bạn cũng như một người cô (mình cảm giác cô luôn đứng ra bảo vệ mình trước mỗi lần bị đồng nghiệp trêu :D) nên ngày hôm sau cô đã mang theo 4 chiếc khăn có kiểu dáng nhỏ gọn, xinh xắn nói mình mang về dùng vì cô không có dùng với thời tiết hiện tại. Cô có nói mình chỉ cần trả lại cô 2 chiếc, còn 2 chiếc cô tặng lại. Một trong 4 chiếc có một chiếc là quà sinh nhật của bạn thân đã tặng cho cô nhưng cô chẳng ngại cho mình mượn để mình trông xinh xắn hơn. ^^

Nhờ có khăn của cô mà mình cảm thấy đỡ nóng hơn và đeo cũng thấy xinh lắm. Mỗi lần đi làm đeo chiếc khăn lên mình đều cảm thấy vô cùng biết ơn vì sự quan tâm dễ thương và vô cùng ấm áp mà cô đã dành cho mình.

Có những lần mình không may bị ốm phải xin nghỉ làm cô cũng hay nhắn hỏi thăm và gửi cho mình những tấm ảnh đời thường mong mình nhanh khỏi để đi làm lại.

Lại một lần nữa mình cảm thấy ấm lòng vô cùng khi viết những tin nhắn này, dù xa nhà nhưng mình được nhận những tình cảm chân quý. Đối với mình nhờ những quan tâm nhỏ này khiến mình luôn thấy đủ đầy, luôn cảm thấy hạnh phúc và biết rằng mình phải học hỏi và để phần nào có thể khiến những người xung quanh hay những người mình có duyên gặp cảm nhận được sự quan tâm chân thành ấy. Sau khi được một chị bạn thân tặng mình 3 chiếc khăn khác, mình đã gửi trả lại cô 4 chiếc khăn và tặng cô một chiếc khăn có in hình hoa sen biểu tượng của Việt Nam vì mình biết cô rất thích Việt Nam.

Sống ở một đất nước xa lạ thiệt không dễ dàng, đặc biệt sống càng lâu bạn thiếu nhiều hơn những lần được gặp gỡ với gia đình, những lần trò chuyện cũng ít đi khi múi giờ làm việc khác nhau. Mình cảm thấy biết ơn lắm rằng hành trình mình đang đi dẫu đôi khi có chút khó khăn nhưng luôn có những người bạn, những người dễ thương xung quanh - người quan tâm mình mà không mong cầu được nhận lại, chỉ đơn giản là mong muốn mình được nhận những điều tốt đẹp và cảm thấy được quan tâm, sẻ chia.


Cô Marianna và cô Lynda đều giúp đỡ mình về mặt tinh thần khi sống xa nhà. 2 cô đã dạy mình bài học lớn về sự quan tâm chân thành và giản dị nhưng đều để lại một lòng biết ơn sâu sắc mà mình sẽ chẳng quên được. Mình sẽ cố gắng học và áp dụng từ 2 cô để trở nên tốt hơn và là bài học nhắc nhở bản thân chú tâm hơn, và quan tâm nhiều hơn đến những người xung quanh để có thể hỗ trợ và giúp đỡ khi mình có thể.

P.s: Sau khi kết thúc bài viết này, mình đã gửi tin nhắn cảm ơn đến 2 cô. Mình thực sự cảm thấy hạnh phúc và cầu mong hành trình của bạn dù bất cứ ở nơi đâu cũng sẽ gặp được người tốt bụng dễ thương để chúng mình có thể học tập và rèn luyện những tấm lòng tốt đẹp ấy.

Mến thương,
Thơ Nguyễn Notes

Subscribe now